Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzlei

Rz. 57 Das beA ist grundsätzlich als ein persönliches Postfach für jeden zugelassenen Rechtsanwalt und jede zugelassene Rechtsanwältin ausgestaltet, d.h. für natürliche Personen. Diese sind Postfachinhaber. "Kanzleipostfächer" gab es zum Start mit dem beA zunächst nicht. Mangels gesetzlicher Grundlage durfte die BRAK nach Ansicht des AnwGH Berlin auch ein solches Kanzlei-beA...mehr

Rz. 22 Ein zentrales Thema im beA in Bezug auf die Verschwiegenheitspflicht ist sicherlich der Umgang mit ausscheidenden Mitarbeitern und Anwälten sowie mit Neuzugängen (sog. Joiner und Leaver). Rz. 23 Wenn ein Mitarbeiter die Kanzlei verlässt, sollte er die ihm zugewiesene Mitarbeiter-Karte in der Kanzlei belassen. Diese kann vom Profil des ausscheidenden Mitarbeiters entkop...mehr

Rz. 24 Für das beA können auch sog. beA-Karten Mitarbeiter bestellt werden, die mit einem fortgeschrittenen Zertifikat für die Anmeldung am beA-System ausgestattet sind. Bitte beachten Sie, dass ein fortgeschrittenes Zertifikat nicht zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur berechtigt. Rz. 25 Die beA-Karten Mitarbeiter sind bei Auslieferung nicht personalis...mehr

Rz. 46 Bei Irrläufern ist zunächst zu prüfen, ob es sich um einen echten Irrläufer handelt oder nicht. Rz. 47 Achtung: Es ist durchaus möglich, dass das Mandat nicht der gesamten Kanzlei erteilt worden ist, sondern nur wenigen Anwälten der Kanzlei (z.B. im Strafrechtsmandat oder bei Auslagerung eines Millionen-Mandats). Die Entscheidung, ob es sich um einen echten oder aber u...mehr

Rz. 15 Viele Kanzleien monierten in der Vergangenheit fehlende "Kanzlei-beAs". Solche waren zunächst nicht vorgesehen, da Kanzleien als solche (bis zum 31.7.2022) nicht im Bundesweiten Amtlichen RA-Verzeichnis – BRAV – eingetragen werden. Dies galt auch für eine Anwalts-GmbH. In der Stellungnahme der BRAK zum Referentenentwurf des BMJV Nr. 16/2016 zum Gesetz zur Umsetzung de...mehr

Rz. 67 Genauso wie ein Anwalt seiner Mitarbeiterin oder seinem Mitarbeiter sicherlich niemals die Unterschriftenmappe mit dem Hinweis zurückgeben würde "Bitte unterschreiben Sie doch heute für mich", bedarf es wohl keiner näheren Darlegung, dass die Verwendung der beA-Karte Basis und dazugehöriger PIN zum Erzeugen einer Fernsignatur dem Inhaber der beA-Karte Basis vorbehalte...mehr

Rz. 20 Ein sehr hilfreiches Feature zur Organisation der Bearbeitung von beA-Nachrichten im Team sind Etiketten. Es handelt sich dabei um farbliche Markierungen, die für einzelne oder auch mehrere Nachrichten gleichzeitig vergeben werden können. Bei der Aktivierung eines Postfachs sind keine Etiketten vordefiniert. Etiketten werden für jedes Postfach vom Postfachinhaber oder...mehr

Rz. 14 Sofern eine elektronische Einreichung gem. § 130d ZPO aufgrund vorübergehender technischer Unmöglichkeit ausscheidet, bleibt, wie unter Rdn 2 dargestellt, der Barcode-Antrag zulässig. Dieser kann jedoch nicht via Fax eingereicht werden, da die Vorgabe, dass der Antrag maschinell lesbar sein muss, bei einer Übermittlung per Fax nicht gewährleistet ist. Dies ist insbeso...mehr

Rz. 2 Es bietet sich an, feste Zeiten sowie konkrete Personen für die Prüfung des beA auf Posteingänge festzulegen. Wie häufig die Posteingangskontrolle erfolgt, dürfte von der Größe und Struktur der Kanzlei sowie der Frage abhängig sein, ob der Anwalt forensisch tätig ist oder nicht. Nach unserer Auffassung bietet sich 2x täglich (z.B. gegen 11:00 Uhr vormittags und 15:00 U...mehr

Rz. 128 Nach § 130d S. 3 ZPO soll die Glaubhaftmachung möglichst gleichzeitig mit der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach erfolgen. Der Gesetzgeber äußert sich zum "Zeitfenster" wie folgt:[126] Zitat "Jedoch sind Situationen denkbar, bei denen der Rechtsanwalt erst kurz vor Fristablauf feststellt, dass eine elektronische Einreichung nicht möglich ist und bis zum Fristab...mehr

Rz. 29 Wie sich aus der oben dargestellten Rechtsprechung des BGH zu den Anforderungen an das einzusetzende Personal ergibt, stellt sich die Frage, ob nur ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsfachwirte/wirtinnen mit den im Rahmen des Fristenwesens delegierbaren Aufgaben betraut werden dürfen oder ob es auch möglich ist, "fachfremdes Personal" und ggf. unter welche...mehr

Rz. 82 Zitat "1. Unterzeichnet ein Rechtsanwalt aus der Kanzlei des mandatierten Wahlverteidigers am letzten Tag der Frist den von einer lediglich unterbevollmächtigten und nur "kooperierenden" Rechtsanwältin mit eigener Kanzlei in Untervollmacht diktierten und mit Verfahrensrügen versehenen Rechtsbeschwerdebegründung mit dem Zusatz "für RA'in XY, nach Diktat ortsabwesend" be...mehr

Rz. 17 Für die Verwaltung von Ordnern im beA-System benötigt der Mitarbeiter das Recht 08 "Nachricht organisieren". Die Ansicht des beA wird den meisten, die im Umgang mit E-Mails geübt sind, keine Probleme bereiten, da man sich hier an gängigen Mail-Programmen orientiert hat. Im beA sind standardmäßig die Ordnermehr

Rz. 32 Da das Mandat aber in der Regel heutzutage häufig nicht einem einzelnen Anwalt einer Berufsausübungsgesellschaft erteilt wird, sondern der gesamten, aus mehreren Anwälten bestehenden Berufsausübungsgesellschaft (Ausnahme: Strafverteidigung), stellt sich die Frage der Notwendigkeit einer berufsrechtlichen Vertreterbestellung in vielen Fällen nicht. Da im Rahmen des ert...mehr

Rz. 1 Nach dem E-Government-Gesetz[1] sollen die Behörden des Bundes ihre Akten elektronisch führen, § 6 EGovG.[2] Die Länder haben eigene E-Government-Gesetze, so z.B. Bayern.[3] Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) [4] regelt der Gesetzgeber in wenigen Bestimmungen die Verpflichtung des Bundes und der Länder, bis spätestens zum 31.12.2022 ihre Verwaltungsleistungen auch elektr...mehr

Rz. 1 Hinweis: Bitte beachten Sie Die beA-Karte Signatur wird im Laufe des Jahres 2022 sukzessive durch das beA-Signaturpaket ersetzt. Hintergrund ist, dass die Zertifizierungsstelle der BNotK im Sommer 2021 damit begonnen hat, die Technologie ihres Vertrauensdienstes zu ändern. Folge ist die Einführung einer neuen Generation Chipkarten sowie der qualifizierten elektronische...mehr

Rz. 212 Jede Nachricht, die über das beA gesendet bzw. empfangen wird, erhält ein sog. "Nachrichtenjournal". Zum Nachrichtenjournal siehe auch § 5 Rdn 88 sowie § 8 Rdn 103 u. 107 in diesem Werk. Rz. 213 Im Nachrichtenjournal wird konkret ausgewiesen, wer wann eine Nachricht zum ersten Mal geöffnet hat. Hat zunächst ein Mitarbeiter die Nachricht erstmalig geöffnet, weist das N...mehr

Rz. 3 Es gibt drei Arten von elektronischen Signaturen, die gesetzlich definiert sind. Erste Anfänge einer gesetzlichen europaweiten Definition gab es durch die Signaturrichtlinie 1999/93/EG,[2] mit der die qualifizierte elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt und mit Rechtswirkung versehen wurde. Am 28.8.2014 hat die Europäische Kommission[3]...mehr

Rz. 172 Doppelzustellungen[104] können auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Dabei kann eine Doppelzustellung ein Versehen sein oder aber der Versuch, eine vermeintlich oder tatsächlich unwirksame Zustellung zu heilen. Wir unterscheiden:mehr

Rz. 28 Rechtsanwaltskanzleien werden i.d.R. in den eigenen Räumen einen oder mehrere Orte für das Scannen bestimmen. Das Einscannen von Dokumenten könnte aber auch von einem Dienstleistungsanbieter übernommen werden; dann ist auch hier zu bestimmen, ob diese Dienstleistung zentral oder dezentral geschehen soll. Hilfe beim Scannen werden sich Kanzleien hauptsächlich dann eink...mehr

Rz. 52 Kurios, wenn bei Gericht zwar ein Dokument, jedoch ohne Inhalt, eingeht: Gegen ein Urteil des Landgerichts (Zustellung: 26.4.2021) wurde am 26.5.2021 beim OLG aus dem beA des Prozessbevollmächtigten eine PDF-Datei zusammen mit der beglaubigten Abschrift des erstinstanzlichen Urteils sowie eine Datei mit dem Namen "BERUFUNG.pdf.p7s" eingereicht, die keinen Inhalt hatte....mehr

Rz. 4 Der Ablauf des ersetzenden Scannens setzt sich aus mehreren aufeinander abgestimmten Bedürfnissen und Bearbeitungsschritten zusammen und lässt sich in die Bereiche Grundvoraussetzungen, Verarbeitung des Dokuments und besondere Sicherheitsaspekte unterteilen. Die Schritte im Einzelnen können sein:mehr

Rz. 1 Sofern ein berechtigter Nutzer die beA-Webanwendung startet, erscheinen alle Postfächer, für die diesem Nutzer mindestens das Recht "Nachrichtenübersicht öffnen" erteilt worden ist, im linken oberen Bereich des Startbildschirms. Ungelesene Nachrichten eines Postfachs werden z.B. für den Grundordner "Posteingang", rechts neben dem Ordnernamen, mit einer entsprechenden Z...mehr

Rz. 26 Es sollte im Vorfeld entschieden werden, wann und wo in der Kanzlei eintreffende Papierdokumente eingescannt werden. Die dafür nötigen Arbeitsschritte sollten dokumentiert und regelmäßig mit allen Verantwortlichen und am Scanprozess Beteiligten durchgesprochen werden. Eindeutige Verfahrensanweisungen inkl. des Umgangs mit den gescannten Originaldokumenten und einer er...mehr

Rz. 13 Das beA-Signaturpaket beinhaltet die beA-Karte Basis und zusätzlich eine Fernsignatur (beA), die die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur ermöglicht. Rz. 14 Auch wenn unmittelbar das beA- Signaturpaket bestellt wird, erhält man die beA-Karte Basis. Besteller des beA-Signaturpakets können nach Erhalt des PIN-Briefs sofort auf ihre Fernsignatur (beA) z...mehr

Rz. 106 Wenn ein Mitarbeiter aus der Kanzlei ausscheidet, verbleibt das bis dahin genutzte Zugangsmittel (beA-Karte Mitarbeiter oder beA-Softwarezertifikat) in der Kanzlei. Um diese/s Zugangsmittel für andere Mitarbeiter weiter nutzen zu können, sollte der ehemalige Nutzer sein Nutzer-Profil vom Zugangsmittel ­entkoppeln. Rz. 107 Abb. 27: Nutzer-Profil vom Zugangsmittel entko...mehr

Rz. 58 Gem. § 26 Abs. 2 RAVPV hat der Postfachinhaber unverzüglich alle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um einen unbefugten Zugriff auf sein Postfach zu verhindern, sofern Anhaltspunkte dafür bestehen, dassmehr

Rz. 105 Beispiel 1 Es wird ein Vergleich nebst EB-Anforderung durch einen Gegenanwalt als Schriftstück an einen Rechtsanwalts-Kollegen gem. §§ 195 Abs. 1 i.V.m. 175 Abs. 2 ZPO übermittelt. Der Eingang per Post erfolgt beim Zustellungsempfänger, Rechtsanwalt K, am 14.2.2022. Rechtsanwalt K befindet sich auf Geschäftsreise, er kommt erst am Mittwoch, den 16.2.2022, wieder in d...mehr

Rz. 19 Mit dem Gesetz zur Neuregelung des Berufsrechts der anwaltlichen und steuerberatenden Berufsausübungsgesellschaften sowie zur Änderung weiterer Vorschriften im Bereich der rechtberatenden Berufe führte der Gesetzgeber zum 1.8.2022 das beA für Berufsausübungsgesellschaften – Gesellschafts-beA ein.[17] Da auch die Steuerberatungsgesellschaft ein Gesellschaftspostfach er...mehr

Rz. 20 Der elektronische Rechtsverkehr ermöglicht die:mehr

Rz. 19 Spezielle Verschwiegenheitsregeln zum beA gibt es nicht. Allerdings sind auch in Bezug auf beA die Verschwiegenheitspflicht des Anwalts nach § 43a Abs. 2 BRAO, § 2 BORA sowie Nr. 2.3 CCBE und die strafrechtliche Sanktionierung gem. § 203 StGB bei Verstoß hiergegen von großer Bedeutung. Anwälte sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter zur Verschwiegenheit anzuhalten.[13] Um...mehr

Rz. 127 Die Übermittlung fristwahrender Schriftsätze per Telefax ist grundsätzlich in allen Gerichtszweigen zulässig.[115] Zur Frage, ob bei Ersatzeinreichung gem. § 130d S. 2 ZPO der Schriftsatz nach der Faxeinreichung parallel auch per Briefpost eingereicht werden muss, siehe Rdn 119 oben. Allerdings ist auch hier die Einhaltung bestimmter Voraussetzungen erforderlich:mehr

Rz. 7 Um Scanprozesse beim ersetzenden Scannen nachvollziehbar und wiederholbar durchführen zu können, muss eine Verfahrensdokumentation[3] existieren oder erstellt werden. Hierin werden neben den Abläufen des eigentlichen Scanprozesses z.B. auch die räumliche Situation, die zu nutzenden Hardware- und Softwarekomponenten, die verantwortlichen Personen und die geforderten Kom...mehr

Rz. 31 Nach § 5 RVG kann sich ein Anwalt auch gebührenauslösend durch die dort genannten Personen (einen anderen Rechtsanwalt, den allgemeinen Vertreter, einen Assessor bei einem Rechtsanwalt oder einen zur Ausbildung zugewiesenen Referendar) vertreten lassen, sodass diese Person Erfüllungsgehilfe i.S.d. § 278 BGB sein kann, auch wenn man grundsätzlich davon ausgeht, dass ei...mehr

Rz. 47 Von der empfangsbereiten Freischaltung eines beA sind grundsätzlich keine Ausnahmen vorgesehen. Auch die nachstehenden Gründe berechtigen nicht zum Antrag auf Nichteinrichtung oder zu einer zeitweisen "Aussetzung":mehr

Rz. 92 Berichte dienen zur strukturierten Auswertung von Informationen zu Postfächern. Um mit Berichten arbeiten zu können, wird für z.B. den Nutzer der Rollen "Mitarbeiter" oder "Vertretung" das Recht 22 "Berichte erstellen und verwalten" benötigt. Der Bereich Berichte wurde noch nicht auf die neue Menüansicht (Funktions-Menü in der rechten Spalte) umgestellt.[7] Alle Menü-...mehr

Rz. 166 Im Hinblick auf den Titel dieses Werks wird nachfolgend lediglich auf das Gesellschafts-beA eingegangen, nicht auf das Gesellschaftspostfach für Steuerberater (siehe § 2 Rdn 70). Zum Gesellschaftspostfach nach § 31b BRAO allgemein siehe auch die Ausführungen hierzu in § 2 Rdn 19 ff.; zu den technischen Problemen im Gesellschafts-beA § 2 Rdn 36 in diesem Werk. Das Zus...mehr

Rz. 72 Der logische Schritt nach der Durchführung des ersetzenden Scannens ist die Vernichtung der Originaldokumente. Dies ist nicht für alle Dokumente zulässig. Neben dem digitalen Dokument, das z.B. in die elektronische Akte fließen kann, wird parallel ein Papierarchiv, in dem das Originaldokument für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar gehalten wird, angelegt. Doku...mehr

Rz. 1 Da Fehler des Anwalts, die zu einem Fristversäumnis führen, einem Fehler der Partei gleichstehen, § 85 Abs. 2 ZPO, und bei schuldhafter Fristversäumung eine Wiedereinsetzung gem. §§ 233 ff. ZPO ausgeschlossen ist, kommt der Frage, ob und in welchem Umfang welche Mitarbeiter im Bereich des Fristenmanagements eingesetzt werden können und dürfen, eine besondere Rolle zu. ...mehr

Rz. 90 § 24 Abs. 1 BORA verpflichtet Rechtsanwälte, dem Vorstand seiner Heimatkammer unaufgefordert und unverzüglich Folgendes anzuzeigen:mehr

Rz. 87 Schon zu Zeiten des Papier-EB war es herrschende Rechtsprechung, dass das Zustellungsdatum das Kenntnisnahmedatum und nicht das Eingangsdatum oder das Datum der Einlegung ins Anwaltspostfach bei Gericht [43] ist. Rz. 88 Bei der Zustellung elektronischer Dokumente, bei denen der Nachweis der Zustellung durch elektronisches Empfangsbekenntnis erfolgt,[44] kommt es daher n...mehr

Rz. 34 Eine der ersten und wichtigsten BGH-Entscheidungen zur Postausgangskontrolle im beA war die Entscheidung des BGH vom 11.5.2021, die aufgrund ihrer Vielschichtigkeit und Konkretheit hinsichtlich der Anforderungen nachstehend ausführlich dargestellt wird. Die amtlichen Leitsätze des BGH: Zitat "1. Zum Eingang eines über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ei...mehr

Rz. 111 Empfangsbekenntnisse, gleich ob in Papierform oder elektronischer Form, sind wahrheitsgemäß mit dem Zustellungsdatum zu versehen. Es verbietet sich von selbst, auch zu eigenen Ungunsten, ein falsches Datum anzugeben, da man schlicht und ergreifend Gerichte und auch die gegnerischen Prozessbevollmächtigten diesbezüglich nicht belügen darf. Auch das Sachlichkeitsgebot ...mehr

Rz. 49 Der BGH hat im Februar 2019 trotz der Ausweitung der Digitalisierung und Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs eine klare Vorgabe gemacht, dass bei Fristeingabe in den elektronischen Fristenkalender die Kontrolle nur durch einen Ausdruck der eingegebenen Einzelvorgänge (oder eines Fehlerprotokolls) erfolgen kann. Die Leitsätze des BGH: Zitat "a) Bei der Fristeinga...mehr

Rz. 99 Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs ist natürlich mit Kosten verbunden. Ob sich die zu Beginn des elektronischen Rechtsverkehrs aufzuwendenden Kosten tatsächlich mit der Einsparung von Toner-, Papier-, Personal- und Portokosten wieder "reinholen" lassen, bleibt abzuwarten. Nachstehende Kostenübersicht kann daher nur grob wiedergeben, mit welchen Kosten zu...mehr

Rz. 27 Entschieden werden muss, ob nach Posteingang oder nach Bearbeitung des Originaldokuments (dann ist eine parallele temporäre Papierakte nötig) gescannt wird. Problematisch sind dabei Schreiben, die mit dem Vermerk "persönlich/vertraulich" gekennzeichnet sind. Diese können grundsätzlich nicht von der Posteingangsstelle geöffnet werden. Interne Verfahrensweisen müssen hi...mehr

Rz. 186 Praktiker kennen das Problem schon seit Jahrzehnten, dass Empfangsbekenntnisse verzögert oder mit mutmaßlich falschem Datum abgegeben werden. Der Verfasserin sind hier nicht nur zahlreiche Beispiele im Bereich der Rechtsmittel bekannt, sondern auch werden immer wieder im Bereich der Kostenfestsetzung Empfangsbekenntnisse von unterlegenen Parteien durch deren Prozessb...mehr

Rz. 15 Nachrichten können einzeln oder im Stapel exportiert werden. Während des Exports entsteht eine ZIP-Datei, die immer mehrere Dateien beinhaltet. Neben den die Nachricht beinhaltenden Dokumenten und Signaturdateien werden verschiedene Systemdateien in der ZIP-Datei bereitgestellt. Rz. 16 Die in der ZIP-Datei enthaltenen Dateien sind:[2]mehr

Rz. 151 Der Vorname muss nicht zwingend angegeben werden.[113] So hat auch das OVG Hamburg entschieden, das selbst bei Vorhandensein von zwei namensgleichen Anwälten in der Kanzlei keinen Anlass sieht, bei fehlendem Vornamen auf einen fehlenden Verantwortungswillen zu schließen.[114] Rz. 152 Wobei der BGH den Familiennamen aber nur dann ausreichen lässt, wenn sich an anderer ...mehr

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