Fachbeiträge & Kommentare zu Excel

Zwei Herangehens­weisen Bei Excel gestützten Reporting-Lösungen haben sich zwei unterschiedliche Herangehensweisen bewährt. Beim schnellen Ad-hoc-Reporting werden möglichst umfassende Datenpools ausgewertet und mithilfe von Pivot-Tabellen komprimiert. In dieser verdichteten Tabellenstruktur fällt es dann leicht, spezielle Sachverhalte herauszustellen und von dort aus mittels ...mehr

Einbinden von Daten unterschiedlicher Quellen Neben den Daten für die Entgeltabrechnung wird eine Fülle von ergänzenden Personalinformationen in den Fachabteilungen vorgehalten. Diese werden z. T. in anderen Systemen verwaltet, teilweise werden auch separate Excel-Listen gepflegt. Über die bereits beschriebenen Arbeitsschritte (Menü Daten, externe Daten abrufen) lassen sich w...mehr

Naheliegende Kennzahlen im Personalwesen sind Personalbestandskosten. Hierzu zählen: Personalgrundkosten (tätigkeitsbezogene Entgeltkomponenten wie Löhne, Gehälter, Zuschläge/Zulagen), Personalzusatzkosten aufgrund von Gesetz und Tarif (wie Sozialabgaben, Urlaubsgeld, Berufsgenossenschaftsbeiträge, Schwerbehindertenausgleichsabgabe, Kosten der Arbeitssicherheit, bezahlte Abwes...mehr

Als die Bundesagentur für Arbeit die Änderung des Tätigkeitsschlüssels im Meldeverfahren zur Sozialversicherung beschloss, kurz Tätigkeitsschlüssel 2010, bedeutete das für Personalabteilungen einen erheblichen Zusatzaufwand. Die alten fünfstelligen Schlüssel ließen sich kaum automatisch in die neue Logik transferieren; die überwiegende Mehrzahl musste manuell umgeschlüsselt ...mehr

4.1 Vorsysteme und Datenbanken als Informations- und Datenquellen Excel unterstützt die Integration externer Daten, z. B. durch Datenimporte aus Vorsystemen (Daten können z. B. im Text- oder CSV-Format nach Excel importiert und auch aus Excel exportiert werden) und direkten Zugriff auf Datenbanken. Daten aus Vorsystemen integrieren Ist dem Anwender ein solcher Datenbankzugriff ge...mehr

Die im Zusammenhang mit Überstunden entstehenden Entgeltmehrkosten kann jedes Entgeltabrechnungssystem über die Lohnarten für Mehrarbeit ausgeben. Eine auf Zeiteinheiten bezogene Auswertung der Mehrarbeit ist mithilfe der Zeitwirtschaftsinformationen ebenso möglich. Hierzu werden alle Mehrarbeitslohnarten auf Stundenbasis aus der Zeitwirtschaft importiert. Ihre Summe wird in...mehr

Für die Einrichtung eines Personalcontrollings sollte zunächst ein schlüssiges Konzept erstellt werden, in dem festgehalten wird, welche Kennzahlen im Unternehmen benötigt werden und mit welchen Maßnahmen auf mögliche Szenarien reagiert werden kann. Zu Beginn dieses Prozesses gilt die Faustregel "weniger ist mehr". Von den nahezu unzähligen Auswertungsmöglichkeiten kristallis...mehr

Betriebszugehörigkeit und durchschnittliche Verweildauer Analog zur beschrieben Vorgehensweise kann die Betriebszugehörigkeit mit Bezug auf die gleich benannte Spalte analysiert werden. Da die Funktion HÄUFIGKEIT() anders als die Pivot-Tabelle unregelmäßige Intervalle zulässt, können die unteren Intervalle kleinschrittiger betrachtet werden. Die Betriebszugehörigkeit ist nicht...mehr

Die Ermittlung der Beschäftigtenanzahl wurde bereits im Zusammenhang mit der Altersstruktur erörtert. Sie lässt sich alternativ über ein Auszählen der Datensätze mit der Funktion ANZAHL() bzw. ANZAHL2() berechnen. Praxis-Tipp Unterschied zwischen numerischen und alphanumerischen Personalnummern Es empfiehlt sich, die Spalte mit den Personalnummern durchzuzählen, da diese pro D...mehr

Im Bundesdurchschnitt beträgt die Ausbildungsquote 7,7 %[1]. Eine hohe Ausbildungsquote deutet an, dass die Nachfolgeplanung konsequent durch eigene Auszubildende gestaltet wird. Ferner ist an ihr ein Gegensteuern hinsichtlich einer Überalterung der Belegschaft zu erkennen. Umgekehrt kann eine niedrige Ausbildungsquote zum Anlass genommen werden, die Qualifizierung einiger Bes...mehr

Wie die vorangegangen Kennzahlen gibt auch an dieser Stelle das Entgeltabrechnungssystem Aufschluss über die Nutzung von Altersteilzeit und die Inanspruchnahme von betrieblichen Altersvorsorgeangeboten. Beide Werte zeigen, inwieweit Unternehmensangebote genutzt werden. Sind sie niedrig, kann dies Anlass sein, entweder das Angebot anzupassen oder die betriebsinterne Kommunika...mehr

Sowohl Personalentwicklungs- als auch Zeitwirtschaftssysteme sind in der Lage, eine Liste aller Beschäftigten mit ihren Abwesenheitstagen eines Jahres aus dem Grund Schulung/Weiterbildung zu erstellen. Diese Liste ist in die Beispieldatei in das Blatt Schulungen importiert und über den SVERWEIS() in die Ursprungsliste übertragen worden. Bei der Ermittlung der Quote wird der S...mehr

Als schwerbehindert gelten Personen, "wenn bei ihnen ein Grad der Behinderung von wenigstens 50 vorliegt und sie ihren Wohnsitz, ihren gewöhnlichen Aufenthalt oder ihre Beschäftigung auf einem Arbeitsplatz im Sinne des § 73 rechtmäßig im Geltungsbereich dieses Gesetzbuches haben."[1] "Private und öffentliche Arbeitgeber (Arbeitgeber) mit jahresdurchschnittlich monatlich mind...mehr

Diese Kennzahl kann genutzt werden, um Kapazitäten besser vorauszuplanen. Ein besonders hoher Stand kann als große Arbeitsauslastung bei fehlender Möglichkeit der Urlaubsnutzung interpretiert werden. Bei vorbereitenden Maßnahmen zur Einführung von Kurzarbeit sollte sie ebenfalls berücksichtigt werden. Aus der Zeitwirtschaft werden zu diesem Zweck die Resturlaubstage und der G...mehr

Verknüpfte Daten auf Knopfdruck aktualisieren Wird bei der Datenanbindung konsequent auf die Verknüpfung externer Datenquelle geachtet, lassen sich alle Berechnungen und Datenimporte mit einem Knopfdruck aktualisieren. Im Menü Daten genügt ein Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren, um diesen Prozess anzustoßen. Soll lediglich eine externe Datenquelle aktualisiert werden, m...mehr

Demografie und Fachkräftemangel Die demografische Entwicklung sowie der Fachkräftemangel stellen die Unternehmen heutzutage vor Herausforderungen, die den Arbeitsmarkt in vielen Segmenten prägen. Die Analyse der Altersfluktuation und Abwanderungsrisiken sind für eine bedarfsgerechte Personalbeschaffung unerlässlich. Etwaige Engpässe auf dem Markt lassen sich nur mit einer zie...mehr

Der Anteil der Mitarbeiter in Teilzeit kann u. a. aus dem Tätigkeitsschlüssel bestimmt werden. Allerdings besteht hier auch die Möglichkeit, dass dieser Wert mit 9 für unbekannt geschlüsselt wird. Ermittlung der Teilzeitquote Zielführend ist deshalb immer die Betrachtung des FTE. Liegt dieser Wert unter 1, handelt es sich um einen Beschäftigten in Teilzeit. Hier sind firmenspe...mehr

Schlanke Verwaltungs­struktur? Die HR-Betreuungsquote wird erhoben, damit sich Unternehmen ein Bild darüber machen können, ob ihr Personalbereich gut aufgestellt ist oder Rationalisierungspotenzial hat. Nach Ansicht mehrerer Management-Beratungsunternehmen[1] ist in deutschen Unternehmen eine Betreuungsquote von etwa 1,3 % vorherrschend, während eine "schlanke" Personalabteil...mehr

Versicherte zahlen nach Vollendung des 23. Lebensjahres seit dem 1.1.2005 einen Beitragszuschlag in Höhe von 0,25 % zur gesetzlichen Pflegeversicherung, sofern sie kinderlos sind.[1] Aus diesem Grund ist in den Entgeltabrechnungssystemen eine Information über die Elterneigenschaft eingepflegt. Mithilfe dieses Datenbankfeldes können die Anzahl der Eltern im Unternehmen und de...mehr

Daten aus der Zeitwirtschaft einbeziehen Die monatliche Krankenquote dient in erste Linie dem Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche oder dem Vorjahr. Fallen in diesen Vergleichen erhöhte Werte auf, sollte das Arbeitsumfeld näher betrachtet und nach Ursachen gesucht werden. Aus der Kennzahl lässt sich keine Prognose für die Dauer einer Abwesenheit ableiten. Welche Abwese...mehr

Mit Hilfe der Relationenübersicht erkennen Sie auf einen Blick, ob es Positionen gibt, die sich bezüglich des Gesamtergebnisses im Laufe eines Zeitraums positiv oder negativ entwickeln. Laufen Ihnen z. B. die Fahrzeug- oder Werbekosten davon? Wie entwickelt sich der Materialeinkauf usw.? Beispiel: Sie stellen fest, dass die Werte der Position Material-/Wareneinkauf relativ zu...mehr

Überblick Die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) spiegelt Ihre Unternehmensdaten in komprimierter Form wider. Mit ihrer Hilfe können Sie kurzfristig die Erlös- und Kostensituation Ihres Betriebes ersehen. Um die BWA richtig lesen und interpretieren zu können, sind einige grundlegende Kenntnisse notwendig, die wir Ihnen im Rahmen des vorliegenden Beitrags vermitteln möc...mehr

Zusammenfassung Überblick Die meisten Unternehmen definieren die Arbeitszeit nicht mehr als die Zeit, in der ein Mitarbeiter seine Arbeitskraft zur Verfügung stellt, sondern als den Zeitraum, den dieser zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Ergebnisorientierung statt Verfügbarkeit heißt die Devise, die Stempelkarte wird durch das persönliche Zeitkonto abgelöst. Diese Flexi...mehr

Überblick Die meisten Unternehmen definieren die Arbeitszeit nicht mehr als die Zeit, in der ein Mitarbeiter seine Arbeitskraft zur Verfügung stellt, sondern als den Zeitraum, den dieser zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Ergebnisorientierung statt Verfügbarkeit heißt die Devise, die Stempelkarte wird durch das persönliche Zeitkonto abgelöst. Diese Flexibilisierung der...mehr

Excel bietet zahlreiche Funktionen zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten und Zeitkonten. Die hier vorgestellte Lösung bietet Ihnen folgende Möglichkeiten: Erfassung von Kommen-/Gehen-Zeiten Soll/Ist-Vergleiche der Arbeitszeit Urlaubsplanung: Eintrag von Urlaubstagen sowie eine Berechnung des Resturlaubs Abwesenheitserfassung: Eintrag von Fehlzeiten, z. B. Krankheit, Sc...mehr

Die Erfassung der Arbeitszeiten sowie die Berechnung der Soll/Ist-Abweichungen mit Frei- und Überstunden sind abhängig vom Arbeitszeitmodell des Unternehmens. In größeren Unternehmen sind zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer Regelarbeitszeiten ausgehandelt und über unterschiedliche Arbeitszeitmodelle realisiert (Gleitzeit, flexible Standardarbeitszeit, Wahlarbeitszeit u. a....mehr

Zu den wichtigsten Aufgaben des Zeitkontos gehören neben der Erfassung der Kommen-/Gehen-Zeiten auch die Saldoauswertungen. Dieses Tabellenmodell berechnet sowohl die täglichen Überstunden oder Fehlzeiten wie auch die kumulierten Salden, sodass der Anwender stets einen aktuellen Überblick über den Stand seines Zeitkontos hat. Arbeitszeiten und Sollzeiten berechnen Für die Arbe...mehr

Das Zeitkonto wäre nicht sehr funktionell, wenn es nicht automatisch die Feiertage im Kalender berücksichtigen würde. Ein Feiertagsrechner stellt im Tabellenblatt Feiertage die Liste der Feiertage für das Auswertungsjahr bereit. Die neu hinzugekommenen Feiertage wie der Internationale Frauentag für Berlin und der Reformationstag für die nördlichen Bundesländer werden automat...mehr

Damit die Datumsreihe des Zeitkontos für die jeweilige Monatstabelle generiert wird, berechnet eine Formel mit der Funktion DATUM() das Datum des ersten Tages. Das Jahr bezieht die Funktion aus dem Infoblatt, den Monatswert aus der Zelle D7 und der Tag lässt sich über die Funktion ZEILE() aus der Zeilennummer rekrutieren (minus 12, da die Formel bereits in Zeile 13 steht). D...mehr

Die Informationen, die auf allen Monatsblättern benötigt werden, sind im Tabellenblatt INFO hinterlegt (s. Abb. 2). Definieren Sie hier: Ihre persönlichen Daten: Name, Vorname, Abteilung und Kostenstelle. Das Erfassungsjahr; es wird für die Tagesdatumswerte in allen Monatsblättern verwendet werden. Die Regelarbeitszeiten für die Wochentage Montag bis Freitag und – falls erforde...mehr

Die Kennungsspalte sollte neben der automatischen Anzeige der Feiertage auch die Möglichkeit bieten, weitere Nicht-Arbeitstage wie Urlaub oder Krankheit auszuweisen. Die Formeln für die Zeitberechnung werden diese Kennungen ebenso berücksichtigen müssen wie die Feiertage. Für diesen Zweck eignet sich am besten eine Datenüberprüfung (Gültigkeitsprüfung) mit Liste. Der Benutze...mehr

Das Tabellenblatt Jahresauswertung enthält die Zusammenfassung über alle Monatsblätter. Um die Anzahl der Arbeitstage über alle Monate zu berechnen, können Sie einen 3D-Bezug verwenden. Dazu wird dem Zellbezug eine Verknüpfung vom ersten bis zum letzten Tabellenblatt vorangestellt. Voraussetzung dafür ist, dass die Monatsblätter in der richtigen Reihenfolge lückenlos nebenei...mehr

Das Tabellenblatt für die Arbeitszeiterfassung des ersten Monats ist so gestaltet, dass es sich ohne Änderungen für die weiteren Monate kopieren lässt (s. Abb. 3). Dazu wird der Monatswert 1 in Zelle $D$7 eingetragen und nach dem Kopieren auf 2 bis 12 erhöht. Die Zelle ist mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat ;;; versehen, das den Inhalt unsichtbar macht. Abb. 3: Zeitkont...mehr

Die Basis für die Berechnung der Anwesenheits- oder Arbeitszeiten ist das monatliche Zeitkonto, in das Arbeitsbeginn und Arbeitsende pro Arbeitstag eingetragen werden (s. Abb. 1). Die Datumswerte der einzelnen Monate sind bereits im Kontenblatt eingetragen, sie leiten sich von einem im Infoblatt eingetragenen Erfassungsjahr ab. Für eine Neuauflage genügt es, das neue Jahr in...mehr

Mit der Bedingungsformatierung heben Sie optisch die Tage hervor, für die keine Arbeitszeiten einzugeben sind, und das sind im Normalfall die Wochenenden (Samstage und Sonntage). In unserem Modell sind es aber auch die Tage, die in der Kennungsspalte einen Eintrag haben (Feiertag, Urlaub, Krankheit etc.). Das Bedingungsformat kann die gesamte Zeile eines jeden freien Tages m...mehr

Im Kopf- und Fußbereich der Tabelle finden Sie die Auswertungen zu den einzelnen Zeitkonten (s. Abb. 12). Abb. 12: Auswertungen im Zeitkontenblatt Der Kontoinhaber wird aus dem Infoblatt berechnet: L8: ="Kontoinhaber:" &INFO!E9 & & INFO!E10 Das Tagesdatum aus der Funktion HEUTE() wird über die Funktion TEXT() in einen Text umgewandelt, damit es sich rechtsbündig formatiert über ...mehr

Im Excel-Tool Kalkulationsvergleich wird mit den Tabellenarbeitsblättern Kapitalbedarf, Grundlagendaten, Leasingalternative, Kreditalternative und Vergleich gearbeitet. Sie können mit dieser Arbeitshilfe die Finanzierung von maximal 10 Anschaffungsobjekten vergleichen. Kapitalbedarf und Grundlagendaten Um den Finanzierungsvergleich durchzuführen, erfassen Sie zunächst in der T...mehr

Excel ist das ideale Instrument für die Erstellung eines Businessplans, denn Sie können damit alle erforderlichen Tabellen und Übersichten, aber auch die benötigten Textseiten erstellen. Es gibt keine bestimmte Vorgabe, wie ein Businessplan erstellt werden muss, sondern es kursieren immer nur Beispiele und z. T. vage Anregungen, was ein Businessplan enthalten soll. Deshalb w...mehr

Die Tabellen für die Liquiditätsplanung, die den Liquiditätsbedarf monatsbezogen für die drei Planungsjahre ermitteln, beziehen einen Großteil der Werte aus den vorgelagerten und im Rahmen dieses Beitrags bereits erläuterten Tabellen. So werden die Umsätze und die vereinnahmte Umsatzsteuer aus den Vortabellen Umsatzplanung 1. Jahr bis Umsatzplanung 3. Jahr gezogen. Es können...mehr

Ein Businessplan ist das Konzept für alle geschäftlichen Aspekte eines neuen Projekts. Es wird darin nicht nur der Geschäftszweck des Unternehmens beschrieben, sondern es werden auch Wege aufgezeigt, wie die Geschäftsidee in die Tat umgesetzt werden soll. Der Businessplan kann sowohl für ein komplett neu geplantes Unternehmen als auch nur für ein Projekt oder Teilprojekt erst...mehr

Überblick Leasing ist ein fester Bestandteil unseres Wirtschaftslebens und hat insbesondere im Zusammenhang mit dem Leasen von Fahrzeugen eine große Bedeutung. Ob Leasing tatsächlich immer vorteilhaft ist, bedarf einer detaillierten Analyse unter Berücksichtigung steuerlicher Aspekte und einem Vergleich mit einer alternativen Finanzierungsform. Dieser Beitrag stellt Ihnen das...mehr

Für einen schnellen Zugriff auf die einzelnen Monate haben wir 3 Bereiche mit jeweils 4 Monaten eingerichtet. Die jeweilige Triade ist über eines der 3 Tabellenregister oder über die Startseite erreichbar (s. Abb. 2). Abb. 2: Startseite des Excel-Tools Für einen monatlichen Vergleich wählen Sie über die Hauptauswahl die in Frage kommende Triade. Hier sind jeweils 4 Monate aufg...mehr

Im linken Bereich der Übersicht SOLL-Jahresplanung des Excel-Tools (s. Abb. 1) planen Sie die Geschäftszahlen für ein komplettes Jahr. Abb. 1: Die Jahresplanung berücksichtigt auch saisonal schwankenden Monatsumsätze. Gesamtleistung: Im engeren Sinne ist die Gesamtleistung der Saldo aus den Umsatzerlösen, den Bestandsveränderungen und den aktivierten Eigenleistungen. Da wir je...mehr

Addieren Sie die restlichen jährlichen Kosten, z. B. für Raumkosten (inkl. Energien), Werbung, EDV, Kommunikation, KFZ, Instandhaltung, Beratung, Abschreibungen, Abgaben, Versicherungen, Zinsen und Steuern (vgl. Tab. 6). Auch hier können Sie auf Ihre Ergebnisplanung oder die Buchhaltung oder den Steuerberater zurückgreifen. Hinweis: Die Werte in Tabelle 6 haben keinen Bezug ...mehr

Für die Kalkulation eines Kundenauftrags müssen Sie jetzt noch wissen, wie viele Stunden Sie für die Erledigung benötigen. Dann können Sie Stunden und Stundensatz multiplizieren und kennen Ihre Auftragskosten (vgl. Tab. 12). Praxis-Tipp Wenn Sie Kunden gegenüber Rabatte oder Skonto anbieten wollen, müssen Sie das vorher in der Kalkulation berücksichtigen. Tun Sie das nicht, r...mehr

Kalkulatorische Kosten können Sie ansetzen, wenn Sie z. B. für sich selbst einen Unternehmerlohn berücksichtigen oder wenn Sie Ihr eingesetztes Kapital (Eigenkapital) verzinsen möchten. Bei diesen Kostenpositionen entstehen Ihnen i. d. R. keine "echten" Ausgaben, sondern sie sind eine rechnerische Größe, deren Ansatz in der Kalkulation Ihnen Ihr unternehmerisches Risiko vergü...mehr

Es bleibt dem Unternehmer unbenommen, die privat gefahrenen Kilometer und die darauf entfallenden Aufwendungen exakt zu ermitteln. Führt er diesen Einzelnachweis, kann er die oft günstigere Fahrtenbuchmethode beanspruchen. Dafür müssen zweierlei Voraussetzungen erfüllt sein: Die tatsächlichen Aufwendungen für den Pkw müssen feststehen sowie nachweisbar sein und die betrieblich...mehr

Fällt der Gesamtkaufpreis geringer (oder im Einzelfall höher) aus als die Verkehrswerte von Grund und Boden und Gebäude, muss der Gesamtkaufpreis im Verhältnis der Werte aufgeteilt werden. Dazu war bisher immer eine aufwendige Berechnung erforderlich. Zur Feststellung und Korrektur einer wesentlichen Abweichung von der in einem Kaufvertrag niedergelegten Kaufpreisaufteilung b...mehr

Rz. 13 Nach § 140 AO werden die GmbH und die GmbH & Co. KG verpflichtet, die Buchführungsvorschriften des HGB auch im Interesse der Besteuerung zu erfüllen. Nach § 5 Abs. 1 EStG "ist bei Gewerbetreibenden, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, oder die ohne eine solche Verpflichtung Bücher führen und re...mehr

Überblick Ist für die Anschaffung eines zur Einkünfteerzielung genutzten Immobilienobjekts ein Gesamtkaufpreis gezahlt worden, ist der Kaufpreis zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die auf das Gebäude entfallende AfA aufzuteilen. Zunächst sind Boden- und Gebäudewert gesondert zu ermitteln und sodann die Anschaffungskosten nach dem Verhältnis der beiden Wertanteile in ...mehr