Fachbeiträge & Kommentare zu Excel

Das Kennzahlencockpit in Abb. 1 demonstriert, wie wichtige Personalkennzahlen mit Excel gebildet werden können. Es lässt sich beliebig erweitern. Praxis-Tipp Beispiel mit Excel-Datei nachvollziehen Die genutzten Formeln und Techniken lassen sich anhand der Datei "Personalcontrolling-Kennzahlencockpit" nachvollziehen. Sie steht Ihnen unter den Arbeitshilfen zum Download zur Ver... mehr

MS Excel bietet gleich mehrere Vorteile: Die hohe Verbreitung von Excel lässt den Schluss zu, dass für den Einsatz im Personalcontrolling keine Neuanschaffung der Software notwendig ist und somit Anschaffungskosten entfallen. Ferner darf von gewissen Grundkenntnissen in den Fachabteilungen ausgegangen werden, sodass eine Schulung nicht zwingend besucht werden muss. Umgekehrt w... mehr

Die beschriebenen Kennzahlen und das Fallbeispiel dokumentieren, dass ein konsequentes und aktives Personalcontrolling nicht zwangsläufig mit der Einführung einer Spezialsoftware verbunden ist. Die Liste der Kennzahlen, welche auf Basis von vorhandenen Daten aus Vorsystemen ermittelt werden kann, lässt sich noch weit über das Beispiel hinaus fortsetzen. Hierbei ist vor allem ... mehr

Datenquelle: Entgelt­abrechnung Viele Informationen, die einem Personalcontrolling zugrunde liegen, sind bereits im Unternehmen vorhanden. Allerdings sind diese i. d. R. auf mehrere Systeme verteilt. Praxis-Beispiel Wichtige Informationen aus zwei unterschiedlichen Systemen Während Zeitwirtschaftsprogramme (Arbeits-)Zeiten im Betrag führen, verfügen Entgeltabrechnungssysteme üb... mehr

Zusammenfassung Besonders im Mittelstand schreitet die Einführung eines Personalcontrollings nur zögerlich voran. Gründe hierfür sind die vergleichsweise hohen Kosten bei der Anschaffung von Spezialsoftware und der erforderliche Schulungsaufwand. Ein Personalcontrolling auf der Basis von Excel und den vorhandenen Datenquellen im Unternehmen ist deshalb eine effektive und effiz... mehr

Excel unterstützt die Integration externer Daten, z. B. durch Datenimporte aus Vorsystemen (Daten können z. B. im Text- oder CSV-Format nach Excel importiert und auch aus Excel exportiert werden) und direkten Zugriff auf Datenbanken. Daten aus Vorsystemen integrieren Ist dem Anwender ein solcher Datenbankzugriff gestattet, vereinfacht sich der Datenimport. In der Praxis werden s... mehr

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine Schreinerei. Ihre jährlichen Fixkosten belaufen sich auf 150.000 EUR. Sie stellen in Ihrer Schreinerei ausschließlich Tische her, die Sie für 200 EUR verkaufen. Pro Tisch entstehen (variable) Kosten in Höhe von 50 EUR. Hier drängen sich verschiedene Fragen auf, beispielsweise diese: "Wie viele Tische muss ich herstellen und verkaufen, ... mehr

Besonders im Mittelstand schreitet die Einführung eines Personalcontrollings nur zögerlich voran. Gründe hierfür sind die vergleichsweise hohen Kosten bei der Anschaffung von Spezialsoftware und der erforderliche Schulungsaufwand. Ein Personalcontrolling auf der Basis von Excel und den vorhandenen Datenquellen im Unternehmen ist deshalb eine effektive und effiziente Alternati... mehr

Zu den wichtigsten demografischen Kennzahlen gehören: Durchschnittsalter, durchschnittliche Betriebszugehörigkeit, sowie Betriebszugehörigkeits- und Altersstruktur. Datumsdifferenzen berechnen Mit der Funktion DATEDIF() bietet Excel die Möglichkeit, eine Datumsdifferenz stichtagsgenau zu berechnen und in Jahren auszudrücken. Der im Bespiel gezeigte Stichtag liest über die Funktio... mehr

Managementfähige Kennzahlenübersichten oder auch Kennzahlencockpits profitieren hingegen von einem vorab geplanten und durchstrukturierten Aufbau. Eine aussagefähige Präsentation und die Einbeziehung von Aktualisierungsmechanismen stehen im Vordergrund. Diese Cockpits sind in der Erstellung arbeitsintensiver, lassen sich jedoch später mit wenigen Mausklicks aktualisieren. Si... mehr

Zwei Herangehens­weisen Bei Excel gestützten Reporting-Lösungen haben sich zwei unterschiedliche Herangehensweisen bewährt. Beim schnellen Ad-hoc-Reporting werden möglichst umfassende Datenpools ausgewertet und mithilfe von Pivot-Tabellen komprimiert. In dieser verdichteten Tabellenstruktur fällt es dann leicht, spezielle Sachverhalte herauszustellen und von dort aus mittels ... mehr

Einbinden von Daten unterschiedlicher Quellen Neben den Daten für die Entgeltabrechnung wird eine Fülle von ergänzenden Personalinformationen in den Fachabteilungen vorgehalten. Diese werden z. T. in anderen Systemen verwaltet, teilweise werden auch separate Excel-Listen gepflegt. Über die bereits beschriebenen Arbeitsschritte (Menü Daten, externe Daten abrufen) lassen sich w... mehr

Naheliegende Kennzahlen im Personalwesen sind Personalbestandskosten. Hierzu zählen: Personalgrundkosten (tätigkeitsbezogene Entgeltkomponenten wie Löhne, Gehälter, Zuschläge/Zulagen), Personalzusatzkosten aufgrund von Gesetz und Tarif (wie Sozialabgaben, Urlaubsgeld, Berufsgenossenschaftsbeiträge, Schwerbehindertenausgleichsabgabe, Kosten der Arbeitssicherheit, bezahlte Abwes... mehr

Als die Bundesagentur für Arbeit die Änderung des Tätigkeitsschlüssels im Meldeverfahren zur Sozialversicherung beschloss, kurz Tätigkeitsschlüssel 2010, bedeutete das für Personalabteilungen einen erheblichen Zusatzaufwand. Die alten fünfstelligen Schlüssel ließen sich kaum automatisch in die neue Logik transferieren; die überwiegende Mehrzahl musste manuell umgeschlüsselt ... mehr

4.1 Vorsysteme und Datenbanken als Informations- und Datenquellen Excel unterstützt die Integration externer Daten, z. B. durch Datenimporte aus Vorsystemen (Daten können z. B. im Text- oder CSV-Format nach Excel importiert und auch aus Excel exportiert werden) und direkten Zugriff auf Datenbanken. Daten aus Vorsystemen integrieren Ist dem Anwender ein solcher Datenbankzugriff ge... mehr

Die im Zusammenhang mit Überstunden entstehenden Entgeltmehrkosten kann jedes Entgeltabrechnungssystem über die Lohnarten für Mehrarbeit ausgeben. Eine auf Zeiteinheiten bezogene Auswertung der Mehrarbeit ist mithilfe der Zeitwirtschaftsinformationen ebenso möglich. Hierzu werden alle Mehrarbeitslohnarten auf Stundenbasis aus der Zeitwirtschaft importiert. Ihre Summe wird in... mehr

Für die Einrichtung eines Personalcontrollings sollte zunächst ein schlüssiges Konzept erstellt werden, in dem festgehalten wird, welche Kennzahlen im Unternehmen benötigt werden und mit welchen Maßnahmen auf mögliche Szenarien reagiert werden kann. Zu Beginn dieses Prozesses gilt die Faustregel "weniger ist mehr". Von den nahezu unzähligen Auswertungsmöglichkeiten kristallis... mehr

Betriebszugehörigkeit und durchschnittliche Verweildauer Analog zur beschrieben Vorgehensweise kann die Betriebszugehörigkeit mit Bezug auf die gleich benannte Spalte analysiert werden. Da die Funktion HÄUFIGKEIT() anders als die Pivot-Tabelle unregelmäßige Intervalle zulässt, können die unteren Intervalle kleinschrittiger betrachtet werden. Die Betriebszugehörigkeit ist nicht... mehr

Die Ermittlung der Beschäftigtenanzahl wurde bereits im Zusammenhang mit der Altersstruktur erörtert. Sie lässt sich alternativ über ein Auszählen der Datensätze mit der Funktion ANZAHL() bzw. ANZAHL2() berechnen. Praxis-Tipp Unterschied zwischen numerischen und alphanumerischen Personalnummern Es empfiehlt sich, die Spalte mit den Personalnummern durchzuzählen, da diese pro D... mehr

Im Bundesdurchschnitt beträgt die Ausbildungsquote 7,7 %[1]. Eine hohe Ausbildungsquote deutet an, dass die Nachfolgeplanung konsequent durch eigene Auszubildende gestaltet wird. Ferner ist an ihr ein Gegensteuern hinsichtlich einer Überalterung der Belegschaft zu erkennen. Umgekehrt kann eine niedrige Ausbildungsquote zum Anlass genommen werden, die Qualifizierung einiger Bes... mehr

Wie die vorangegangen Kennzahlen gibt auch an dieser Stelle das Entgeltabrechnungssystem Aufschluss über die Nutzung von Altersteilzeit und die Inanspruchnahme von betrieblichen Altersvorsorgeangeboten. Beide Werte zeigen, inwieweit Unternehmensangebote genutzt werden. Sind sie niedrig, kann dies Anlass sein, entweder das Angebot anzupassen oder die betriebsinterne Kommunika... mehr

Sowohl Personalentwicklungs- als auch Zeitwirtschaftssysteme sind in der Lage, eine Liste aller Beschäftigten mit ihren Abwesenheitstagen eines Jahres aus dem Grund Schulung/Weiterbildung zu erstellen. Diese Liste ist in die Beispieldatei in das Blatt Schulungen importiert und über den SVERWEIS() in die Ursprungsliste übertragen worden. Bei der Ermittlung der Quote wird der S... mehr

Als schwerbehindert gelten Personen, "wenn bei ihnen ein Grad der Behinderung von wenigstens 50 vorliegt und sie ihren Wohnsitz, ihren gewöhnlichen Aufenthalt oder ihre Beschäftigung auf einem Arbeitsplatz im Sinne des § 156 rechtmäßig im Geltungsbereich dieses Gesetzbuches haben."[1] "Private und öffentliche Arbeitgeber (Arbeitgeber) mit jahresdurchschnittlich monatlich min... mehr

Diese Kennzahl kann genutzt werden, um Kapazitäten besser vorauszuplanen. Ein besonders hoher Stand kann als große Arbeitsauslastung bei fehlender Möglichkeit der Urlaubsnutzung interpretiert werden. Bei vorbereitenden Maßnahmen zur Einführung von Kurzarbeit sollte sie ebenfalls berücksichtigt werden. Aus der Zeitwirtschaft werden zu diesem Zweck die Resturlaubstage und der G... mehr

Verknüpfte Daten auf Knopfdruck aktualisieren Wird bei der Datenanbindung konsequent auf die Verknüpfung externer Datenquelle geachtet, lassen sich alle Berechnungen und Datenimporte mit einem Knopfdruck aktualisieren. Im Menü Daten genügt ein Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren, um diesen Prozess anzustoßen. Soll lediglich eine externe Datenquelle aktualisiert werden, m... mehr

Demografie und Fachkräftemangel Die demografische Entwicklung sowie der Fachkräftemangel stellen die Unternehmen heutzutage vor Herausforderungen, die den Arbeitsmarkt in vielen Segmenten prägen. Die Analyse der Altersfluktuation und Abwanderungsrisiken sind für eine bedarfsgerechte Personalbeschaffung unerlässlich. Etwaige Engpässe auf dem Markt lassen sich nur mit einer zie... mehr

Der Anteil der Mitarbeiter in Teilzeit kann u. a. aus dem Tätigkeitsschlüssel bestimmt werden. Allerdings besteht hier auch die Möglichkeit, dass dieser Wert mit 9 für unbekannt geschlüsselt wird. Ermittlung der Teilzeitquote Zielführend ist deshalb immer die Betrachtung des FTE. Liegt dieser Wert unter 1, handelt es sich um einen Beschäftigten in Teilzeit. Hier sind firmenspe... mehr

Schlanke Verwaltungs­struktur? Die HR-Betreuungsquote wird erhoben, damit sich Unternehmen ein Bild darüber machen können, ob ihr Personalbereich gut aufgestellt ist oder Rationalisierungspotenzial hat. Nach Ansicht mehrerer Management-Beratungsunternehmen[1] ist in deutschen Unternehmen eine Betreuungsquote von etwa 1,3 % vorherrschend, während eine "schlanke" Personalabteil... mehr

Versicherte zahlen nach Vollendung des 23. Lebensjahres einen gesetzlich geregelten Beitragszuschlag zur gesetzlichen Pflegeversicherung, sofern sie kinderlos sind.[1] Aus diesem Grund ist in den Entgeltabrechnungssystemen eine Information über die Elterneigenschaft eingepflegt. Mithilfe dieses Datenbankfeldes können die Anzahl der Eltern im Unternehmen und deren Quote besti... mehr

Daten aus der Zeitwirtschaft einbeziehen Die monatliche Krankenquote dient in erste Linie dem Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche oder dem Vorjahr. Fallen in diesen Vergleichen erhöhte Werte auf, sollte das Arbeitsumfeld näher betrachtet und nach Ursachen gesucht werden. Aus der Kennzahl lässt sich keine Prognose für die Dauer einer Abwesenheit ableiten. Welche Abwese... mehr

Fixkosten sind Kosten, die unabhängig von einer Produktionsmenge anfallen, z. B. Gehälter für Büroangestellte oder Mietzins für Büroräume. Variable Kosten sind von der Menge abhängig. Darunter fallen u. a. Materialkosten oder Fertigungslöhne. Bleiben wir bei unserem Beispiel, der Produktion von Holztischen. Das Holz wird den variablen Kosten zugeordnet. Je mehr Tische Sie her... mehr

Nun ist es für den Unternehmer nicht nur interessant zu wissen, bei welcher Absatzmenge die Fixkosten und variablen Kosten gedeckt werden, sondern bei welcher Absatzmenge welcher Gewinn bzw. Verlust eingefahren wird. Liegen diese Informationen vor, können unternehmerische Entscheidungen getroffen werden wie zum Beispiel: Höhe von Preissenkungen oder -erhöhungen im Rahmen preis... mehr

Ein Businessplan ist das Konzept für alle geschäftlichen Aspekte eines neuen Projekts. Es wird darin nicht nur der Geschäftszweck des Unternehmens beschrieben, sondern es werden auch Wege aufgezeigt, wie die Geschäftsidee in die Tat umgesetzt werden soll. Der Businessplan kann für ein komplett neu geplantes Unternehmen, aber auch nur für ein Projekt oder Teilprojekt erstellt ... mehr

Excel ist das ideale Instrument für die Erstellung eines Businessplans. Sie können damit alle erforderlichen Tabellen und Übersichten, aber auch die benötigten Textseiten erstellen. Es gibt keine bestimmte Vorgabe, wie ein Businessplan erstellt werden muss, sondern es kursieren immer nur Beispiele und z. T. vage Anregungen, was ein Businessplan enthalten soll. Deshalb wurde ... mehr

Die Tabellen für die Liquiditätsplanung, die den Liquiditätsbedarf monatsbezogen für die 3 Planungsjahre ermitteln, beziehen einen Großteil der Werte aus den vorgelagerten und im Rahmen dieses Beitrags bereits erläuterten Tabellen. So werden die Umsätze und die vereinnahmte Umsatzsteuer aus den Vortabellen Umsatzplanung 1. Jahr bis Umsatzplanung 3. Jahr gezogen. Es können da... mehr

Drehfelder lassen bestimmte Werte festgelegten Abständen zu. In der Musterlösung legen Sie das erwartete Auftragsvolumen als Prozentwert im Vergleich zum Vorjahr mit einem Drehfeld fest. Ein Klick auf den nach oben zeigenden Pfeil erhöht den Wert um jeweils einen Prozentpunkt. Ein Klick auf den nach unten zeigenden Pfeil reduziert den Wert um einen Prozentpunkt. Angenommen Si... mehr

Im Zusammenhang mit dem Investitionsprojekt sind folgende Daten zu berücksichtigen: Die Anschaffungskosten für die Maschine belaufen sich auf 400.000 EUR. Die Nutzungsdauer der Anlage beträgt 10 Jahre. Die jährlichen Energiekosten werden voraussichtlich bei ca. 5.000 EUR liegen. Für Instandhaltung und Wartung werden etwa 4.000 EUR anfallen. Die Kosten für die Mitarbeiterschulung ... mehr

Die Rentabilität ist eine Kennzahl, die Aufschluss über das Verhältnis vom Gewinn zum eingesetzten Kapital gibt. Insbesondere, wenn der Gewinn verschiedener Investitionsmöglichkeiten mit unterschiedlichem Kapitaleinsatz erwirtschaftet wird, ist eine Rentabilitätsrechnung unerlässlich. Beispiel: Vergleich von 2 alternativen Investitionen Sie haben 2 alternative Investitionsmögl... mehr

Überblick Die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) spiegelt Ihre Unternehmensdaten in komprimierter Form wider. Mit ihrer Hilfe können Sie kurzfristig die Erlös- und Kostensituation Ihres Betriebes ersehen. Um die BWA richtig lesen und interpretieren zu können, sind einige grundlegende Kenntnisse notwendig, die wir Ihnen im Rahmen des vorliegenden Beitrags vermitteln möc... mehr

Die Anschaffung neuer Wirtschaftsgüter bindet hohe Kapitalbeträge. Ob sich eine Investition lohnt oder nicht, kann man häufig auf den ersten Blick nicht erkennen. Deshalb empfiehlt es sich, Investitionsvorhaben sorgfältig unter Einsatz geeigneter Rechenverfahren mithilfe von Excel zu analysieren. Diese Rechenmodelle unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung für oder gegen... mehr

Mit der Tabelle Szenarien können Sie den weiteren Mitarbeiterabbau genauer planen. Die Tabelle nennt Ihnen die aktuellen Personalbestandszahlen sowie die aktuellen Personalkosten. Auf Basis des von Ihnen definierten Auftragsvolumens werden Näherungswerte ermittelt, die aussagen, wie weit Sie Ihren Personalbestand und Ihre Personalkosten reduzieren sollten. Bitte beachten Sie... mehr

Eine detaillierte Personalkostenplanung ist für die Gesamtkostenplanung des Unternehmens eine wichtige Basis. Möglichst genaue Zahlen erhalten Sie, wenn Sie die Personalkosten unter Berücksichtigung unterschiedlicher Szenarien und Annahmen kalkulieren. Personalkosten sind alle Kosten, die durch den Einsatz von Arbeitnehmern anfallen. In erster Linie fallen Personalkosten für... mehr

Die Gewinnvergleichsrechnung ist neben der Kostenvergleichsrechnung im Rahmen der Investitionsrechnungen ein auch für Laien überschaubares Verfahren, um die Vorteilhaftigkeit alternativer Investitionsmaßnahmen zu beurteilen. Anders ausgedrückt: Sie zeigt Ihnen, wie viel bei welcher Alternative herausspringt. Auch ohne betriebswirtschaftliche Vorkenntnisse können Sie dieses Re... mehr

Die Kilometer für dienstliche und private Fahrten, wozu auch die eingangs erwähnten Fahrten zum Betrieb bzw. u. U. Familienheimfahrten zählen, sind anhand eines Fahrtenbuchs nachzuweisen. Damit der dadurch ermittelte Umfang der Privatnutzung dem Lohnsteuerabzug zugrunde gelegt werden kann, schreibt die Verwaltung genau vor, wie ein solches Fahrtenbuch zu führen ist. Für dien... mehr

Die Berechnung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung eines Firmenwagens muss zwingend nach einer der beiden Methoden vorgenommen werden. Die gesetzliche Reihenfolge gibt den Vorrang der 1 %-Regelung, die immer zur Anwendung kommt, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich nicht ausdrücklich für den Einzel­nachweis des privaten Nutzungsanteils entscheiden. Ein Wahlrecht ... mehr

Der BFH hat in einer Reihe weiterer Urteile entschieden, dass bei Anwendung der 1 %-Methode der geldwerte Vorteil bereits in der konkreten Möglichkeit besteht, den Firmenwagen zu Privatfahrten nutzen zu dürfen.[1] Der BFH hat damit seine bisherige Rechtsauffassung aufgegeben, nach der bei erlaubter Privatnutzung des Firmenwagens die entsprechende Nutzung nur vermutet wurde (... mehr

Entsprechung zu ISO 9001:Kapitel 6.2 übertragbar, Abschnitt 6.1.2 / 6.1.3 ist neu Kapitel 6.2 (AS-Ziele und Maßnahmen) entspricht der Qualitätszielplanung. Die bestehende Methodik kann übernommen werden. Der eigentliche Neuaufbau liegt in Abschnitt 6.1. Abschnitt 6.1.2: Gefährdungsermittlung und Risikobewertung: Das ist das Herzstück der ISO 45001 und hat kein direktes Äquival... mehr

Früher waren Skill-Kataloge statische Excel-Listen, die mit jeder technologischen Neuerung veralteten. Heute übernehmen generative und semantische KI-Modelle die Pflege dieser Taxonomien. Sie erkennen Synonyme, Kontextverwandtschaften und neue Begriffe automatisch. Large Language Models (LLM) analysieren Stellenanzeigen, Lerndaten und Projektbeschreibungen und identifizieren,... mehr

Die mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung führt dadurch, dass sie eine "Zerlegung" des Unternehmens in einzelne Berichtseinheiten vornimmt und diese über verschiedene Ebenen hinweg darstellt, zu einem hohen Komplexitätsgrad in der Berichterstattung. Deshalb empfiehlt es sich, bereits mit der konzeptionellen Einführung der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung ein IT-gestützte... mehr

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