Prozessmanagement im HR-Bereich / 4.4.6 Overprocessing

Diese Verschwendungskategorie ist der Klassiker in allen administrativen Prozessen. Hier fällt jedes überflüssige Formular auf, jede Excel-Tabelle, die nicht sinnvoll genutzt wird, jede Auswertung, die niemand liest.

Sehr häufig finden wir auch ein Übermaß an Kontrolle: Zur Vermeidung von Fehlern wird jeder Abrechnungsvorgang dreimal geprüft. Zu viel Kontrolle ist Overprocessing, also Verschwendung. Zur Minimierung ist es besser, die Arbeitsprozesse zu strukturieren und Fehlerquellen zu beheben, statt in jeder Ausführung nachträglich gemachte Fehler zu erkennen und zu korrigieren.

Meetings sind ein sehr verbreiteter und nie versiegender Quell von Verschwendung. Wieviele Routine-Termine werden Woche für Woche anberaumt und ohne nennenswertes Ergebnis abgesessen? Wie effektiv werden Besprechungen in den Prozessen genutzt?

Redundante Daten gehören ebenso zum Overprocessing. Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter damit, Listen mit gleichem Inhalt zu vergleichen, um Abweichungen zu korrigieren? Jede Information, die auf zwei oder mehr Trägern gespeichert ist, verursacht Verschwendung. Selbst wenn sie nicht „von Hand“ übertragen, sondern von automatischen Schnittstellen übertragen wird, zieht Datenredundanz unweigerlich unnütze Arbeitsschritte nach sich.

E-Mail-Kommunikation breitet sich im Unternehmen ähnlich aus wie Meetings. Da wir keine Kopie anfertigen müssen sondern einfach nur einen weiteren Empfänger in „cc:“ eintragen, wächst die Informationsflut. Das spürt jeder, der nach dem Urlaub den Rechner einschaltet und zunächst Stunden damit zubringt, wichtige von unwichtigen Kommunikationen zu unterscheiden.