Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 1 Personalcontrolling – wichtiger denn je

Demografie und Fachkräftemangel

Die demografische Entwicklung sowie der Fachkräftemangel stellen die Unternehmen heutzutage vor Herausforderungen, die den Arbeitsmarkt in vielen Segmenten prägen. Die Analyse der Altersfluktuation und Abwanderungsrisiken sind für eine bedarfsgerechte Personalbeschaffung unerlässlich. Etwaige Engpässe auf dem Markt lassen sich nur mit einer zielgerichteten Personalentwicklung und der Förderung von Talenten vermeiden. Dies erfordert jedoch eine Transparenz der vorhandenen und der benötigten Qualifikationen.

Spezialsoftware ist teuer und verhindert ein effizientes Personalcontrolling

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen mangelt es aber an kosteneffizienten und beherrschbaren Analysewerkzeugen, die diese Sachverhalte genau abbilden. Finanziell fallen hier nämlich ins Gewicht:

• Anschaffungskosten für EDV-gestützte Spezialsysteme,
• Systemanpassungen,
• Softwarewartungsgebühren und
• meist intensive Schulungen.

Außerdem muss der Personaleinsatz zur Pflege eines solchen Personal­informationssytems einkalkuliert werden. Dieser Aufwand steht oftmals nicht im Verhältnis zum erzielbaren Nutzen, sodass die Einführung eines Personalcontrollings häufig ausbleibt. Daher müssen Wege gefunden werden, ohne den Einsatz spezieller Softwaresysteme innerhalb eines überschaubaren Kostenrahmens Controllingtätigkeiten durchführen zu können.

Bereits vorhandene Systeme bieten eine effektive und effiziente Alternative

Personalcontrolling ist ohne Anfangsinvestitionen möglich

In den bereits vorhandenen EDV-Systemen der Unternehmen finden sich eine ganze Reihe von Zahlen, Daten und Fakten, mit denen Personalcontrolling ohne allzu große Anfangsinvestitionen durchgeführt werden kann. So fließen sehr viele der auswertungsrelevanten Informationen in die Entgeltabrechnungssysteme ein. Anhand der dort gespeicherten Daten lassen sich Mitarbeiterzahlen absolut und kapazitiv als FTE (Full Time Equivalent) ermitteln, ebenso wie eine Altersstruktur oder die Analyse der Betriebszugehörigkeit. Weitere Systeme wie die Zeitwirtschaft können darüber hinaus Daten zu Ausfallzeiten, Urlaubs- und Gleitzeitständen oder Schulungseinsätzen liefern.