Es bleibt dem Unternehmer unbenommen, die privat gefahrenen Kilometer und die darauf entfallenden Aufwendungen exakt zu ermitteln. Führt er diesen Einzelnachweis, kann er die oft günstigere Fahrtenbuchmethode beanspruchen. Dafür müssen zweierlei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die tatsächlichen Aufwendungen für den Pkw müssen feststehen sowie nachweisbar sein und
  • die betrieblichen und privaten Fahrten sowie weitere Angaben müssen täglich in einem Fahrtenbuch festgehalten worden sein.[1] Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum genügen nicht.

Bei Nutzung von Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugen sind bei Ermittlung der in den tatsächlichen Aufwendungen enthaltenen Abschreibungen die unter Tz. 2.1 dargestellten Minderungen des Bruttolistenpreises entsprechend von den tatsächlichen Anschaffungskosten vorzunehmen.

Wird das Fahrtenbuch verworfen, kommt das Pauschalverfahren zum Ansatz. Werden nebeneinander mehrere betriebliche Fahrzeuge privat genutzt, kann der Unternehmer bei jedem Fahrzeug zwischen der 1 %-Regelung und der Fahrtenbuchmethode wählen.[2]

 
Praxis-Tipp

Angaben im Fahrtenbuch müssen insgesamt plausibel sein

Ein Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form zu führen. Nicht jede Unstimmigkeit bei den Eintragungen führt zur Nichtanerkennung des Fahrtenbuchs und der Versagung der Fahrtenbuchmethode. Kleinere Mängel bleiben ohne Folgen, wenn die Angaben insgesamt plausibel erscheinen. Ein elektronische Fahrtenbuch wird anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse ergeben und nachträgliche Korrekturen ausgeschlossen sind. An den letztgenannten Anforderungen scheitern Fahrtenbücher in Form von Excel-Tabellen.

Die lt. Fahrtenbuch privat gefahrene Strecke, multipliziert mit den Aufwendungen je Kilometer, ergibt den anzusetzenden Entnahmewert.

 
Praxis-Beispiel

Entnahmewert Privatfahrten Fahrtenbuchmethode

Die Gesamtkosten für den betrieblich und privat sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genutzten Pkw betragen im Jahr 14.000 EUR, die Gesamtfahrleistung lt. Fahrtenbuch 20.000 km. Davon entfallen auf

  • betriebliche Fahrten 14.400 km, dies entspricht 72 % der Gesamtfahrleistung,
  • auf Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte 4.000 km oder 20 % der Gesamtfahrleistung (200 Fahrten × 20 km Hin- und Rückweg) und
  • auf Privatfahrten 1.600 km oder 8 % der Gesamtfahrleistung.

Aus dem Verhältnis der Gesamtkosten zur Gesamtfahrleistung ergibt sich ein durchschnittlicher Kilometersatz von 0,70 EUR.

Für die Privatfahrten sind 1.120 EUR anzusetzen (rechnerisch ermittelt entweder mit 1.600 km × 0,70 EUR oder mit 8 % der Gesamtkosten von 14.000 EUR).

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