14.10.2015 | Serie Effizienz in der Steuerkanzlei

Teil 1 - Rezepte für erfolgreiches Delegieren

Serienelemente
Erfolgreiches Delegieren muss richtig vorbereitet werden.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Sind Sie eher die "Krake", die die Aufgaben immer wieder an sich zieht, weil die Mitarbeiter sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausführen? Wie werden Sie zum "Leitwolf", der nicht alle Aufgaben selbst erledigt, sondern delegiert? Wir führen Sie in 3 Schritten in das erfolgreiche Delegieren ein.

Schritt 1: Die Vorbereitung

Nicht nur in der Küche, auch bei der Delegation liegt das Geheimnis des Erfolgs in der Vorbereitung! Wir stellen Ihnen hier die Methode der 6 W´s vor. Sie eignet sich hervorragend dazu, alle notwendigen Vorüberlegungen im Rahmen einer Delegation anzustellen.

  1. Was? - Hier geht es um die Definition der Aufgabe, die delegiert werden soll. Es gilt, die Aufgabe zwischen "Mach mal" und einer detaillierten Aufgabenbeschreibung zu platzieren - angepasst an den Umfang der Aufgabe und dem Fachwissen und der Organisationsfähigkeit des Mitarbeiters.
  2. Wer? - Neben der fachlichen Qualifikation, die für den Aufgabenbereich gebraucht wird, muss der Mitarbeiter aber fast immer auch persönliche Fähigkeiten mitbringen. Beispiel: Bei der Erbschaftsteuer ist in der Kommunikation mit den Hinterbliebenen Fingerspitzengefühl gefragt. 
  3. Wann? - Diese Frage hat drei Dimensionen: Ab wann soll der Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen? Und woher kommt die Zeit, in der die Aufgabe erledigt werden soll? Wann soll die Aufgabe fertig sein? Hier ist Dialog die bessere Form gegenüber der "Anweisung".
  4. Womit? - Welche Hilfsmittel stehen dem Mitarbeiter zum Lernen und zur Erledigung der neuen Aufgabe zur Verfügung? Ist eine Fortbildung notwendig?
  5. Wie? - Im Wesentlichen soll der Mitarbeiter selbst entscheiden wie er die Aufgabe löst. Gerade bei neuen Aufgaben sollten Sie aber auch hier unterstützen. Das Motto: So selbständig wie möglich.
  6. Warum? Denken Sie zum Schluss nochmal über folgende Fragen nach: Warum diese Aufgabe Warum dieser Mitarbeiter? Warum jetzt?

Eine gute Vorbereitung auf diese Fragen macht es Ihnen leicht, dem Mitarbeiter ein schlüssiges Konzept vorzulegen. Je besser Ihr Mitarbeiter über die Hintergründe Bescheid weiß, desto eher erkennt er auch seine eigene Perspektive.

Schritt 2: Das Delegationsgespräch

Die 6 W´s leiten Sie auch durch das Gespräch, das immer stattfinden muss – auch wenn es nur 5 Minuten sind. Der Sinn des Gesprächs ist es, den Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren. Hier noch ein paar Tipps:

Bei der Beschreibung des "Was?" sollten Sie auf jeden Fall den Mitarbeiter die Aufgabe in eigenen Worten wiederholen lassen. Sie vermeiden so Missverständnisse.

Zum Punkt "Wann?" empfehlen wir Ihnen sich die Zeiten des Mitarbeiters vor dem ersten Delegationsgespräch anzusehen. Auf das Argument Ihres Mitarbeiters: "Wann soll ich denn..." sind Sie dann schon vorbereitet.

Sprechen Sie nur von "Zusatzarbeiten" wenn Sie das auch genau so meinen! Wörtlich übersetzt in die Sprache Ihres Mitarbeiters heißt das "Überstunden"

Vorsicht: Vermeiden Sie diese zwei Fehler:

  • "Überverkaufen": "Lieber Mitarbeiter, Du bist der Einzige, der diese Arbeit übernehmen kann...". Ihr Mitarbeiter ahnt dann sofort, dass er die entsprechende Aufgabe wahrscheinlich nicht wirklich haben möchte...
  • "Untertreiben": "Das geht ganz schnell und einfach..." Auch hier schwant dem Mitarbeiter Böses...

Schritt 3: Kontrolle

Der dritte Baustein zum Erfolg ist die Kontrolle. Sie können Ihre Mitarbeiter dabei nach und nach in die "Freiheit" entlassen. Je nach Aufgabe und "Delegationsstufe" (Ausbildung, Betriebszugehörigkeit) können Sie die Kontrolle lockern, aber nie völlig weglassen! 

Tipps:

  • Für das nächste Gespräch wird der Termin immer gleich am Ende des vorherigen Gespräches fest gelegt.
  • Schwierige Aufgaben werden in mindestens drei "Pakete" aufgeteilt. Zwischenkontrolle ist hier wichtig! 

Berücksichtigung der Delegationsfähigkeit des Mitarbeiters

Die richtige "Dosis" an Delegation hängt von der Entwicklungsstufe des Mitarbeiters ab. Natürlich werden Sie an einen Azubi anders delegieren als an einen erfahrenen Mitarbeiter. Vorsicht: Auch Ihr erfahrener Mitarbeiter wird immer dann wieder auf eine niedrigere Stufe zurückfallen, wenn er sich komplett neuen Aufgaben widmen soll. So wird ein Mitarbeiter, der bei Bilanzen von Einzelunternehmen sehr erfahren ist, bei seiner ersten GmbH-Bilanz wieder mehr Unterstützung brauchen.

Die Stufen

  1. Stufe: Nur Recherche, Entscheidung beim Chef
  2. Stufe: Recherche und Alternativen, Entscheidung beim Chef
  3. Stufe: Alternativen und Entscheidungsvorschlag, Entscheidung beim Chef
  4. Stufe: Entscheidung und Vetorecht Chef
  5. Stufe: Entscheidung und Info an Chef
  6. Stufe: Entscheidung ohne Info an Chef

Nicht jeder Chef möchte bis zur Stufe 6 delegieren. Nicht jeder Mitarbeiter wird die Stufe 5 erreichen. Tipp: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über die "aktuelle" Delegationsstufe: "In dieser Sache sehe ich Dich auf Stufe...".

Fazit

Natürlich werden Sie nicht für jede kleine Aufgabe jeden Schritt des hier gezeigten Prozesses anwenden. Es hat sich aber bewährt, sich diesen Prozess immer wieder bewusst zu durchlaufen damit er sich als Routine verfestigt. 


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Schlagworte zum Thema:  Kanzleimanagement, Steuerberatung, Steuerberater

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