Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Was ist die Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Die "Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen" (Version: 2.0; Stand: 29.11.2019) zielt darauf ab, die Verfahren und Maßnahmen zu beschreiben, die für die Digitalisierung und anschließende elektronische Aufbewahrung inkl. Vernichtung der originären Papierbelege im Unternehmen gelten. Sie beschränkt sich ausdrücklich auf die Aspekte einer ordnungsmäßigen Digitalisierung von Belegen unter Aufrechterhaltung der Beweiskraft der Buchführung unter Berücksichtigung der geltenden Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.

Digitalisierung von Belegen

Gegenstand der Digitalisierung und Aufbewahrung sind danach alle Belege, die der Dokumentation von Geschäftsvorfällen dienen, die handels- und/oder steuerrechtlich buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtig im Sinne der GoB sind. Durch die Möglichkeit, Belege mit einem Smartphone abzufotografieren und in der Cloud zu speichern, haben sich neue Vorgaben für Steuerberater und Unternehmen, die die GoBD 2020 und nun auch die neue Version der Muster-Verfahrensdokumentation berücksichtigen.

Verfahrensdokumentation nach GoBD ist Pflicht

Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungssystems bezieht, muss für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Die Verfahrensdokumentation besteht i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Dies ergibt sich aus Abschn. 10.1 der GoBD 2020.

Die Verfahrensdokumentation muss danach verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

Änderung und Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation

Es muss nachgewiesen werden, dass das in der Verfahrensdokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Änderungen müssen versioniert und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten werden. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. §§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nach den GoBD 2020 nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die behandelten Unterlagen noch nicht abgelaufen ist.

Muster-Verfahrensdokumentation: Was es zu beachten gilt

Die Musterverfahrensdokumentation ist individualisierbar und dient den Unternehmen somit als Vorlage, um den Vorgang der Belegablage anhand unternehmens- und branchenspezifischer Angaben zu dokumentieren. Die Prozesse sind bei den Steuerpflichtigen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Verfahrensdokumentation gibt es daher nicht. Für Steuerberater bietet sich hierbei ein weites Betätigungsfeld.

Was geschieht, wenn keine Verfahrensdokumentation nicht vorhanden ist? Dies alleine kann nach Ansicht der Finanzverwaltung zur Fehlerhaftigkeit bzw. zur Verwerfung der Buchführung und damit zu einer Schätzungsbefugnis führen. Diese Auffassung der Finanzverwaltung ist aber umstritten, da keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht.

Verfahrensdokumentation für Kleinunternehmen

Auch Kleinunternehmer sind zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Die Kleinunternehmerregelung stellt lediglich ein umsatzsteuerrechtliche Veriefachung dar. Andere unternehmerische Pflichten gelten trotzdem.