Bei den Reisekosten sind die Fahrtkosten die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen.
Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug, ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Der Arbeitnehmer kann auf Grund der für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelten Gesamtkosten für das von ihm gestellte Fahrzeug einen Kilometersatz errechnen, der so lange angesetzt werden darf, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z. B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bis zum Eintritt veränderter Leasingbelastungen. Abweichend davon können die Fahrtkosten auch mit den pauschalen Kilometersätzen gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG angesetzt werden (R 9.5 LStR).
Fall beim FG München: Jahresübergreifende Berechnung der Gesamtkosten
Im in einem vom FG München entschiedenen Fall schaffte sich der Kläger im Dezember 2018 einen PKW an. Die Leasingsonderzahlung sowie die Fahrzeugzubehörkosten, Zusatzleistungen und Reifen zahlte er im Jahr 2018. Die Gesamtkosten für PKW-Fahrten stellte der Kläger für das Veranlagungsjahr 2018 mit dem Ansatz von teilweise erst 2019 geleisteten Zahlungen und anhand künftiger PKW-Fahrten dar.
Die Gesamtkosten betrugen über 30.000 EUR, wovon alleine die Leasingsonderzahlung für den Zeitraum 20.12.2018 bis 19.12.2021 15.000 EUR betrug. Unter Berücksichtigung der Jahresgesamtfahrleistung errechnete der Kläger einen Kilometersatz von 0,93 EUR, welcher im Veranlagungsjahr 2018 auch seine Berücksichtigung fand.
Finanzamt fordert für 2019 neue Berechnung
In 2019 erkannte das Finanzamt aber nur noch einen Kilometersatz von 0,30 EUR an. Begründet wurde dies damit, dass zwar grundsätzlich der in 2018 festgestellte Kilometersatz auch für 2019 anwendbar sei. Dies setze aber voraus, dass keine wesentlichen Veränderungen der Verhältnisse eingetreten sind.
In Bezug auf die Leasing-Sonderzahlung, Zubehör, Zusatzleistungen und Reifen (gesamt ca. 19.500 EUR) hätten sich aber die Verhältnisse wesentlich geändert, da diese Kosten nicht 2019 angefallen seien. Zwar seien nach R 9.5 LStR die Gesamtkosten eines Kfz auf der Grundlage eines 12-Monatszeitraums zu ermitteln, der nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein muss.
Jedoch werde dadurch die Abschnittsbesteuerung nicht außer Kraft gesetzt. Eine Geltungsdauer für 12 Monate lasse sich daraus nicht herleiten. Eine Neuberechnung sei insbesondere erforderlich, wenn die Abschreibung des PKW ende, dieser verkauft oder ein neuer angeschafft werde, sich die Jahresfahrleistung erheblich ändere oder eine Leasingsonderzahlung nicht mehr anfalle, die im ersten Jahr in die Berechnung eingehe, was hier der Fall sei.
FG lässt Kilometersatz auch für 2019 gelten
Das sieht das FG München erfreulicherweise anders (Urteil v. 12.10.2021, 2 K 667/21), weil sich die Verhältnisse nicht wesentlich geändert hätten. Die Leasingsonderzahlung gehört in Höhe des auf Auswärtstätigkeiten entfallenden Nutzungsanteils grundsätzlich zu den sofort abziehbaren Werbungskosten.
Dies scheidet jedoch aus, soweit der Arbeitnehmer während der Laufzeit des Leasingvertrags die Kraftfahrzeugkosten nach pauschalen Kilometersätzen als Werbungskosten geltend macht (Leasing-Sonderzahlung geht in die Berechnung der Gesamtkosten mit ein). Durch die Pauschalbetragsrechnung sind regelmäßig sämtliche mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgegolten. Diese Abgeltungswirkung erfasst auch eine Leasingsonderzahlung. Der Werbungskostencharakter der Aufwendungen und damit die Möglichkeit ihrer Abziehbarkeit ergäben sich aus der beabsichtigten zukünftigen beruflichen Nutzung.
Hiervon ausgehend habe der Kläger am Ende des Veranlagungsjahrs 2018 für einen 12-Monatszeitraum eine Kilometerpauschale anhand der Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt und die die in diesem Jahr bereits abgeflossene Leasingsonderzahlung für einen Leistungszeitraum 20.12.2018 bis 19.12.2021 sowie Zubehörkosten etc. zu 100 % gezahlt. Er hat aber dabei auch die künftigen erst 2019 zu zahlenden Leasinggebühren, Tankfüllungen, Kosten des Reifenwechsels, Kfz-Steuer, Versicherung bei den Gesamtkosten für die Ermittlung der tatsächlichen Kosten pro Kilometer angesetzt.
Denn der Werbungskostencharakter der Aufwendungen und damit die Möglichkeit ihrer Abziehbarkeit ergäben sich aus der beabsichtigten zukünftigen beruflichen Nutzung des PKW. Ohne diesen Bezug hätte die berufliche Veranlassung nicht bejaht werden können. Wenn aber für die Qualifizierung von Aufwendungen die zukünftige Nutzung maßgeblich ist, seien auch die entsprechenden steuerlichen Vorgaben bzw. Einschränkungen zu berücksichtigen. Das Prinzip der Abschnittsbesteuerung stehe dem nicht entgegen (vgl. auch BFH, Urteil v. 15.4.2010, VI R 20/08).
Die Leasingsonderzahlung decke einen mehrjährigen Zeitraum ab und ist mit der Reisekostenpauschale abgegolten. Deshalb wird die Leasingsonderzahlung nur anteilig berücksichtigt, wenn und soweit Arbeitnehmer während der Laufzeit des Leasingvertrags in den Folgejahren für das Fahrzeug pauschale Kilometersätze als Werbungskosten geltend machen. Daher sei der Kilometersatz von 0,93 EUR auch in 2019 anwendbar.
Revisionsverfahren beim BFH anhängig
Gegen die Entscheidung des FG läuft ein Revisionsverfahren vor dem BFH (Az: VI R 9/22). Die Entscheidung des BFH bleibt abzuwarten.