Aufbewahrungspflicht für Papierakten: Elektronisches Dokumenten-Management-System (BZSt)

Im Rahmen eines elektronischen Dokumenten-Management-System (DMS) können Papierdokumente sechs Monate nach erfolgtem Scannen (ersetzendes Scannen) vernichtet werden.

Die gerichtlichen Verfahrensordnungen lassen elektronische Dokumente/elektronische Prozessakten bzw. Übertragungen von einer Form in die andere zu (§ 55b Verwaltungsgerichtsordnung - VwGO, § 52b Finanzgerichtsordnung - FGO). Es ist daher für die Verwaltung zulässig, elektronische Akten auszudrucken und dem Gericht in Papierform vorzulegen, sofern eine elektronische Übermittlung an das Gericht nicht möglich ist.

Sechs Monate nach dem Scannvorgang können die Unterlagen künftig vernichtet werden. Die gescannten Papierdokumente sind als qualifizierte Dokumente in der eAkte abzulegen. Die qualifizierte Signatur des gescannten Papierdokuments dient als Nachweis für einen ordnungsgemäßen Scann-Vorgang. Sie ersetzt nicht die durch Rechtsvorschrift angeordnete Unterschrift des Dokumentenausstellers, sondern dokumentiert die Unverfälschtheit der Quelle (Papierdokument) in einem signierten elektronischen Abbild.

Der unmittelbaren Vernichtung der Posteingänge im Anschluss an das Scannen steht jedoch u.a. entgegen, dass eingescannte elektronische Dokumente nicht alle Bestandteile des Originals enthalten könnten oder nicht vollständig lesbar sein könnten. Die kurzfristige Aufbewahrung der gescannten Unterlagen für sechs Monate (in vereinfachter Form, z.B. Kartonablage) ist vorerst beizubehalten.

BZSt v. 28.9.2011, St II 2 - S 2280 - PB 11/00017