Mit dem Zahlstellenverfahren übermitteln Arbeitgeber und sonstige Zahlstellen bei Versorgungsbezügen (z.B. Betriebsrenten) die Daten an die Krankenkassen. Nun sind Änderungen für dieses Verfahren verabschiedet worden.
Bereits ab 1.2.2013 gelten die nächsten Änderungen im maschinellen Zahlstellenverfahren. Die Verfahrensbeschreibung zum maschinell unterstützten Zahlstellen- Meldeverfahren nach § 202 Abs. 2 SGB V liegt zu diesem Stichtag in einer überarbeiteten Fassung vor. Zwar sind die Anpassungen nicht sehr umfassend. Dennoch sollten alle Zahlstellen informiert sein.
Ermittlungspflicht der Zahlstelle
Eine Änderung betrifft die Fälle eines Krankenkassenwechsels. Das Ende der Meldeverpflichtung bei einem laufenden Versorgungsbezug wegen Kassenwechsels wird von der bisherigen Krankenkasse mit dem entsprechenden Meldegrund (DBKZ/GD 6) an die Zahlstelle gemeldet. Häufig tritt jedoch die Situation ein, dass der bisherigen Krankenkasse die neue Krankenkasse des Versorgungsempfängers nicht bekannt ist. Dann wird bei der Meldung an die Zahlstelle die Betriebsnummer der neuen Krankenkasse nicht übermittelt.
Hier setzt die Mitwirkungspflicht der Zahlstelle ein, deren entsprechende Ermittlungspflicht nun in die Verfahrensbeschreibung aufgenommen ist: Die Zahlstelle muss die neue Krankenkasse beim Versorgungsbezieher unverzüglich ermitteln und anschließend an die neue Krankenkasse die Meldung „Bewilligung/Beginn“ erstatten. Wird die Betriebsnummer der neuen Kassen bereits von der vorhergehenden Kasse übermittelt, entfällt die Ermittlungspflicht der Zahlstelle.
Eindeutiges Aktenzeichen für den Versorgungsbezug
Eine weitere Präzisierung betrifft die Verwendung des Schlüssels „Aktenzeichen-Verursacher“. Dieses Kennzeichen dient der eindeutigen Identifizierung des Versorgungsbezuges einer Person. Es handelt es sich um das Aktenzeichen des Versorgungsbezuges bei der Zahlstelle (DSVZ/AZVU), das auch von der Zahlstelle vergeben wird. Dabei ist seitens der Zahlstellen darauf zu achten, dass dieses Schlüsselfeld den Versorgungsbezug sowohl bei der Zahlstelle als auch in den Fällen des Mehrfachbezuges bei den Krankenkassen eindeutig identifiziert.
Mehrere Versorgungsbezüge = mehrere Aktenzeichen
Bei mehreren Versorgungsbezügen einer Zahlstelle muss jeder Versorgungsbezug ein eigenes AZVU erhalten. Dies gilt für zeitgleich wie auch zeitlich nacheinander gelagerte laufende Versorgungsbezüge und Kapitalleistungen. Nur über dieses eindeutige Zeichen kann auch die Krankenkasse die Meldungen dem jeweiligen Versorgungsbezug getrennt zuordnen. Insbesondere ist auch zu beachten, dass dieses Schlüsselfeld keine laufend änderbaren Inhalte enthält. Zahlstellen müssen also davon Abstand nehmen, im Aktenzeichen z. B. Abkürzungen für den Abrechnungsmonat zu verwenden.