Die Protokollierung von Hauptversammlungsbeschlüssen bei der Aktiengesellschaft birgt zahlreiche Fallstricke. Ein fehlerhaftes Protokoll führt schlimmstenfalls zur Nichtigkeit der protokollierten Beschlüsse, wenn nicht – ausnahmsweise – eine Korrektur des Protokolls möglich ist.

Hintergrund

Dem BGH lag ein Fall zur Entscheidung vor, in dem sich ein (in der Hauptversammlung überstimmter) Aktionär gegen die Wirksamkeit der in dieser Hauptversammlung gefassten Beschlüsse wehrte. Der Kläger, der 10 % der Aktien hält, war bis zur Abberufung und Neueinsetzung des Aufsichtsrats Vorstand der Beklagten, einer nicht börsennotierten Aktiengesellschaft. Der in der Hauptversammlung durch den Mehrheitsaktionär neu installierte Aufsichtsrat berief als erste Amtshandlung den Kläger ab. Das wollte der Kläger nicht auf sich sitzen lassen und rügte klageweise verschiedenste Fehler bei der Einberufung und der Protokollierung der Hauptversammlung.

Insbesondere störte sich der Kläger an der Protokollierung von Art und Ergebnis der Abstimmung. Das Protokoll wies lediglich aus, dass der Mehrheitsaktionär („90 %“) dafür, der Kläger („10 %“) dagegen gestimmt habe. Über die Zahl der abgegebenen Stimmen und damit über das Ergebnis der Beschlussfassung enthielt das Protokoll jedoch keine Angabe. Weiter fehlte im Protokoll die Feststellung, auf welche Weise abgestimmt wurde. Der beurkundende Notar hatte das Protokoll insoweit jedoch nachträglich noch „ergänzt“.

Urteil des BGH vom 10.10.2017 – II ZR 375/15

Anders als der Kläger erkannte der BGH in der Protokollierung keine relevanten Verstöße gegen das Aktiengesetz. Das notarielle Protokoll einer Hauptversammlung könne durch den Notar im Wege eines Nachtragsvermerks oder durch eine gesonderte Niederschrift korrigiert werden, um eine Unrichtigkeit des Protokolls zu beheben. Denn der Rechtsverkehr habe ein größeres Interesse an berichtigten (und damit richtigen) Urkunden als an unveränderten, aber unrichtigen. Eine erneute Hinzuziehung der Hauptversammlung sei für eine derartige Korrektur nicht erforderlich, da der Notar bei der Hauptversammlung nicht Willenserklärungen, sondern seine Wahrnehmung über Tatsachen protokolliere.

Soweit das Protokoll lediglich die aktienmäßige Beteiligung der Abstimmenden, nicht aber die Zahl der jeweils abgegebenen Stimmen und damit auch nicht das Ergebnis der Abstimmung protokolliere, liege hingegen ein Verstoß gegen die Protokollierungspflichten des Aktiengesetzes vor. Denn aus der Zahl der Kapitalanteile der an der Hauptversammlung beteiligten Aktionäre lasse sich das zahlenmäßige Ergebnis der Abstimmung nie sicher herleiten, da z.B. in der Satzung ein Minderstimmrecht für noch nicht voll eingezahlte Aktien vorgesehen sein könnte. So sah auch im vorliegenden Fall die Satzung vor, dass nicht voll eingezahlte Aktien nur mit einem Viertelstimmrecht an der Hauptversammlung teilnehmen. Diese Besonderheit könne jedoch für die Entscheidung außer Betracht bleiben, da der Kläger selbst mit einem hypothetischen vierfachen Stimmrecht in der streitgegenständlichen Entscheidung überstimmt worden wäre.

Anmerkung

Der BGH hat mit seiner Entscheidung einen guten Weg eingeschlagen. Er hat sich von seiner bisherigen starren Sichtweise gelöst, wonach eine Protokollierung ohne Angabe des rechnerischen Abstimmungsergebnisses (außer etwa bei Einstimmigkeit) grundsätzlich nichtig ist, auch wenn kein Zweifel an der Annahme des Beschlussvorschlags bestehen kann. Von dieser Rechtsprechung ist der BGH nun abgerückt. Er erlaubt eine korrigierende Auslegung von lückenhaften Protokollen, soweit sich diese Lücken – wie hier – kombinatorisch schließen lassen.

Auch dass der BGH dem beurkundenden Notar eine recht weitgehende Korrekturmöglichkeit einräumt, ist vernünftig und entsprach schon bislang einer gewichtigen Ansicht in der juristischen Literatur. Die Entscheidung lässt indes offen, ob eine derartige Korrektur auch in Betracht kommt, wenn nicht ein Notar das Protokoll erstellt hat, sondern dieses „nur“ vom Aufsichtsratsvorsitzenden unterzeichnet wurde. Letzteres stellt bei der überwältigenden Mehrzahl der Aktiengesellschaften den Regelfall dar: Nicht börsennotierte Aktiengesellschaften müssen, wenn nicht in der Hauptversammlung über Grundlagengeschäfte abgestimmt wird (wie etwa Satzungsänderungen), keinen Notar zur Beurkundung der Hauptversammlungsbeschlüsse hinzuziehen. Stattdessen liegt das Protokoll in der Verantwortung des Versammlungsleiters, in der Regel also des Aufsichtsratsvorsitzenden. Der Aufsichtsratsvorsitzende kann sich allerdings zur Korrektur des Protokolls nicht ohne weiteres auf die notarrechtlichen Vorschriften des Beurkundungsgesetzes stützen. Und da der BGH auch damit argumentiert, ein Notar habe als „Person des öffentlichen Glaubens“ für eine Berichtigung seiner Protokollfehler zu sorgen, lässt sich die Entscheidung nicht ohne Weiteres auf ein nicht-notarielles Protokoll übertragen.

Fazit:

Aktiengesellschaften sind alles andere als pflegeleicht – die Protokollierungspflichten sind nur eine Spitze des regulatorischen Eisbergs. In vielerlei Hinsicht gelten bei Aktiengesellschaften viel strengere Anforderungen als bei GmbHs, und zwar auch dann, wenn der Kreis der Aktionäre klein und überschaubar ist. Hauptversammlungsbeschlüsse im Umlaufverfahren sind unzulässig, die Kapitalschutzvorschriften sind deutlich strenger als bei der GmbH, die Zuständigkeiten von Vorstand, Aufsichtsrat und Hauptversammlung sind gesetzlich geregelt und nicht flexibel regelbar. Vom Gesetz abweichende Regelungen in der Satzung sind nur ausnahmsweise zulässig, wenn das Gesetz dies ausdrücklich erlaubt.

Vor diesem Hintergrund ist bei der Aktiengesellschaft erheblich mehr „corporate housekeeping“ erforderlich als z.B. bei einer GmbH. Gerade, wenn es auf die Wirksamkeit von Beschlüssen ankommt, ist bei der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft eine gründliche Vorbereitung ratsam.

Rechtsanwälte Dr. Barbara Mayer und Dr. Jan Barth, Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB, Freiburg

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