Der Nachweis der Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer einer englischen Limited zum Handelsregister kann nicht allein durch die Bescheinigung eines deutschen Notars erbracht werden, wenn dieser seine Erkenntnisse nur durch Einsicht in das beim Companies House geführte Register erworben hat, da dieses seiner rechtlichen Bedeutung nach nicht dem deutschen Handelsregister entspricht.
Die Vertretungsberechtigung muss anhand weiterer Gesellschaftsunterlagen nachvollzogen werden. Dies gilt selbst dann, wenn alle im Register des Companies House eingetragenen Geschäftsführer an der Handelsregisteranmeldung mitgewirkt haben.
Hintergrund
Die beiden Geschäftsführer (directors) einer in England gegründeten private limited company (Limited) hatten einen Dritten schriftlich bevollmächtigt, die Limited als alleinige Gesellschafterin einer deutschen GmbH in einer Gesellschafterversammlung zu vertreten und die Änderung der Firma der GmbH zu beschließen. Mit der Handelsregisteranmeldung legte der Notar eine notarielle Urkunde vor, in der er feststellte, dass aufgrund Einsicht in das beim Companies House geführte Register die Vollmachtgeber dort gemeinsam als directors eingetragen seien und ihre Vertretungsberechtigung noch bestehe. Das Registergericht lehnte die Eintragung der Firmenänderung im Handelsregister ab, da die Vertretungsberechtigung der beiden directors der Limited nicht in ausreichender Weise nachgewiesen worden sei.
Der Beschluss des OLG Nürnberg v. 26.1.2015, 12 W 46/15
Das OLG Nürnberg bestätigte die Ansicht des Registergerichts. Das Registergericht sei vor einer Eintragung im Handelsregister zur Prüfung der Vertretungsbefugnis der handelnden Organe einer juristischen Person zum Zeitpunkt der Stellung des Eintragungsantrags verpflichtet. Diese Prüfung erfordere den positiven Nachweis der Vertretungsberechtigung. Die bloße Glaubhaftmachung genüge insoweit nicht.
Für deutsche Handelsgesellschaften genüge die beglaubigte Abschrift eines aktuellen Handelsregisterauszuges. Außerdem könnten Notare nach § 21 Abs. 1 BNotO Bescheinigungen über die Vertretungsberechtigung einer juristischen Person oder Handelsgesellschaft ausstellen, wenn sich die Umstände der Vertretungsbefugnis aus einer Eintragung im Handelsregister oder einem ähnlichen Register ergibt und sich der Notar zuvor durch Einsichtnahme über die Eintragung Gewissheit verschafft hat. Für eine ausländische Gesellschaft sei die Bescheinigung eines deutschen Notars aber nur dann ausreichend, wenn im jeweiligen Gründungsstaat mit dem deutschen Handelsregister zu vergleichende öffentliche Register bestehen. Dem Companies House komme jedoch keine dem deutschen Handelsregister entsprechende Bedeutung zu.
Als Nachweismöglichkeit sei neben der Beibringung einer Bescheinigung der registrierenden Behörde (Registrar of Companies) oder eines Certificate of Good Standing samt beglaubigter Übersetzung und Apostille auch eine gutachterliche Bescheinigung eines englischen Notars denkbar. Für die Feststellung der Vertretungsbefugnis bedarf es der Einsichtnahme in die entsprechenden Gesellschaftsunterlagen; hierzu zählen u.a. die Gründungsurkunde der Gesellschaft (certificate of incorporation) bzw. die Satzung (articles of association) sowie ggf. eine schriftliche Vollmacht (power of attorney) der Geschäftsführung oder eine Bescheinigung über einen entsprechenden Beschluss dieses Gremiums, der durch die vom secretary der Gesellschaft gefertigten Abschriften aus dem Protokollbuch (minute book) der Gesellschaft nachweisbar sei.
Anmerkung
Die Anforderungen der Registergerichte an den Nachweis der Vertretungsmacht englischer Limited werden in der Rechtsprechung derzeit unterschiedlich beurteilt. Wie das OLG Nürnberg haben auch das OLG Schleswig (Beschluss v. 1.2.2012, 2 W 10/12) und das OLG Düsseldorf (Beschluss v. 21.8.2014, I-3 Wx 190/13) eine Bescheinigung eines englischen Notars als tauglich erachtet. Eine solche Bescheinigung wird regelmäßig unproblematisch beizubringen sein. Allerdings darf sich der Notar nicht mit einer bloß formelhaften Feststellung der Vertretungsbefugnis begnügen, sondern muss explizit die in Einsicht genommenen Unterlagen (memorandum, articles of association, minute book) als Grundlage seiner Feststellung benennen.
Anders als im vorliegenden Fall fordern einige Registergerichte jedoch keine Notarbestätigung, wenn alle auf dem Registerauszug des Companies House aufgeführten directors unterzeichnen. Denn dann wäre selbst im Falle der Gesamtvertretung die Gesellschaft wirksam vertreten. Verfügt eine Limited nur über einen director oder eine Zweigniederlassung in Deutschland, können die Anforderungen an den Vertretungsnachweis ebenfalls geringer sein. Auch auf eine Übersetzung des erforderlichen Nachweises in die deutsche Sprache wird teilweise verzichtet, wenn der zuständige Rechtspfleger der englischen Sprache hinreichend mächtig ist. Solange diese Fragen nicht vom BGH entschieden wurden, empfiehlt sich daher im Einzelfall vorab mit dem zuständigen Handelsregister oder Grundbuchamt abzuklären, welchen Inhalt die vorzulegenden Unterlagen haben müssen.
Gundo Haacke (Attorney), Rechtsanwältin Stephanie von Riegen, Friedrich Graf von Westphalen & Partner
Vgl. auch:
Nachweis über Vertretungsberechtigung einer Englischen Limited
Steuern und Prozesskosten für eine im Companies House gelöschte Limited