Herbert Diess, der neue Chef der PKW-Kernmarke bei Volkswagen, hat diese Woche die Bedeutung von Wissensmanagement veranschaulicht: Er will an den internen Teilewerken festhalten, um so das Wissen im Unternehmen zu halten. Auch Personaler können einiges tun, um Wissen zu binden.
Noch unter Martin Winterkorn war die Zukunft der Hausanfertigung bei VW ungewiss. Doch Diess hält die Bindung des Wissens auf diesem Weg für einen Vorteil im Wettbewerb. Damit gibt er allen Personalern Aufschwung, die das Wissensmanagement im Unternehmen vorantreiben wollen. Zwar ist die Entscheidung des VW-Chefs eine unternehmerische, die Personaler so nicht treffen, aber gleichwohl beeinflussen können. Aber auch auf anderer Ebene lässt sich einiges bewegen, um das wichtige Wissen im Unternehmen zu halten.
Dass Wissensmanagement wichtig für die Unternehmen ist, haben auch die meisten Personaler erkannt. In der Haufe-Lexware-Studie "HR als Wissensmanager: Strategien für den Unternehmenserfolg" geben ganze 74 Prozent der 400 befragten Personaler an, dass sie das Spezialwissen im Unternehmen erfassen und teilen. Auf diese Weise können sie Wissen erhalten, falls einige der Wissensträger aus dem Unternehmen ausscheiden sollten.
Allerdings antworten auch 26 Prozent der Befragten, dass sie Spezialwissen nicht erfassen. Und ein Drittel der Befragten gibt zu, dass weiterhin die Gefahr drohe, Wissen zu verlieren. Grund genug, hier Maßnahmen zu ergreifen.
Bewertung des Wissens und Dokumentation
Um wichtiges Wissen im Unternehmen halten zu können, muss im ersten Schritt geklärt werden, welches Wissen überhaupt als wichtig erachtet wird. Diese Auswahl ist die größte Herausforderung daran – alles lässt sich in jedem Fall nicht bewahren. Wichtige Dokument sind dabei Projektberichte, Sitzungsprotokolle, Präsentationen und auch die Korrespondenz über E-Mail oder postalischem Wege. Fallen dabei viele Dokumente auf, die nicht mehr benötigt werden, sollte dieses Wissen auch ausgesondert werden, um die Wissensflut noch beherrschen zu können.
Ist hier eine Auswahl getroffen, gilt es zu entscheiden, wo das Wissen gespeichert wird, damit es gut auffindbar ist. Auch muss man überlegen, welcher Detaillierungs- und Formalisierungsgrad sinnvoll ist sowie wie hoch der Datenschutz für diese Dokumente einzuschätzen ist. Hier bieten sich verschiedene Tools wie Dokumenten- oder Content-Managementsysteme sowie Intranetportale an.
Wissenstransfer über Coaching
Bisher läuft der Wissenstransfer in deutschen Unternehmen aber eher auf informellen Weg statt zentrale Speicherorte zu nutzen. Das bestätigt eine Umfrage unter 300 Geschäftsführers sowie Mitarbeiters des MIFM München – Institut für Marktforschung GmbH im Auftrag von Haufe aus dem Jahr 2014. Darunter leidet laut der Umfrage gut jeder vierte Befragte, denn die Mitarbeiter sehen sich mit wenig auskunftsfreudigen Kollegen sowie mangelnden Ablage- und Speicherstrukturen konfrontiert.
Um auch das informell weitergegebene Wissen einfangen zu können, bietet sich der Wissenstransfer mithilfe eines Coachs an. Wie dies aussehen kann, erläutert die Personalerin Bernadette Imkamp in Ausgabe 2/2014 der „Wirtschaft + Weiterbildung“. Der Coach, der den Wissenstransfer-Prozess begleitet, kann zusammen mit der Führungskraft die Kompetenzen und Aufgaben des Wissensträgers beleuchten. Die Erkenntnisse werden gemeinsam strukturiert und dann eine Entscheidung getroffen, welches Wissen mit welcher Priorität weitergegeben wird. Der Coach begleitet dann auch den eigentlich Prozess der Wissensübergabe an einen Kollegen.
Austrittsgespräche zur Wissenserhaltung
Am Ende ist es jedoch immer eine Herausforderung im Wissensmanagement, wenn ein wichtiger Wissensträger das Unternehmen verlässt – oder intern die Stelle wechselt. Doch Personaler sollten ihn nicht einfach ziehen lassen. Sie sollten einerseits versuchen herauszufinden, was genau die Gründe für den Weggang sind. War der Mitarbeiter unzufrieden mit den Bedingungen im Unternehmen, sollten Personaler dies wissen, um etwas verbessern zu können. Damit ist ein wichtiger Schritt für die Bindung der verbleibenden Mitarbeiter und Wissensträger getan.
Andererseits sollten Personaler auch ein Austrittsgespräch nutzen, um den Wissenstransfer zu erleichtern. Das kann auch der Vorgesetzte des ausscheidenden Mitarbeiters – am besten anhand eines halbstrukturierten Interviews – übernehmen. Darin sollte besprochen werden, wie bestimmte Prozesse bei der Arbeit gehandhabt wurden, wo wichtige Dokumente liegen und es sollten auch die speziellen Fähigkeiten des Mitarbeiters dokumentiert werden. Diese Informationen sind sinnvoll für die Suche nach einem Nachfolger, der die entsprechenden Dokumente dann in der Einarbeitungszeit erhält.