Teilnehmer mit digitalen Medien besser einbinden

Bei der digitalen Moderation werden im Gegensatz zur klassischen Moderation, bei der meist mit Pinnwand und Kärtchen oder Flipchart gearbeitet wird, vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heißt: Eine Grundvoraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die hierfür benötigte technische Infrastruktur vorhanden ist – also entweder firmenintern zur Verfügung steht oder von einem externen Dienstleister zur Verfügung gestellt wird.

Meeting-Cockpit: Deutlich mehr Funktionen als Powerpoint

Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist zunächst ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich – vereinfacht – mit dem Programm Powerpoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden.

Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit ist deutlich komplexer und enthält mehr Funktionen als Powerpoint, weil mit ihm, anders als bei einer Präsentation, keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehr-Weg-Kommunikation und zeitgleiche Interaktion ermöglicht werden soll.

Moderator kann Live-Befragungen auf Knopfdruck auswerten

Schließlich finden bei den mithilfe der digitalen Moderation durchgeführten Großveranstaltungen oft auch mehr oder weniger komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwort- oder Bewertungsmöglichkeiten statt, deren Auswertungen dann – sozusagen per Knopfdruck – grafisch aufbereitet angezeigt werden.

Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die nötigen Vorlagen erstellt. Außerdem gibt es bei Großveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen zu den unterschiedlichsten Themen, und deren Ergebnisse sollen anschließend nicht nur unmittelbar dokumentiert, sondern auch präsentierbar und bearbeitbar sein.

Welche Infrastruktur für die digitale Moderation nötig ist

Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld der Veranstaltung – abhängig vom Thema und geplanten Verlauf – die erforderlichen Vorlagen erstellt. Für das Durchführen der Veranstaltung selbst ist dann eine Infrastruktur vonnöten, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe sowie Art der Veranstaltung variieren kann:

• mindestens einem Digital-Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, für die Gruppenarbeit gespeichert sind,
• mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern sowie bei Bedarf auch noch anpassen können,
• mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle im Raum anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird,
• einer Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.

Veranstaltungen gewinnen eine ganz neue Dynamik

Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Veranstaltungen durchführen – von (Online-) Workshops mit einer überschaubaren Zahl von Teilnehmern bis hin zu Großveranstaltungen mit Hunderten oder gar Tausenden von Teilnehmern, die sich nicht selten an verschiedenen Orten, ja sogar in verschiedenen Ländern versammelt haben.

Diese Veranstaltungen gewinnen dadurch, dass die komprimierten Arbeits- oder Befragungsergebnisse unmittelbar vorliegen, eine ganz andere Dynamik gewinnen, als wenn mit den klassischen Papiermedien gearbeitet wird.

Digitalaffine Mitarbeiter stören sich an "Steinzeit-Medien"

Immer mehr Unternehmen nutzen die digitale Moderation zum Durchführen von Großveranstaltungen und Workshops, denn sie haben erkannt, dass die Teilnehmer sich durch die schnellen Feedback- und vielen Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, gewertschätzt und gehört fühlen.

Zudem haben sie registriert: Gerade unsere jungen, gut ausgebildeten und technikaffinen Mitarbeiter, die beruflich - zum Beispiel bei der Projektarbeit - und natürlich auch privat ganz selbstverständlich die moderne Informations- und Kommunikationstechnik nutzen, fragen sich, wenn in Workshops oder Kick-off-Veranstaltungen plötzlich mit Pinnwänden und Flipcharts gearbeitet wird: "Warum nutzen wir hier diese 'Steinzeit-Medien'? In unserem Arbeitsalltag tun wir dies doch auch nicht."

Den kompletten Beitrag "Moderne Technik nutzen – Teilnehmer besser einbinden" lesen Sie in Ausgabe 04/2016 unseres Sonderhefts "Tagen", das der April-Ausgabe der Zeitschriften "Acquisa" und  "Wirtschaft + Weiterbildung"  beiliegt. Das Heft steht hier zum kostenlosen Download bereit.