Besprechungen effizient gestalten

Offiziell soll mithilfe des Weltwirtschaftsforums dringende Zukunftsfragen geklärt werden. Beobachter vor Ort sprechen aber eher von einer Networking-Veranstaltung. So schreibt "Spiegel Online", dass für die meisten Teilnehmer die Diskussionsrunden "eher schmückendes Beiwerk" seien. "Sie kommen nach Davos, um Kontakte zu knüpfen und Geschäfte zu machen."

Auch in Unternehmensmeetings kann es schnell passieren, dass die Teilnehmer das eigentliche Ziel der Besprechung aus dem Auge verlieren. Oder aber Themen werden zu ausufernd diskutiert, sodass es zu keiner Lösung kommt. Auch Kleinigkeiten wie die Pünktlichkeit der Teilnehmer spielen eine Rolle, wenn Meetings effektiv eingesetzt werden sollen.

Meetings von Anfang an organisiert angehen

Doch schon bevor Meetings einberufen werden, sollte grundsätzliche überlegt werden, ob die Besprechung wirklich notwendig ist. Dabei ist zu überlegen, welche Alternativen wie zum Beispiel Stehkonvent, Telefonkonferenz, Informationsaustausch per Mail oder Brainstorming im Freien es gibt.

Führt die Überlegung dazu, dass ein Meeting erforderlich ist, sollte im Vorfeld einiges bedacht werden: So sind Zielsetzung, Gesprächsinhalt, Schwerpunkte, Ablauf und Erwartungen festzulegen. Benötigte Unterlagen müssen vorbereitet, Vorgespräche und Recherchen geführt werden. Auch sollte Klarheit über die Kompetenzen, Befugnisse und gegebenenfalls die vorhandene Kompromissbereitschaft der Teilnehmer herrschen.

Hinzu kommen die organisatorischen Anforderungen: Rechtzeitige Einladung mit Bekanntgabe von Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer. Auch Vorabinfos und eine Agenda an Teilnehmer sollte verschickt werden.

Für das Meetings selbst gibt es auch einige Punkte zu beachten, um es effizient zu gestalten. In unserer Bilderserie erhalten Sie Tipps dazu.