Zeitfresser bAV: Wie HR-Teams unbemerkt in die Haftung rutschen

HR-Alltag: Großer Aufwand, hohe Verantwortung

Der Arbeitsalltag in deutschen Personalabteilungen ist durchgetaktet und von großer Themenvielfalt geprägt.

Während strategische Initiativen wie Personalentwicklung oder Employer Branding um Aufmerksamkeit ringen, frisst das administrative Tagesgeschäft wertvolle Zeit. Ein Thema sticht dabei oft heraus: die betriebliche Altersversorgung (bAV).

Ursprünglich als strategischer Benefit gedacht, entpuppt sie sich für HR-Teams häufig als Liste zeitintensiver und fehleranfälliger Verwaltungsaufgaben, wie bspw.:

• Die Erhebung und laufende Pflege bAV-relevanter Personaldaten.
• Die Weitergabe von Informationen (Eintritte, Austritte, Gehaltsänderungen) an Versicherer und Lohnbuchhaltung.
• Die aktive Ansprache von Mitarbeitenden und die Koordination mit dem bAV-Berater.
• Das Protokollieren von Beratungen und die Dokumentation der Verträge.
• Die Pflege und Übergabe der bAV-relevanten Lohndaten an die Lohnbuchhaltung.

Manuelle Prozesse verstecken Haftungsrisiken

All das muss von der Personalabteilung gestemmt werden. Die Informationen und Aufgaben sind dabei oft auf diverse Medien und Systeme verteilt: E-Mails, Excel-Listen, Papierakten und diverse Anbieter-Portale. Viele dieser Prozesse sind manuell, was gepaart mit hohem Zeitdruck schnell zu Unachtsamkeiten führt – der Nährboden für handfeste Haftungsrisiken.

Zudem ist die bAV kein statisches Gebilde, sondern unterliegt einem sich wandelnden regulatorischen Rahmen (z.B. BRSG I & II). Dieser Zwang zur ständigen manuellen Prüfung von Altverträgen verschärft den Zeitdruck und das Fehlerrisiko zusätzlich.

Die häufigsten Haftungsfallen in der Praxis

Damit rückt die Frage, wie Arbeitgeber die bAV-Haftung vermeiden können, in den Fokus der Prozessgestaltung. Drei Risikofelder sind dabei besonders relevant:

• Fragmentierte Prozesse: In vielen Unternehmen hat sich die bAV-Verwaltung über Jahre in gewachsenen Strukturen entwickelt: Lohndaten landen in Excel-Listen, Verträge sind verstreut auf Netzlaufwerken abgelegt. Die Kommunikation läuft per E-Mail, jede Änderung muss manuell weitergegeben werden. Das verursacht hohen Aufwand und schafft Haftungsrisiken, wenn Daten fehlen, Fristen übersehen werden oder Zuständigkeiten unklar bleiben.
• Fehler in der Lohnbuchhaltung: Die Datenpflege in manuell geführten Excellisten birgt teure Haftungsrisiken. Eine versäumte Beitragsanpassung oder ein Kopierfehler können über Monate unentdeckt bleiben und zu hohen Nachzahlungen für das Unternehmen führen.
• Mangelnde Dokumentation: bAV-Zusagen haben Laufzeiten von Jahrzehnten. Klagt ein ehemaliger Mitarbeiter auf eine Leistung, muss HR ein lückenloses Beratungsprotokoll vorlegen können, selbst wenn die Zusage lange zurückliegt. Fehlt dieser Nachweis, haftet der Arbeitgeber im Zweifel für die Leistung oder muss unter Umständen hohe Rückstellungen bilden.

Bei all diesen Haftungsfällen zeigt sich: Es geht nicht um menschliches Versagen, sondern um strukturelle Probleme, die durch Überlastung und mangelnde digitale Unterstützung begünstigt werden.

Die Lösung: Transparenz und Automatisierung

Diese strukturellen Probleme erfordern eine strukturelle Antwort. Drei Schritte sind dabei zentral:

1. Bestände und Prozesse sichtbar machen
   Unternehmen sollten eine Bestandsaufnahme durchführen: Woher kommen die Daten? Wohin fließen sie? Wo liegen die Medienbrüche?
2. Zuständigkeiten und Dokumentation klären
   Es braucht klare Zuständigkeiten und verbindliche Standards für die Dokumentation aller bAV-relevanten Vorgänge.
3. Digitalisierung und Automatisierung nutzen
   Manuelle Zwischenschritte müssen durch digitale Workflows und Schnittstellen ersetzt werden. Ziel ist eine zentrale Plattform, die alle Akteure medienbruchfrei verbindet.

Wie Automatisierung wirklich gelingt

Hier setzen moderne Technologieanbieter an. Penzilla beispielsweise verbindet als Full-Service-Partner eine KI-gestützte Technologieplattform mit über 30 Jahren bAV-Expertise. Die Lösung ist darauf ausgelegt, die bAV-Verwaltung aus der Perspektive der HR-Abteilung fundamental zu vereinfachen, Risiken zu minimieren und den gesamten Verwaltungszyklus zu automatisieren.

Die Plattform schließt die zuvor beschriebenen Haftungsfallen strukturell und deckt den gesamten Verwaltungszyklus ab:

• Vollständige Prozessautomatisierung: Penzilla automatisiert bAV-Prozesse durchgängig und bildet dabei alle fünf Durchführungswege sowie individuelle Versorgungsordnungen digital ab.
• Nahtlose Systemintegration: Die Lösung bietet Anbindungen an über 40 gängige HR-Systeme sowie direkte Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungsprogrammen wie DATEV und SAP. bAV-relevante Daten werden automatisch synchronisiert und validiert übergeben.
• Lückenlose Compliance und Dokumentation: Jeder Vorgang wird lückenlos und revisionssicher archiviert. Eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung hilft bei der Erfassung und automatischen Risikobewertung, was einen digitalen Audit-Trail schafft. Dies ist ein zentraler Baustein, um die bAV-Haftung als Arbeitgeber zu vermeiden.
• Zusätzliche Entlastung beim Jahresabschluss: Die Plattform erstellt auf Knopfdruck die notwendigen versicherungsmathematischen Gutachten für den Jahresabschluss.
• Transparenz für Mitarbeitende: Ein Self-Service-Portal gibt Mitarbeitenden transparenten Einblick in ihre Vorsorge, während ein KI-Chatbot Routinefragen beantwortet und HR-Anfragen reduziert.

Das Ziel dieser durchgängigen Automatisierung ist es, den administrativen bAV-Aufwand in HR-Abteilungen um bis zu 100 Prozent zu reduzieren und die Verwaltungskosten um bis zu 40 Prozent zu senken. Unternehmen wie ProSiebenSat.1 und Lacoste nutzen die Lösung bereits, um ihre bAV-Prozesse zu digitalisieren.

Solche digitalen Lösungen geben HR-Teams die Kontrolle über die komplexen bAV-Prozesse zurück, indem sie ihnen die manuelle Detailarbeit abnehmen. Die frei werdenden Ressourcen kann HR wieder für das einsetzen, was im Zentrum der Personalarbeit stehen sollte: die strategische Begleitung der Mitarbeitenden.

Haftungsfallen im Überblick: Ein Leitfaden

Welche weiteren Haftungsrisiken in der bAV-Verwaltung schlummern – von der Vertragsübernahme bis zu Austritten – zeigt das E-Book „Die größten Haftungsfallen in der bAV“ im Detail auf.