Die richtigen Skills mobilisieren

"Senior Consultant", "Executive Assistant" oder "Chef-Sekretär/in" – solche Berufsbezeichnungen prägten viele Jahre die Unternehmenslandschaft. Doch mittlerweile geht der Fokus weg vom klassischen Titel, hin zu den Fähigkeiten. Dafür spielt es keine Rolle, ob diese über den typischen Bildungsweg oder durch eine Zusatzqualifikation, eine persönliche Leidenschaft oder ein Ehrenamt erworben wurden. Unternehmen betrachten Mitarbeitende dabei umfassend: Nicht nur Fachkenntnisse, sondern auch Soft Skills und Erfahrungen zählen bei einem skillbasierten HR-Management.

Skillbasierte HR-Strategie: Soll- und Ist-Profile

Eine skillbasierte HR-Strategie beginnt mit der Definition des Soll-Profils, also der Skills, die das Unternehmen für seine Ziele benötigt. Basis dafür ist ein transparentes Skills-Fundament. Die Job-Architektur hilft, formelle Rollen zu strukturieren, doch für die agile Zuordnung zu Teams und Projekten muss das Unternehmen Mitarbeitende mit ihren gesamten Fähigkeiten sichtbar machen und steuern. Das ist nicht nur entscheidend, um Stellen passend zu besetzen. Wenn 2026 die EU-Entgelttransparenzrichtlinie umgesetzt wird, müssen Arbeitgeber aufzeigen können, wo gleiche Arbeitsprozesse vorhanden sind und wo es Unterschiede gibt. Eine saubere Definition der Anforderungen ist dafür unerlässlich.

Im zweiten Schritt gleichen Unternehmen ihr Bild mit externen Marktanforderungen ab. Nur wer regelmäßig überprüft, welche Fähigkeiten aktuell und künftig gefragt sind, kann seine Strategien vorausschauend ausrichten und verhindern, dass die Skills seiner Belegschaft veralten. Hierfür ist bereits heute der Bedarf groß. Laut dem "Global State of Skills Report" von Workday ist nur rund ein Drittel der Befragten in Deutschland wirklich überzeugt, dass das eigene Unternehmen über die künftig notwendigen Fähigkeiten verfügt. Institutionen wie das Weltwirtschaftsforum liefern mit dem "Future of Jobs Report" wertvolle Einblicke in sich wandelnde Anforderungen.

Anschließend gilt es, das Ist-Profil der Belegschaft zu erfassen. Erst der Abgleich zwischen Soll- und Ist-Profil schafft Transparenz über Qualifikationslücken sowie Handlungsbedarf und liefert damit einen Pluspunkt für das Workforce Management. Denn so können Unternehmen Weiterbildungs- und Umschulungsmaßnahmen rechtzeitig einleiten und gezielt rekrutieren oder während Einstellungsstopps handlungsfähig bleiben.

Workforce Management: Kapazitäten sichtbar machen

Mit einer aktuellen Übersicht über sämtliche Fähigkeiten können Personalerinnen und Personaler Projekte und Teams passgenau besetzen und kurzfristige Vertretungen organisieren. Gerade in einem dynamischen Arbeitsumfeld führt ein Blick auf Kompetenzen schneller zum Ziel als ein klassisches Stellenprofil.

So überprüfen Einzelhändler bei kurzfristigen Engpässen nicht nur, wer freie Kapazitäten hat, sondern auch, wer beispielsweise die Sprache der Kunden spricht oder sich mit den Produkten in einem bestimmten Segment besonders gut auskennt. Berater können Teams mit genau den Skills zusammenstellen, die für den Erfolg notwendig sind.

Das steigert nicht nur die Flexibilität und Effizienz, sondern fördert zudem die interne Mobilität: Wenn Mitarbeitende mit passenden Fähigkeiten schnell für neue Aufgaben oder Projekte identifiziert werden, entstehen daraus neue Karrierewege und Entwicklungsmöglichkeiten – ein zentraler Faktor für Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Damit zahlen entsprechende Strategien direkt auf die Motivation und Bindung der Mitarbeitenden ein. Wer gemäß seiner Stärken eingesetzt und individuell gefördert wird, ist engagierter und bleibt dem Unternehmen länger treu. So helfen moderne Lösungen, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen.

Entwicklung und Nutzung von Skills

Moderne Workforce-Management-Software bildet Kompetenzen über verschiedene Wege ab: Selbstauskünfte, Bewertungen durch Vorgesetzte und Kollegen, Zertifikate oder KI-gestützte Analysen. KI kann Unstimmigkeiten aufdecken oder Ergänzungen vorschlagen, etwa, um nach einer absolvierten Schulung die Skill-Angabe direkt zu erweitern. Eine einheitliche Taxonomie ist hilfreich, aber die Erfassung kann auch schrittweise erfolgen. Entscheidend ist, dass die Daten aktuell und transparent in alle HR-Prozesse integriert werden. Die Software kann Kompetenzlücken sowie Stärken sichtbar machen und passgenaue Weiterbildungs- oder Entwicklungsmaßnahmen empfehlen.

Auf dieser Basis erfolgt die automatisierte Schicht- und Projektplanung. Die Systeme erkennen, welche Qualifikationen für Aufgaben gebraucht werden, gleichen diese mit den erfassten Daten ab und schlagen passende Mitarbeitende vor. Auch Verfügbarkeiten, geplante Abwesenheiten und Präferenzen werden berücksichtigt, sodass Unternehmen flexibel reagieren und Talente systematisch fördern können.

KI beschleunigt das Workforce Management

Künstliche Intelligenz ist ein wichtiger Treiber für ein effizientes Workforce Management: KI-gestützte Algorithmen analysieren beim Schritt der Skill Inference die Fähigkeiten der gesamten Belegschaft, gleichen sie in einem Matching-Prozess mit Anforderungsprofilen ab und geben Empfehlungen für den optimalen Einsatz oder gezielte Entwicklung. So werden Entscheidungsprozesse beschleunigt, Ressourcen optimal zugewiesen und administrative Aufwände reduziert. Die Ergebnisse sind entscheidende Erfolgsfaktoren für Unternehmen: bestmöglich aufgestellte Teams, schnellere Einstellungszeiten sowie eine erhöhte Qualität im Recruiting.

Um innerhalb der Belegschaft die Akzeptanz für KI-basierte Lösungen zu fördern, müssen Unternehmen für Transparenz sorgen. Ein verantwortungsvoller Einsatz von KI unter Berücksichtigung von Datenschutz, Ethik und Nachvollziehbarkeit ist dafür unerlässlich. Human-in-the-Loop-Ansätze stellen sicher, dass der Mensch bei allen Neuerungen im Fokus bleibt. So wird skillbasiertes Workforce Management zum strategischen Vorteil für Unternehmenserfolg in einem dynamischen Umfeld.

Das könnte Sie auch interessieren:

Workforce Management – weit mehr als Personaleinsatzplanung

Branchentalk Workforce Management: Flexibilität ist das Thema

Workforce Management für Blue-Collar-Mitarbeiter