Kleine Meetings sind nicht im Fokus der Veranstaltungsmanager in den Unternehmen. Dabei sind gerade hier einige Einsparpotenziale vorhanden, wie eine Studie zeigt. Auch Personaler, die unternehmensinterne kleinere Schulungen anbieten, sollten darauf achten.

Kleinere Meetings werden von den Unternehmen oft ohne die Hilfe standardisierter Tools einfach irgendwo in einer Location gebucht. Die Hälfte der Teilnehmer einer Studie der Global Business Travel Association (GBTA) und der Plattform "HRS" gab an, dass sie selbst ganz einfache, standardisierte Meeting-Tools aus Bequemlichkeit nicht nutzt.

Umfrage: Mehr als die Hälfte der Besprechungen in Europa sind nur kleine Meetings

Bei der Befragung der Meeting-Planer kam heraus: 58 Prozent der in Europa veranstalteten Meetings von Unternehmen sind einfache Besprechungen. 52 Prozent der Unternehmen buchen einfache Meetings außerhalb von standardisierten Kanälen beziehungsweise Softwarelösungen. 70 Prozent der Befragten verzichten bei einfachen Meetings immer auf einen Ausschreibungsprozess. 

Einsparpotenzial bei Meetings: Kanäle für Endkunden seltener benutzen

77 Prozent der Unternehmen, die keine professionellen Lösungen nutzen, greifen auf Plattformen für Endkunden zurück. Insgesamt geben die meisten Befragten an, dass sie für die Organisation kleinerer Besprechungen auf Verbraucherkanäle zurückgreifen. Dazu zählen beispielsweise die Website des Hotels oder der Location. Viele verlassen sich sogar ausschließlich auf Konsumentenkanäle. 

Klassische Verbraucherkanäle sind allerdings nur bedingt für Unternehmen geeignet. So berücksichtigen diese keine verhandelten Gruppentarife, ermöglichen keine Vergleiche und lassen keine Überprüfung der Sicherheits- und Compliance-Regeln zu. Zusätzlich verzichten Unternehmen über diesen Weg von vornherein auf Sonderkonditionen für Firmenkunden.

Prognose: Der Meeting-Markt wächst

Nur vier Prozent der Befragten haben Kennzahlen (KPIs), die an den Erfolg von kleinen Meetings geknüpft sind. Einfache Meetings addieren sich in Unternehmen zu enormen Kostentreibern. Laut Studie gehen die Meetingplaner die "kleinen Meetings" viel zu locker an.

Die Meeting-Planer erwarten im nächsten Jahr ein Wachstum im Bereich der Meetings von fast vier Prozent. Die Ergebnisse dieser Umfrage zeigen, dass Unternehmen dringend ihr Meeting-Management optimieren sollten – insbesondere hinsichtlich der Organisation scheinbar einfacher Besprechungen.

Methodik der Studie: Die Studie basiert auf einer Online-Befragung unter Corporate Travel Managern und Meeting Planern und wurde zwischen dem 24. April und dem 7. Juni 2018 durchgeführt. 260 Personen haben die gesamte Umfrage abgeschlossen.

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