Schritt zwei: Software richtig nutzen – Tipps für HR-Management und Mitarbeiter

Die Situationsanalyse zeigt, dass viele Unternehmen ein IT-System im Einsatz haben, aber nicht alle Möglichkeiten kennen oder nutzen. Außerdem wurde es oft nicht vollständig und richtig eingerichtet oder angepasst, sodass der Nutzungsumfang geringer ist als möglich. Daraus ergibt sich, dass zwar für das gesamte Programm gezahlt wird, aber nur 20 Prozent genutzt werden. Es ist nie günstiger, etwas manuell zu erledigen, statt es automatisch durch das IT-System erledigen zu lassen. Die Kapazitäten können viel besser eingesetzt werden.

Eine weitere Erkenntnis zu Einsatz und Nutzung von IT-Systemen im Unternehmen: Selbst wenn die IT-Systeme optimal eingerichtet sind und alle Mitarbeiter und Führungskräfte damit arbeiten – kein noch so gutes IT-System (selbst SAP und Successfactors) macht aus einer schlechten Führungskraft eine gute Führungskraft. Führungsschwäche lässt sich nicht durch gute Software ausgleichen.

 Praxistipps für das Management

• Achten Sie darauf, nicht zwei IT-Systeme für die gleiche Funktionalität im Einsatz zu haben.
• Wenn mehrere IT-Systeme genutzt werden, sollte immer klar sein, welches das führende System in Bezug auf die Daten ist. Redundanzen sollten vermieden werden.
•  IT-Systeme sollten durch eine Schnittstelle für einen Datentransfer verbunden sein. Allerdings ist dies bei Programmen von Unternehmen, die in direkter Konkurrenz zueinander stehen, oft kaum möglich.
• Bevor ein neues Programm gekauft wird, sollten Sie immer prüfen, ob die gewünschte Funktionalität bei Ihrem aktuellen IT-System nicht bereits besteht.
• Prüfen Sie, ob alle Bereiche in der Personalabteilung mit der Unterstützung eines IT-Systems arbeiten: Rekrutierung, Personalentwicklung, Zeugniserstellung, Reporting/HR-Controlling usw. Gibt es noch Aufgaben, die mit Papier oder in Excel gelöst werden?
• Sind bereits Manager Self Service (MSS) und Mitarbeiter Self Service (ESS) im Einsatz bzw. gibt es dazu eine Erweiterungsmöglichkeit des IT-Systems?
• Zu versuchen, eine IT-Lösung durch manuelle Tätigkeit zu ersetzen, ist nie billiger. Man sieht vielleicht nur die Kosten nicht, weil diese im Block der Personalkosten untergehen. Aber dadurch lassen sich keine Kosten einsparen.
• Treffen Sie immer zuerst die Entscheidung, welches IT-System gebraucht wird. Erst anschließend werden die passenden Anbieter recherchiert, nicht umgekehrt.
• Häufig besteht das Vorurteil, es sei am besten, wenn man das Programm direkt beim Hersteller kauft und dort Kunde wird. In den meisten Fällen ist dies jedoch keine gute Entscheidung, weil Software-Hersteller oft nur die Lizenzen verkaufen möchten. Es ist also besser, ein Partnerunternehmen zu beauftragen, dass seinen Umsatz vor allem mit der Beratung erzielt, weil dort in der Regel die Betreuung besser ist.

Praxistipps für die Mitarbeiter

• Krankenkassen und Versicherungen sollten keine Einzugsermächtigung für die Abbuchung der Beiträge haben. Der Aufwand, dies jeden Monat genau zu prüfen, ist immens.
• In der Regel ist der SV-Schätzlauf heutzutage nicht mehr notwendig, weil es nicht mehr wie früher eine Unterscheidung zwischen Lohnempfängern und Angestellten gibt. Deswegen sollten Sie den Prozess auf Echtabrechnungslauf umstellen.
• Zeitwirtschaftsprogramme sollten am besten im Entgeltabrechnungsprogramm integriert, aber nie als Stand-alone-Lösung im Einsatz sein.
• Es sollten alle Einsatzmöglichkeiten des IT-Systems bekannt sein und deren Systemeinstellungen. Die Mitarbeiter sollten für alle diese möglichen Anwendungen geschult sein, um eine optimale Nutzung überhaupt möglich zu machen.
• Prüfen Sie: Können Briefe und Schriftstücke direkt aus dem IT-System erstellt werden bzw. existieren entsprechende Vorlagen für Standardschreiben?
• Schenken Sie dem elektronischen Meldewesen mit seinen Schnittstellen zum Finanzamt und den Krankenkassen immer besondere Aufmerksamkeit, vor allem da inzwischen auch Fehlermeldungen zurückkommen, insbesondere bei ELStAM und EEL.
• Die Rekrutierungssoftware sollte alle Online-Stellenbörsen und eigene Homepages bedienen können und über CV-Parsing verfügen.