Manuelle Datenerfassung und administrative Tätigkeiten abgeben

Die Gefahr, sich im HR-Bereich zu sehr mit administrativen Tätigkeiten zu beschäftigen und darüber wichtigere Aufgaben zu vernachlässigen, ist gerade in kleineren Unternehmen verbreitet. Dieser Missstand lässt sich allerdings nicht damit erklären, dass es keine IT-Lösungen gäbe, um den administrativen Aufwand zu reduzieren. Meist werden in diesen Fällen die bestehenden IT-Lösungen schlichtweg zu wenig genutzt. Doch warum ist das so und vor allem – wie kann dem abgeholfen werden?

Keine Frage: Mitarbeiterdaten müssen erfasst werden, und ebenso außer Zweifel steht: das muss innerhalb der Grenzen des Datenschutzes und konform zu den vorhandenen IT-Systemen geschehen. Entscheidend ist deshalb, ob und in welchem Umfang die Daten von den Mitarbeitern zu erfassen sind, ob bereits die Daten in einem elektronischen Format vorliegen, um diese dann ggf. nur einspielen zu müssen, oder ob die Daten auf Papier vorliegen und alles manuell erfasst werden muss.

Besonders gravierend ist die Situation, wenn dieselben Daten nicht nur in einem IT-System manuell erfasst werden müssen, sondern gleich mehrfach, weil die IT-Systeme nicht durch entsprechend eingerichtete Schnittstellen verbunden sind. Es würde also gar nicht helfen, wenn vielleicht alle Personalteilbereiche zwar mit einem IT-System digital arbeiten könnten, aber alle in Form einer manuellen Datenerfassung die Informationen erhalten und nicht durch einen Datentransfer.

Praxistipps: Mitarbeiterdaten erfassen – Keine originäre Aufgabe von HR  

Grundsätzlich sollten Daten nur von einem Mitarbeiter manuell erfasst werden und von dort dann per Datentransfer weitergereicht werden können. Das reduziert in jedem Fall schon die Datenerfassungsfehler bzw. das Risiko. Zudem sollte im Unternehmen nicht mit konkurrierenden IT-Systemen gearbeitet werden, die schon vom Grundsatz her gar nicht darauf ausgelegt sind, eine Schnittstelle überhaupt möglich zu machen. Aber in jedem Fall gehört die manuelle Datenerfassung überhaupt nicht zu den Kernkompetenzen von Personalern, denn dafür ist keine  Personalausbildung nötig. Für Aufgaben eines Datentypisten wird kein Personal-Know-how benötigt.

Diese Aufgaben müssen deswegen auch nicht in der Personalabteilung erledigt werden. Eine erweiterte, verschärfte Datenschutzerklärung ist nicht automatisch nur an die Personalabteilung gebunden, sie kann auch anderen erteilt werden. 

In einige Unternehmen hat z. B. das Controlling den vollen Zugriff auf die Personalkosten, um die Personalkostenplanung erstellen zu können. Insbesondere diese administrativen oder manuellen Tätigkeiten gelten als die größten Ressourcenfresser, die die Beschäftigung mit wichtigeren Themen verhindern. Hinzu kommt, dass durch falsche Priorisierung administrativer Tätigkeiten Personalkosten auf diese Weise völlig unnötig verschwendet werden.

Administration als Praxisfalle für HR

In der Praxis zeigen sich verschiedene, teilweise auf den ersten Blick sogar nachvollziehbare Gründe, warum bestimmte, zeitraubende Tätigkeiten manuell erledigt werden, obwohl ein IT-System zur Verfügung steht, das dieselben Tätigkeiten schneller und fehlerfrei übernehmen könnte.

Mögliche Gründe sind:

• Das IT-System hätte die technischen Möglichkeiten, aber es wurde nicht entsprechend eingerichtet.
• Das IT-System hat die technischen Möglichkeiten und ist sogar richtig programmiert, aber die Mitarbeiter wissen nicht, dass diese Funktion besteht oder sie sind für diese Anwendung nicht geschult.
• Das IT-System hat die technischen Möglichkeiten und es ist richtig programmiert, aber den Mitarbeitern, die diese manuellen Tätigkeiten ausführen, wurde kein entsprechender Zugriff zum System eingerichtet oder dieser wurde wieder eingeschränkt.