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Ein Blick in die Praxis zeigt, dass seit Jahren bestehende Prozesse häufig nicht mehr hinterfragt werden. Doch gerade bei eigenen Prozessen muss immer wieder überprüft werden, ob sie den hohen administrativen Aufwand rechtfertigen.

Der Anteil an unnötiger administrativer Tätigkeit in Unternehmen, die die

IT-Systeme noch nicht optimal nutzen, liegt aktuell bei etwa zwanzig Prozent. Bei zehn Mitarbeitern in der Personalabteilung sind das knapp 60.000 Euro pro Jahr, die verschwendet werden.

Die folgende Liste führt einige Indizien auf, die darauf hindeuten, dass ein Prozess deutlich zu „administrativ“ beziehungsweise nicht effizient ist, weil er überwiegend manuell ausgeführt wird.

 

  • Für das Erstellen eines Arbeitszeugnisses werden zwei Stunden benötigt, weil ein Buch mit Zeugnisbausteinen genutzt wird, die jedoch abgetippt werden müssen.
  • Urlaubsanträge werden auf Papier gestellt mit dreifachem Durchschlag, die dann manuell in einem Programm erfasst werden, ebenso wie die Korrekturen in der Zeitwirtschaft, wenn Stempelzeiten fehlen.
  • Gehaltsabrechnungen werden selbst gedruckt, gefaltet, kuvertiert und persönlich verteilt.
  • Die Zeiterfassung wird noch mit echten Stempelkarten vorgenommen, die dann manuell ausgewertet werden. Dazu müssen diese möglicherweise auf eine separate Vorlage kopiert werden.
  • Es wird alles ausdruckt, gelocht, sortiert und abgelegt, obwohl es bereits digital erstellt und gespeichert ist.
  • Das Programm für die Zeitwirtschaft ist nicht mit dem Abrechnungsprogramm verbunden, sodass Daten nicht automatisch übertragen werden können.
  • Dienstreisen werden auf Papier beantragt und abgerechnet, wobei die Daten für die Zeitwirtschaft dann manuell erfasst werden müssen.
  • Die Personalnummern werden nicht automatisch vom Abrechnungsprogramm vergeben, sondern es wird dazu eine Excel-Datei permanent gepflegt und manuell eingetragen.
  • Briefe und Schreiben an Mitarbeiter werden nicht automatisch aus dem HR-System erstellt, sondern sie werden alle manuell in Word verfasst.

Zum Autor:

Robert Knemeyer ist Interim-Manager, Inhaber der KPI Personalberatung.

Die Texte sind Auszüge aus seinem neuen Buch "Optimierung von HR – Mit exzellenter Performance zur unternehmerischen Wertschöpfung". Erhältlich ab 23.08.

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