Erstellen von Zeugnissen kostet HR viel Zeit – und Nerven

Wie viel Arbeit steckt eigentlich in einem Arbeitszeugnis? Um das herauszufinden, hat Haufe in Kooperation mit der RIM Marktforschung GmbH eine Online-Umfrage in deutschen Unternehmen aller Branchen mit mehr als 250 Mitarbeitern durchgeführt. Insgesamt 102 Personaler, 102 Führungskräfte und 202 Mitarbeiter haben im März 2015 daran teilgenommen.

Das Ergebnis zeigt: Nicht nur auf HR-Seite, sondern auch auf Seiten der Führungskräfte werden im Prozess der Zeugniserstellung viele Ressourcen gebunden, wenn monatlich etwa 38 Arbeitszeugnisse erstellt werden müssen. Das sorgt für Unzufriedenheit auf beiden Seiten. So sind 81 Prozent der befragten Personaler mit dem Prozess der Zeugniserstellung nur einigermaßen bis gar nicht zufrieden. Bei den Führungskräften sind es 86 Prozent.

Ablauf der Zeugniserstellung ist oft langwierig

Die Führungskräfte bemängeln dabei vor allem, dass das Arbeitszeugnis zu lange in der Personalabteilung liege (31 Prozent). Doch auch 44 Prozent der Personaler sagen wiederum, dass es zu lange beim Vorgesetzten hängen bleibe. Die Abstimmung zwischen HR und Führungskräften wird entsprechend häufig als „umständlich und langwierig“ beschrieben: 30 Prozent der Personaler und 14 Prozent der Führungskräfte sind dieser Meinung. Die Kommunikation zwischen beiden läuft dabei zumeist noch per Post. Ein Drittel der HR-Mitarbeiter verlieren dabei sogar den Überblick über den Bearbeitungsstand der auszustellenden Zeugnisse – aufgrund unklarer Prozesse, organisatorischer Strukturen oder fehlender Systeme.

Dabei hängt die Dauer der Zeugniserstellung – von der Anforderung durch einen Mitarbeiter bis zur Aushändigung – auch davon ab, ob eine Software dafür im Einsatz ist: Bei 72 Prozent der Unternehmen ohne spezielle Zeugnis-Software dauert dies länger als zwei Wochen. Mit einer Software brauchen 47 Prozent circa eine Woche.

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