Löschen verboten: Was gegen die Urlaubs-E-Mail-Flut hilft

Urlaubszeit ist Entspannungszeit – doch diese Gleichung gilt für die meisten Arbeitnehmer nur so lange, bis sie am erstem Arbeitstag nach der wohlverdienten Pause die Inbox ihres E-Mail-Programms sichten. Wie Sie die E-Mail-Flut eindämmen können, zeigen einige Expertentipps.

Nach dem Urlaub alle neuen E-Mails zu ignorieren, ist keine ratsame Idee. Das zeigt die Debatte um den Berliner Stadtrat, der in seinem Abwesenheitsassistenten ankündigte, alle E-Mails werden automatisch gelöscht, und man solle sich nach seinem Urlaub wieder mit ihm in Kontakt setzen. Dabei wollte er nach eigenen Angaben mit der Meldung nicht seine Arbeit reduzieren, sondern auf ein Problem in der Berliner Verwaltung aufmerksam machen: den Umgang mit E-Mails im Urlaub und bei Abwesenheit. Nach Bekunden des Stadtrats sei der drastische Text nur an einen internen Empfängerkreis geschickt worden. Er sollte die Reaktionen seiner Kollegen provozieren und eine Debatte zum Thema auslösen. In einem offenen Brief auf der Homepage der Stadt Berlin erklärte er dazu: "Mir ist es deshalb wichtig, für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastende Regelungen zu finden, weil ich in meinem Umfeld sehen kann, wie meine Kolleginnen und Kollegen nach Urlaub oder krankheitsbedingter Abwesenheit vor einem unübersehbaren Berg von E-Mails stehen, obwohl auch Sie eine entsprechende Vertretung hatten."

Gegen CC-Wahn und Re:-Syndrom

Dass die Belastung durch ungelesene E-Mails nach dem Urlaub hoch ist, kann wohl die Mehrheit der deutschen Arbeitnehmer nachvollziehen. Doch wie geht man damit um? In dem neuen E-Book "E-Kaizen – Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer" gibt der Organisationsberater Jürgen Kurz einige Tipps, wie die Mail-Flut nach dem Urlaub zumindest reduziert werden kann. Der Fachmann für Büroorganisation rät darin unter anderem: "Bearbeiten Sie Ihre E-Mails im Block, und schalten Sie akustische und optische E-Mail-Empfangssignale aus."  Außerdem sollten Arbeitnehmer anfangen den CC-Wahn zu durchbrechen: "Wenn Sie eine E-Mail versenden, dann nur genau an denjenigen, den Sie direkt ansprechen. Tragen Sie sich aus Verteilern aus, die Sie nicht wirklich betreffen", so Kurz.

Neben dem CC-Wahn leiden viele Angestellte auch unter dem "Re:"-Syndrom. Wer es schafft, die Zahl seiner oft überflüssigen Mails und oft ebenso überflüssigen Verteiler um die Hälfte zu reduzieren, könne die Schwemme der Antworten eindämmen, erläutert der Karriere-Coach Martin Wehrle auf Zeit.de.

Wehrle schlägt noch weitreichendere Maßnahmen vor: Er rät Angestellten, die kreative Projekte vorantreiben müssen, zwei Projekttage pro Woche einzurichten, an denen sie keine E-Mails beantworten. Eine entsprechende Abwesenheitsnachricht könne die Empfänger darüber informieren, dass der gewünschte Adressat an wichtigen Projekten arbeite und erst am kommenden Tag wieder erreichbar sei.

E-Mail-Bearbeitung am Bio-Rhythmus ausrichten

Wer das nicht schafft, kann zumindest den Tipp befolgen, E-Mails nur im Block zu bestimmten Tageszeiten abzurufen. Damit werden Störzeiten vermieden: Wehrle zitiert eine amerikanische Studie, derzufolge jede Arbeitsunterbrechung (zum Beispiel durch eine Mail) den Mitarbeiter acht Minuten koste. Erst dann kann er wieder in den vorherigen Arbeitsablauf (zum Beispiel ein Projekt) zurückfinden. Am besten richte der Arbeitnehmer seine E-Mail-Zeiten dabei nach seinem Bio-Rhythmus: Wer E-Mails in schwächeren Phasen, zum Beispiel dem Mittagstief, bearbeitet, hat in den stärkeren Phasen mehr Zeit für die Aufgaben, die mehr Kreativität erfordern.

Weitere Methoden zur E-Mail-Reduzierung finden Sie im E-Book von Jürgen Kurz.