Erinnerungsmanagement für fehlende Jahresmeldungen

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres für Beschäftigte eine Jahresmeldung abzugeben. Trotzdem fehlen jedes Jahr über 700.000 Jahresmeldungen, die nachträglich von den Krankenkassen angemahnt werden müssen. Nach einer ersten Ursachenforschung steht fest, dass dieses Phänomen nie ganz beseitigt werden kann. Insoweit soll die Erinnerung zur Abgabe der fehlenden Meldungen künftig nicht mehr manuell, sondern maschinell erfolgen.    

Vollmaschinelles Meldeverfahren mit ausgereifter Infrastruktur

In den letzten 15 Jahren ist viel unternommen worden, um das Arbeitgeber-Meldeverfahren sicher und effizient auszugestalten. Selbst Kleinstunternehmen sind verpflichtet, Meldungen an die Sozialversicherung maschinell abzugeben. Und zwar ausschließlich mit einem Abrechnungsprogramm oder einer Ausfüllhilfe. Diese Programme dürfen wiederum nur genutzt werden, sofern vorab eine Systemprüfung erfolgt ist. Damit nicht genug – zusätzlich werden die Programme jedes Jahr von der Sozialversicherung im Rahmen von Qualitätskontrollen auf Herz und Nieren überprüft.

Fehlende Meldungen trotz maschinellem und systemgeprüftem Verfahren

Diese Maßnahmen haben gegriffen. Die über 30 Mio. Jahresmeldungen, die jedes Jahr innerhalb weniger Wochen bei den Krankenkassen eingehen, werden weitestgehend geräuschlos verarbeitet. Und dennoch – die festgestellte Fehlerquote von 2 % wirkt sich bei dieser hohen Anzahl erheblich auf das Verfahren aus. Die 700.000 Jahresmeldungen fehlen nicht nur bei den Krankenkassen, auch die Rentenversicherungsträger sind auf die Entgeltmeldungen angewiesen, um auf Grundlage eines lückenlosen Versicherungskontos Renten berechnen zu können.

Ursachenforschung bringt ernüchternde Erkenntnis zu Tage

In einem ersten Schritt haben sich die Krankenkassen angeschaut, warum die Meldungen nach Ablauf der Meldefrist fehlten. Hierbei wurde festgestellt, dass in 75 % der Fälle mangelnde technische oder fachliche Kompetenz des Anwenders die Ursache für die fehlende Meldung war. Weitere Ursachen waren Schwierigkeiten bei Insolvenzverfahren und Betriebsschließungen oder fachlich fehlerhafte Bewertungen.

Papiergebundenes Erinnerungsverfahren zeigt Wirkung

Eine weitere Erkenntnis war: Die vorgenommenen Erinnerungen der Krankenkassen sind zwar aufwendig, aber sie lohnen sich. Durch die Anschreibeaktion sind 85 % der fehlenden Jahresmeldungen nachträglich abgegeben worden. Jede fünfte fehlende Jahresmeldung wurde übrigens von einem Arbeitgeber nachgefordert, der eine Ausfüllhilfe nutzt.

Erinnerung weiterhin notwendig – allerdings künftig ohne Papier

Auf Grundlage dieser Ergebnisse reifte die Erkenntnis, dass trotz aller technischen Vorkehrungen auch künftig zusätzliche Erinnerungen notwendig bleiben. Zumindest das jährlich wiederkehrende verwaltungsaufwändige Papierverfahren soll aber künftig vermieden werden. Stattdessen wird ein maschinelles Erinnerungsmanagement ins Leben gerufen. Hierfür wird derzeit ein Konzept erstellt.

Weiteres Vorgehen auf Grundlage eines Grobkonzepts

Bis zum Sommer soll das Konzept zur künftigen maschinellen Erinnerung von Jahresmeldungen stehen. Zu analysieren sind die rechtlichen und technischen Voraussetzungen. Dann werden die Krankenkassen das Konzept den Arbeitgebervertretern vorstellen. Bevor es losgeht, muss der Gesetzgeber einen rechtlichen Rahmen schaffen. Dies soll mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz erfolgen.