Entgeltunterlagen: Wann ist die Unterschrift des Arbeitnehmers erforderlich?

Die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern findet heute vielfach online statt. Dies beinhaltet neben Angaben des Arbeitnehmers auch Anträge und Erklärungen. Wie der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zu unterzeichnende Dokumente übermittelt, ist egal. Originale müssen nicht zwingend in den Entgeltunterlagen enthalten sein, entscheidend ist die Unterschrift. Fehlt sie, müssen Arbeitgeber die Konsequenzen tragen. 

Sinn und Zweck der Entgeltunterlagen

Die Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen dienen insbesondere dem Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung. Die Vorgaben hängen von der versicherungsrechtlichen Behandlung der Beschäftigung ab. Dementsprechend ergeben sich hinsichtlich der Auszeichnungs- und Nachweispflichten unterschiedlich umfangreiche Anforderungen. Die Dokumentationspflichten für geringfügig Beschäftigte sind sogar aufwendiger als die für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte.

Unterstützung durch den Arbeitnehmer erforderlich

Arbeitgeber müssen Beschäftigte melden und den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (inklusive der sonstigen Abgaben) an die jeweilige Einzugsstelle zahlen. Deshalb sind sie verpflichtet, das Versicherungsverhältnis des jeweiligen Arbeitnehmers zu beurteilen, Beiträge (sowie Abgaben) zu berechnen, gegebenenfalls vom Arbeitsentgelt einzubehalten und an die Einzugsstelle abzuführen. Dies geht nur mit Unterstützung des Arbeitnehmers, der wiederum gegenüber dem Arbeitgeber verpflichtet ist, die erforderlichen Angaben zu machen, Nachweise vorzulegen sowie eventuelle Anträge und Erklärungen einzureichen.  

Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung

Die Entgeltunterlagen enthalten Angaben und Unterlagen zur Beschäftigung und zum Arbeitnehmer. Dazu zählen z. B. der Zeitraum, die Beschäftigungsart und die Personalien des Beschäftigten. Neben diesen allgemeinen und persönlichen Informationen zur Beschäftigung sind wichtige Daten für die sozialversicherungsrechtliche Bewertung zu dokumentieren. Hilfreich kann die Verwendung eines Einstellungsfragebogens sein, in welchem der Arbeitnehmer die wesentlichen sv-rechtlichen Angaben macht.

Unterlagen mit Schriftformerfordernis

Alle Unterlagen, in denen der Arbeitnehmer Angaben zu seiner Person macht, Anträge stellt oder Erklärungen abgibt, sind auch vom Arbeitnehmer zu unterzeichnen. Hierzu gehören beispielsweise:

• Angaben zum Status, die nicht durch Nachweise (z. B. Immatrikulations-/Schulbescheinigung, Rentenbescheid) belegt sind (z. B. Hausfrau/Hausmann, Schulentlassene/r mit Studienabsicht),
• Erklärungen zum Vorliegen bzw. Nichtvorliegen weiterer Beschäftigungen sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird,
• der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für 450-Euro-Minijobber.

Schriftformerfordernis auch bei Kopien erfüllt

Aufgrund der inzwischen etablierten Kommunikation über das Internet, sei es über Portale oder per E-Mail, können Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Unterlagen auch online übermitteln. Der klassische Postweg wird nicht mehr stark nachgefragt. Insofern werden auch vom  Arbeitnehmer unterschriebene Angaben, Anträge oder Erklärungen, die zuhause eingescannt und dem Arbeitgeber online zugestellt werden, akzeptiert.

Arbeitgeber haftet für nicht erfülltes Schriftformerfordernis

Fehlende Unterschriften zu Angaben, Anträgen oder Erklärungen rechtfertigen die Annahme ungültiger Unterlagen. So kann z. B. die fehlende Unterschrift auf dem Antrag zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei einem 450-Euro-Minijob dazu führen, dass Pflichtbeiträge vom Prüfdienst der Rentenversicherung nachgefordert werden, weil der Antrag in diesem Fall als nicht gestellt gilt.