Ein falscher Betrag, eine fehlerhafte Leistungsbezeichnung oder ein schlichter Tippfehler: Immer wieder müssen Rechnungen korrigiert werden. Selbstständige sollten sorgfältig auf die Daten in ihren Eingangsrechnungen achten. Denn sonst geht möglicherweise der Vorsteuerabzug verloren. Wer eine Rechnung berichtigen lassen muss, kann sich aber rückwirkend den Vorsteuerabzug sichern.
Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Bei Selbstständigen kommt es immer mal wieder vor, dass Rechnungen korrigiert werden müssen. Mal handelt es sich nur um einen Schreibfehler – oder aber der Betrag muss aufgrund eines Rabatts geändert werden. Häufig dreht es sich jedoch um die Pflichtangaben, die das Umsatzsteuerrecht für eine Rechnung vorschreibt. Ohne diese Pflichtangaben können Unternehmer die Mehrwertsteuer aus den Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern nicht von ihrer eigenen Umsatzsteuerlast abziehen.
Rechnung auf Vollständigkeit der Pflichtangaben prüfen
Daher sollten Selbstständige die Rechnungen, die sie bekommen, immer ganz genau prüfen, ob alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Dazu zählen bei einem Rechnungsbetrag oberhalb von 250 Euro:
- Name und Adresse des leistenden Unternehmers
- Name und Adresse des Kunden
- Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung
- Nettoentgelt
- Minderung des Entgelts
- Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (so man umsatzsteuerpflichtig ist)
Bei fehlender Pflichtangabe, Berichtigungsdokument erstellen
Sollte eine Pflichtangabe fehlen oder falsch sein, kann ein Berichtigungsdokument erstellt werden. In diesem Schreiben müssen die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum angegeben werden. Denn eine Rechnungsberichtigung setzt laut Bundesfinanzhof voraus, dass es eine erstmalige Rechnung gegeben hat. Diese Regelung wiederum wirkt sich nach Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs so aus, dass eine Berichtigung auf den Zeitpunkt zurückwirkt, zu dem die Rechnung ursprünglich ausgestellt wurde.
Der Bundesfinanzhof ist in einer aktuellen Entscheidung dieser Ansicht gefolgt und hält demnach an seiner früheren Rechtsprechung nicht mehr fest (Az. V R 26/15). Bislang waren die Münchner Richter davon ausgegangen, dass die Vorsteuer aus einer berichtigten Rechnung erst im Besteuerungszeitraum der Berichtigung abgezogen werden konnte. In dem zugrundeliegenden Fall hatte ein Unternehmer den Vorsteuerabzug aus Rechnungen eines Beraters in Anspruch genommen. Allerdings war die Leistung ganz allgemein mit „Beraterhonorar“ bezeichnet. Das Finanzamt versagte daher den Vorsteuerabzug, da die Leistung nicht hinreichend genau bezeichnet sei.
Berichtigungsmöglichkeit besteht nur, wenn die Mindestvoraussetzungen einer Rechnung erfüllt sind
Der Bundesfinanzhof stellte nun klar, dass eine Berichtigungsmöglichkeit voraussetze, dass das vorgelegte Dokument die Mindestvoraussetzungen einer Rechnung enthalte – etwa den Aussteller, das Entgelt und einen gesonderten Steuerausweis. Darüber hinaus müsse die Leistung näher bestimmt sein, damit der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug geltend machen könne. Diese Konkretisierung könne jedoch später bei einer Berichtigung nachgeholt werden – der Vorsteuerabzug sei dann rückwirkend möglich.
Praxis-Tipp: Bei Storno der Ursprungsrechnung auf der neuen Rechnung darauf hinweisen
Eine bestimmte Form ist für eine Rechnungsberichtigung nicht notwendig. Auch muss das ursprüngliche Rechnungsdokument nicht zurückgegeben werden. Wenn Sie selbst eine Rechnung korrigieren müssen, dürfen Sie natürlich auch die ursprüngliche Rechnung stornieren und eine neue verfassen. Dann aber muss auf die neue Rechnung der Hinweis, dass die alte Rechnung ungültig und storniert ist.
Diese Fachinformationen könnten Sie auch interessieren:
BFH-Kommentierung - umsatzsteuerliche Einstufung von Lieferungen in ein Konsignationslager