So profitieren Arbeitnehmer und Arbeitgeber von steuerbegünstigten Erholungsbeihilfen

Der Arbeitnehmer bekommt die Erholungsbeihilfe in voller Höhe ausbezahlt. Es ist eine freiwillige, steuerbegünstigte Leistung des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer zahlt keine Lohnsteuer. Die Beihilfe ist jedoch nicht steuerfrei. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer pauschal berechnen und erspart somit beiden die Sozialversicherungsbeiträge. Hier die in der Praxis interessantesten Gestaltungsüberlegungen zur Erholungsbeihilfe.

Zu beachtende Steuerspielregeln bei der Erholungsbeihilfe

Der Arbeitgeber hat bei der Erholungsbeihilfe die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer und seiner Familie einen Zuschuss in bestimmter Höhe für Erholungszwecke auszubezahlen und die Steuer dafür pauschal mit 25% Lohnsteuer, 5,5% Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer zu übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG). Die Kirchensteuer ist je nach Bundesland unterschiedlich hoch. Werden die folgenden Höchstbeträge nicht überschritten, ist die Erholungsbeihilfe nicht nur steuerfrei, sondern auch sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV):

Unbekannte Gestaltungsüberlegungen zur Erholungsbeihilfe

Die Zahlung einer Erholungsbeihilfe lässt sich übrigens optimieren, wenn Sie alle Gestaltungsüberlegungen kennen. Hier einige dieser Überlegungen:

• Definition Erholungszwecke: Nach dem Gesetzeswortlaut soll die Zahlung für Erholungszwecke dienen. Da eine Definition zu „Erholungszwecken“ fehlt, handelt es sich bei Erholungszwecken nicht nur um Urlaubsreisen, sondern auch um den Besuch eines Freizeitparks oder eines Spaßbads. Legen Sie dem Arbeitgeber Rechnungen vor, aus denen sich ergibt, zu welchen Erholungszwecken Sie seinen Zuschuss genutzt haben. Es ist egal, ob der Urlaub zu Hause verbracht oder eine Urlaubsreise unternommen wurde (OFD Magdeburg, Verfügung v. 29.4.2010, S 2371 – 4 – St 225/S 2371 – 3 – St 225). Das Finanzamt verlangt grundsätzlich keinen Nachweis (z. B. Rechnung des Hotels bzw. der Ferienwohnung).
• Doppelt profitieren I: Die Höchstbeträge zur Erholungsbeihilfe gelten je Arbeitsverhältnis. Bestehen mehrere Arbeitsverhältnisse, darf jeder Arbeitgeber eine Erholungsbeihilfe auszahlen.
• Doppelt profitieren II: Die Höchstbeträge zur Erholungsbeihilfe gelten je Arbeitnehmer. Arbeiten Sie und Ihr Ehegatte beim selben Arbeitgeber, kann er jedem von Ihnen die Erholungsbeihilfe ausbezahlen. Konkret: Sie sind verheiratet und haben drei Kinder. Ihre Ehefrau arbeitet beim selben Arbeitgeber. Folge: Da Ihnen und Ihrem Ehegatten jeweils 416 EUR (156 EUR für den Arbeitnehmer, 104 EUR für den Ehepartner und 3 x 52 EUR für die Kinder)zustehen, winkt eine Erholungsbeihilfe von insgesamt 832 Euro.
• Doppelt profitieren III: Sind Sie Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH und die GmbH stellt auch Ihren Ehegatten an und Sie haben drei Kinder, winkt Ihnen gemeinsam ebenfalls eine Erholungsbeihilfe von 832 Euro.
• Kinder mitteilen: Die Erholungsbeihilfe steht Ihnen nicht nur für Kinder zu, die in den ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) erfasst sind. Sind sie verheiratet und ihr Ehegatte hat drei Kinder mit in die Ehe gebracht, können Sie auch für diese Kinder eine Erholungsbeihilfe bekommen, obwohl diese nur in den ELStAM Ihres Ehegatten vermerkt sind. Händigen Sie Ihrem Arbeitgeber Nachweise zu solchen Kindern aus, damit er diese Nachweise beim Lohnkonto aufbewahren kann.

Nachweis zur Verwendung der Erholungsbeihilfe

Damit ein Lohnsteueraußenprüfer des Finanzamts die Lohnsteuerpauschalierung bei Gewährung einer Erholungsbeihilfe anerkennt, muss der Arbeitgeber sicherstellen und unter Umständen nachweisen, dass die Beihilfe tatsächlich zu Erholungszwecken verwendet wird. Der Nachweis kann folgendermaßen erbracht werden:

1. Auszahlung der Erholungsbeihilfe erfolgt innerhalb von drei Monaten vor oder nach dem Erholungsurlaub oder als Anzahlung auf eine fest vereinbarte Erholungsmaßnahme innerhalb dieses Zeitraums. In diesem Fall kann ohne schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers von der zweckgebundenen Verwendung der Beihilfe abgesehen werden (R 40.2 Abs. 3 EStR).
2. In allen anderen Fällen sollte der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber einen Nachweis aushändigen, wie er den Zuschuss verwendet hat (schriftliche Erklärung oder Rechnungen zu Erholungszwecken). Es reicht aus, wenn der Arbeitgeber glaubhaft machen kann, dass die Zahlung als Erholungsbeihilfe im Zusammenhang mit einem Erholungsurlaub geleistet wurde. Hierzu reicht eine unterschriebene Erklärung des Arbeitnehmers: „Ich bestätige, dass ich die Erholungsbeihilfe im Zusammenhang mit meinem Erholungsurlaub verwende. Der Urlaub findet im Zeitraum vom … bis … statt.“ Diese Erklärung ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben dient aber der Glaubhaftmachung.

Praxis-Tipp: Nachweis vorlegen lassen und Lohnsteuerpauschalierung nutzen

Kann die zeitnahe zweckentsprechende Zahlung der Erholungsbeihilfe nicht durch entsprechende Nachweise belegt werden oder werden die Höchstbeträge überschritten, ist die Lohnsteuerpauschalierung nicht zulässig. Die Lohnsteuer errechnet sich hier nach den ELStAM des Arbeitnehmers und die Zuwendung wird sozialversicherungspflichtig (FG Rheinland, Pfalz, Urteil v. 23.11.2016, 2 K 1180/16, EFG 2017 S. 1102 Nr. 13). Eine plausible Vermutung über die Mittelverwendung reichen für die Lohnsteuerpauschalierung nicht aus (BFH, Urteil v. 19.9.2012,  VI R 55/11, BStBl 2013 II S. 398).

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