Welche Daten sind an das Transparenzregister zu melden?

In der Vergangenheit wurden immer wieder intransparente Gesellschaftsstrukturen verwendet, um Einnahmen, die aus Straftaten generiert werden, in den allgemeinen Finanzkreislauf zu schleusen. Um diese Handlungsweise einzudämmen, hat der Gesetzgeber das Geldwäscherichtlinien-Umsetzungsgesetz (GwG) am 26.6.2017 beschlossen.

Rückblick: Mitteilungsfiktion bis Ende Juli 2021

Bis einschließlich 31.7.2021 galt für alle Gesellschaften, für die sich bereits aus anderen öffentlich zugänglichen Registern (z.B. Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister, Unternehmensregister) die gesellschaftsrechtlichen Strukturen ergaben, die sog. Mitteilungsfiktion gem. § 20 Abs. 2 GwG. Nach der Mitteilungsfiktion galten die in dem jeweiligen öffentlichen Register hinterlegten Angaben als dem Transparenzregister mitgeteilt. Dies befreite insb. Kapitalgesellschaften, Vereine sowie Partnerschaftsgesellschaften und Genossenschaften aufgrund ihrer gesonderten Registerpflichten von einer Meldung zum Transparenzregister.

Transparenzregister wird zum Vollregister: Verschärfung der Mitteilungspflicht seit August 2021

Diese Mitteilungsfiktion ist nun weggefallen: seit 1.8.2021 gelten neue Regelungen, welche für die o.g. Gesellschaftsformen – mit Ausnahme der Vereine – zu Handlungsbedarf führen. Durch die Novellierung des GwG wurde das bislang als Auffangregister geltende Transparenzregister zu einem Vollregister. Die Änderungen wurden mit folgenden Übergangsfristen verbunden.

Zu beachten ist, dass die Mitteilungspflichten auch für die Gesellschaften weiter gelten, welche sich in Auflösung (Liquidation) befinden. Die Mitteilungspflicht endet erst im Zeitpunkt der Löschung der Gesellschaft aus dem Register.

Transparenzregister: Eintragungserleichterungen

Nicht unter die Transparenzregisterpflicht fallen Einzelunternehmer, eingetragene Kaufleute und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR).

Für Vereine wurden Eintragungserleichterungen geschaffen. Bei Vereinen werden die Eintragungen aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister übernommen. Dies gilt jedoch nur, wenn der Verein „fiktive“ wirtschaftliche Berechtigte hat. Dies liegt i.d.R. vor, wenn es sich um einen typischen Verein mit einem Vorstand handelt, dessen Sitz in Deutschland ist und der Vorstand die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt.

Wichtig: Auch ausländische Gesellschaften können betroffen sein

Auch ausländische Vereinigungen sind von der Änderung des GwG und damit der Transparenzpflicht betroffen, wenn sie Eigentum an einer inländischen Immobilie erwerben oder bereits besitzen. Sollten diese ausländischen Gesellschaften bereits die notwendigen Eintragungen in einem Transparenzregister eines anderen EU-Mitgliedstaats vorgenommen haben, entfällt die Meldepflicht beim deutschen Transparenzregister.

Transparenzregister: Inhalt der Mitteilungspflichten

Die Kapital- und eingetragenen Personengesellschaften, vertreten durch ihre Geschäftsführung, sind verpflichtet, Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren und dem Transparenzregister elektronisch mitzuteilen ( www.transparenzregister.de). Kommt es diesbezüglich zu Änderungen in den Gesellschaftsstrukturen, sind die Angaben stets und ständig zu aktualisieren und dem Bundesanzeiger – als registerführenden Stelle für das Transparenzregister – ebenfalls elektronisch mitzuteilen.

Die neuen Pflichten verbinden damit sowohl eine Informationseinholungspflicht der Gesellschaft über wirtschaftlich Berechtigte als auch eine Mitteilungspflicht dieser gegenüber dem Transparenzregister.

Transparenzregister: Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten

Dem Transparenzregister sind folgende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:

• Vor- und Nachname (wie im Identitätsdokument verzeichnet),
• Geburtsdatum,
• Wohnort (nur Ort, nicht vollständige Adresse),
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten und
• alle Staatsangehörigkeiten

Wirtschaftlich Berechtigte bei natürlichen und juristischen Personen

Als wirtschaftlich Berechtigte gelten gem. § 3 GwG

• natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner steht oder
• natürliche Personen, auf deren Weisung eine Transaktion oder Geschäftsbeziehung begründet wird.

Juristische Personen stellen grundsätzlich keine wirtschaftlich Berechtigten im Sinne dieses Gesetzes dar.

Laut GwG zählen bei juristischen Personen zu den wirtschaftlich Berechtigten die natürlichen Personen, die unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 % der Kapitalanteile halten oder
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder
• auf eine vergleichbare Weise die Kontrolle über die Gesellschaft ausüben (z.B. als Komplementär oder durch Ausübung eines Vetorechts).

Ist keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter zu ermitteln, muss die Gesellschaft ihren gesetzlichen Vertreter, geschäftsführenden Gesellschafter oder Partner als wirtschaftlich Berechtigten melden.

Mitteilungspflicht des wirtschaftlich Berechtigten

Neben den Mitteilungspflichten der betroffenen Unternehmen ist nach § 20 Abs. 3 GwG auch eine Mitteilungspflicht des Anteilseigners vorgesehen, soweit dieser

• selbst wirtschaftlich Berechtigter ist oder
• von einem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert wird.

Bei Nichterfüllung droht Bußgeld

Kommt die Geschäftsführung für die meldende Gesellschaft ihren Mitteilungspflichten

• nicht oder nicht rechtzeitig nach,
• werden Angaben nicht eingeholt, nicht richtig oder unvollständig aufbewahrt, nicht auf aktuellem Stand gehalten oder dem Bundesanzeiger nicht mitgeteilt

stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, welche mit einer Geldbuße von bis zu 100.000 EUR geahndet werden kann. In besonders schwerwiegenden Fällen und Sonderfällen ist sogar eine Geldbuße von bis zu 1 Mio. EUR bzw. bis zu 5 Mio. EUR möglich.

Wer hat Zugang zum Inhalt im Transparenzregister?

Das Transparenzregister steht Behörden, Verpflichteten und Mitgliedern der Öffentlichkeit zur Einsichtnahme offen. Für die Einsichtnahme ist die vorherige Registrierung im Online-Portal notwendig.

Verpflichtete i.S.d. GwG sind zur Einsichtnahme berechtigt, soweit sie dem Register darlegen können, dass die Einsichtnahme der Wahrung ihrer Sorgfaltspflichten obliegt. Zu dieser Gruppe gehören z.B. Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Kreditinstitute.

Transparenzregister: Pflicht zu Unstimmigkeitsmeldungen

Diesen Verpflichteten obliegt neben dem Einsichtsrecht aber auch eine gesonderte Mitteilungspflicht. Werden für sie Unstimmigkeiten zwischen den ihnen vorliegenden Angaben zur Gesellschaftsstruktur des Vertragspartners und den aus dem Transparenzregister ersichtlichen Daten bekannt, sind sie verpflichtet, dies unverzüglich dem Transparenzregister mitzuteilen.

Kommen Verpflichtete dieser Mitteilungspflicht über Unstimmigkeiten nicht nach, ergeben sich für sie gesonderte Sanktionen.

Die Unstimmigkeitsmeldungen sind für den Zeitraum der oben genannten Übergangsfristen für Neumeldungen je Gesellschaftsform ausgesetzt.

Praxistipp: lückenlose und revisionssichere Dokumentation zu empfehlen

Um etwaigen Bußgeldauflagen entgegenzuwirken, empfiehlt sich sowohl für die mitteilungspflichtigen Gesellschaften als auch für die Verpflichteten im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten und Pflichten zur Unstimmigkeitsmitteilung eine lückenlose und revisionssichere Dokumentation.

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