Ob Fachliteratur, Aktentasche oder Computer: Gegenstände, die Sie kaufen, um Ihre beruflichen Aufgaben zu erledigen, können steuerlich geltend gemacht werden. Das gilt unabhängig von ihrem Standort – ein Schreibtisch kann also auch angesetzt werden, ohne dass das Finanzamt ein häusliches Arbeitszimmer anerkannt hat. Wesentlich ist, dass die Gegenstände überwiegend beruflich eingesetzt werden. Und dass tatsächlich ein Arbeitsverhältnis besteht.
Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit Arbeitmittel steuerlich abgezogen werden dürfen
Nicht alles, was Sie für den Job brauchen, bezahlt der Arbeitgeber. Daher besteht die Möglichkeit, Arbeitsmittel, für die Sie selbst Geld ausgeben, in der Steuererklärung anzusetzen. Dafür müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein:
- Der Gegenstand muss beruflich genutzt werden.
Handelt es sich um Arbeitsmittel, die Sie auch privat verwenden, müssen Sie dem Finanzamt die berufliche Nutzung nachweisen oder glaubhaft machen. - Bei einigen Arbeitsmitteln müssen Sie die Kosten aufteilen.
Für Autos, Telekommunikationsgeräte und den häuslichen Computer gilt: Aufwendungen für diese Arbeitsmittel sind mit einem pauschalen beruflichen Anteil steuerlich abzugsfähig. - Medizinische Hilfsmittel bleiben außen vor.
Die Ausgaben für die Bildschirm-Arbeitsbrille erkennt das Finanzamt auch dann nicht an, wenn sie ausschließlich am Arbeitsplatz getragen wird.
Eine echte Pauschale für Arbeitsmittel gibt es zwar nicht, aber bis zu einem Betrag von 110 Euro verzichtet das Finanzamt in der Regel auf die Vorlage von Belegen. Einen Rechtsanspruch auf diese Vorgehensweise haben Sie allerdings nicht.
Darüber hinaus können Sie teure Arbeitsmittel nicht sofort im gleichen Jahr absetzen, sondern müssen diese über mehrere Jahre verteilt abschreiben – zum Beispiel Büromöbel. Diese müssen beispielsweise über 13 Jahre abgeschrieben werden. Was aber, wenn die Kündigung ins Haus flattert oder der Ruhestand bevorsteht – und das betreffende Arbeitsmittel noch nicht abgeschrieben ist?
Was bei Änderung der Nutzung von Arbeitsmitteln zu beachten ist
Werden Arbeitsmittel, die erst teilweise abgesetzt wurden, anschließend für private Zwecke weiter genutzt, nennt die Finanzverwaltung das "Entwidmung". Dies kann der Fall sein, weil der Steuerpflichtige in den Ruhestand geht oder arbeitslos wird. Die Abschreibung kann dann in dem betreffenden Jahr nur bis zum Zeitpunkt der Entwidmung geltend gemacht werden. Mit der Entwidmung endet die Abschreibungsmöglichkeit, ohne dass das restliche Volumen abgesetzt werden kann. Der verbleibende Restwert kann nicht mehr steuermindernd angesetzt werden, auch nicht als Absetzung für außergewöhnliche Abnutzung. Denn dann würden Kosten, die zeitanteilig der Lebensführung zuzuordnen sind, in den Bereich der Werbungskosten verlagert.
Ein Gutes hat die Regelung dennoch: Voll abgeschriebene Arbeitsmittel können ohne steuerliche Nachteile für private Zwecke weiter genutzt werden. Geht also der Steuerpflichtige in den Ruhestand und hat seinen heimischen Büro-Schreibtisch bereits voll abgeschrieben, kann er diesen privat ohne steuerliche Nachteile nutzen. Das Finanzamt macht weder den Werbungskostenabzug rückgängig noch werden negative Werbungskosten festgesetzt. Auch nimmt die Finanzverwaltung keine fiktiven Einnahmen an, die zu versteuern wären.
Praxis-Tipp: Vor dem Ruhestand Arbeitsmittel anschaffen
Wer bald in den Ruhestand geht, sollte möglichst Arbeitsmittel anschaffen, die als geringwertiges Wirtschaftsgut absetzbar sind. Die Grenzen dafür liegen bis zum Jahr 2017 bei 410 Euro netto, ab 2018 sogar bei 800 Euro netto. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern ist der gesamte Betrag im Jahr der Anschaffung abziehbar. Damit gibt es zum Zeitpunkt des Ruhestandes keinen Restwert mehr, der nicht mehr als Werbungskosten absetzbar wäre.
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