Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Fahrtkosten

Wo die Probleme sind

  • Das richtige Konto
  • Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte
  • Wahl des Verkehrsmittels
  • Vorsteuerabzug

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten an Bank

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten
Eigener Kontenplan SKR 03
  4663
IKR SKR 04
6850 6663
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Kilometergelderstattung Arbeitnehmer
Eigener Kontenplan SKR 03
  4668
IKR SKR 04
6856 6668
 

Kostenstelle/

Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Wichtig ist die Abgrenzung zwischen auswärtigen Tätigkeiten und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Ohne eine Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte liegt eine auswärtige Tätigkeit vor, bei der die Fahrtkosten uneingeschränkt abgezogen werden können. Das wirkt sich insbesondere dann aus, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung stellt. Für Fahrten im Rahmen einer auswärtigen Tätigkeit ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen. Fahrtkosten, die der Arbeitnehmer verauslagt hat, kann der Arbeitgeber ihm steuerfrei erstatten. Diese Aufwendungen bucht er auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten" 4663 (SKR 03) bzw. 6663 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten

an Bank

2 Praxisbeispiel für Ihre Buchhaltung: Abrechnung Privat-Pkw

 

Praxis-Beispiel

Der Arbeitgeber hat mit seinem Arbeitnehmer vereinbart, dass er die Kfz-Kosten, die ihm bei Auswärtstätigkeiten entstehen, mit den tatsächlichen Kosten abrechnen darf. Nach der Zusammenstellung der Aufwendungen betragen die Kfz-Kosten des Arbeitnehmers insgesamt 9.310 EUR. Bei einer Jahresfahrleistung von 16.322 km errechnet sich hieraus ein individueller Km-Satz von 9.310 EUR : 16.322 = 0,57 EUR. Der Arbeitnehmer legt im Jahr insgesamt 5.312 km anlässlich verschiedener Auswärtstätigkeiten zurück, die der Arbeitgeber bisher mit der Pauschale von 0,30 EUR erstattet hat.

Der Arbeitgeber nimmt die Unterlagen seines Arbeitnehmers zum Lohnkonto (das ist zwingend erforderlich) und kann ihm noch folgenden Betrag erstatten:

 
5.312 km × 0,57 EUR = 3.027,84 EUR
bereits gezahlt 5.312 km × 0,30 EUR = 1.593,60 EUR
noch lohnsteuerfrei erstattungsfähig 1.434,24 EUR
 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4668 Kilometergelderstattung Arbeitnehmer 1.434,24 1200 Bank 1.434,24
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
6668 Kilometergelderstattung Arbeitnehmer 1.434,24 1800 Bank 1.434,24

Beim Einsatz von arbeitnehmereigenen Fahrzeugen kann der Arbeitgeber keinen Vorsteuerabzug beanspruchen, weil die Leistung nicht für sein Unternehmen erbracht worden ist. Der Arbeitgeber darf also aus den Benzin-, Park-, Reparaturrechnungen usw. seines Arbeitnehmers keine Vorsteuer geltend machen, selbst dann nicht, wenn es sich um Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR handelt.

3 Abrechnung der Fahrtkosten bei Arbeitnehmern

Zu den Reisekosten des Arbeitnehmers gehören alle Aufwendungen, die ihm unmittelbar durch eine Auswärtstätigkeit entstehen. Voraussetzung ist immer, dass die Reise betrieblich/beruflich veranlasst ist. Ist das der Fall, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen erstatten. Zu den Aufwendungen einer Auswärtstätigkeit gehören die Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Der Arbeitgeber zieht die Beträge, die er an seinen Arbeitnehmer erstattet bzw. für ihn übernimmt, als Betriebsausgaben ab. Reisekosten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer in seiner eigenen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Wenn die Auswärtstätigkeit sowohl privat als auch betrieblich veranlasst ist, kann der Arbeitgeber die Beträge nur insoweit lohnsteuerfrei an den Arbeitnehmer erstatten, als sie auf den betrieblichen Anteil der Reise entfallen. Erstattet er auch den privaten Anteil, muss er diesen Teil der Kosten als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn erfassen.

4 Wann der Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. eine erste Tätigkeitsstätte hat

Für die Abrechnung von Reisekosten ist es von Bedeutung, ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat. Bei einer ersten Tätigkeitsstätte kann der Arbeitnehmer seine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nur eingeschränkt abziehen (= Abzug der Entfernungspauschale). Nutzt der Arbeitnehmer einen Firmenwagen, muss der Arbeitgeber die Aufwendungen (ggf. mit 0,03 % bzw. 0,002 % vom Bruttolistenpreis) als lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln. Ohne erste Tätigkeitsstätte sind die Fahrten zum Betrieb des Arbeitgebers keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und somit uneingeschränkt abziehbar.

 

Praxis-Tipp

Außendienstmitarbeiter sollten keine erste Tätigkeitsstätte haben

Es ist vorteilhaft, wenn der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat. Dann kann er alle seine beruflichen Fahrten als auswärtige Tätigkeiten behandeln. Dazu gehören auch gelegentliche Fahrten zum Betrieb des Arbeitgebers. Das ist besonders vorteilhaft für Außendienstmitarbeiter, denen ein Firmenwagen überlassen wurde, weil dann keine Aufwendungen für Fahrten ...

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