Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist

Zusammenfassung

 

Begriff

Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen müssen sowohl nach Handelsrecht als auch nach Steuerrecht aufbewahrt werden. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie die Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten. Eine genaue Kenntnis der Aufbewahrungsfristen und deren Berechnung ist deshalb unerlässlich. Wer seine Aufbewahrungspflicht verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen rechnen. Außerdem drohen Bußgelder nach dem Umsatzsteuergesetz.

Die Aufbewahrungsfristen laut Handelsrecht sollen in erster Linie sicherstellen, dass die Unterlagen in einem evtl. Zivilprozess bzw. in einer zivilrechtlichen Auseinandersetzung vorgelegt werden können. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, die aus praktischen Gründen den handelsrechtlichen weitgehend angepasst sind, dienen dem Finanzamt, speziell der Betriebsprüfung, die oft erst mehrere Jahre nach dem Besteuerungszeitraum beginnt.

Arbeitgeber müssen sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten betreffen ausschließlich Kaufleute und sind in den §§ 257, 261 HGB geregelt.

Für Zwecke des Steuerrechts enthält § 147 AO wesentliche Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen. § 147a AO normiert eine gesonderte steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht bei Überschusseinkünften.

Für Lohnkonten sieht § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG eine eigene Aufbewahrungsfrist vor. Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gelten die Fristen der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO) .

Die im Zusammenhang mit der Sozialversicherung-Beitragsabrechnung und -zahlung zu erfüllenden Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers sind in § 28f Abs. 1 Sätze 1 und 2 SGB IV genannt.

Im Zuge des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes wurden Aufbewahrungspflichten bzw. Fristen in § 14b UStG aufgenommen, die zum Teil auch von nicht unternehmerisch tätigen Privatpersonen zu beachten sind.

Daneben enthalten die Ausführungsbestimmungen zum Rennwett- und Lotteriegesetz gesonderte Aufbewahrungsfristen für Buchmacher (§§ 11, 13 Rennwett- und Lotteriegesetz).

Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Handelsrecht/Steuerrecht

1 Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten.

 

Wichtig

Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft

Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der OHG jeder Gesellschafter, bei der KG die persönlich haftenden Gesellschafter und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter, bei der stillen Gesellschaft allein der Inhaber des Handelsgeschäfts.[1]

Die Aufbewahrungspflichten und -fristen sind nicht nur für Vollkaufleute von Bedeutung, sondern auch für alle, die nach den Steuergesetzen oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Hierzu gehören auch Freiberufler, die ihren Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Für diesen Personenkreis sieht das Einkommensteuergesetz auch eine Reihe von Aufzeichnungspflichten vor.[2]

2 Was muss aufbewahrt werden?

Kaufleute und bilanzierende Gewerbetreibende, Gewerbetreibende, die ihren Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, und Freiberufler müssen aufbewahren:

  1. Die grundlegenden Buchführungs- und Abschlussunterlagen:[1] Handelsbücher (handelsrechtlich) bzw. Bücher und Aufzeichnungen (steuerrechtlich), Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Einnahmenüberschussrechnungen, Buchungsbelege, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
  2. Die Buchhaltungsunterlagen:[2] Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe.
  3. Dies gilt nur steuerrechtlich:[3] Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese Unterscheidung ist maßgebend für die Aufbewahrungsfristen. Für Belege der Nr. 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre und für die Nrn. 2-3 nur 6 Jahre. Zur Nr. 3 gehören z. B. Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind, und Kassenstreifen.

Das Umsatzsteuerrecht kennt zudem eine gesonderte Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen.[4]

Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber auch eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingefü...

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