I. Vorbemerkung

Rn. 95

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Bei der Bestimmung der Aufbewahrungsfrist ist neben der handelsrechtlichen Berechnung (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 96f.) grds. die steuerrechtliche Ablaufhemmung gemäß § 147 Abs. 3 Satz 3 AO (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 101) zu bedenken. Durch Verweis auf die Festsetzungsfrist nach § 169 AO und von dort konkludent auf §§ 170f. AO wird die klare Fristenberechnung gemäß § 257 durch § 147 AO praktisch außer Kraft gesetzt. Einerseits beginnt die Festsetzungsfrist i. d. R. später als die Aufbewahrungsfrist (vgl. § 170 AO); zum anderen kann die Festsetzungsfrist durch eine Vielzahl von Umständen in ihrem Ablauf gehemmt werden (vgl. § 171 AO), so dass die steuerrechtliche Festsetzungsfrist im Regelfall später endet als die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist. Damit erlangt die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht neben der steuerlichen kaum noch Bedeutung.

Um nicht für jede Unterlage gesondert die Aufbewahrungsfrist anhand der jeweiligen Festsetzungsfrist berechnen zu müssen, hat der BdF (1977a, S. 487) bestimmt, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen Unterlagen nur dann weiterhin aufbewahrt zu werden brauchen, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.