Ob Sie eine Boutique betreiben, ein kleines Restaurant führen oder ein Yoga-Studio: Eine Kasse benötigen Sie in jedem Fall. Elektronische Kassensysteme machen vieles einfacher im Bargeld-Alltag. Das Finanzamt fordert hier aber einiges ab. Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.
Verpflichtungen bei elektronischer Kassenführung für Selbstständige
Elektronische Technik kann in puncto Kassenführung ein Segen sein – kein mühsames Rechnen, keine handgeschriebenen Quittungen. Und die korrekte Kassenführung fürs Finanzamt wird ebenfalls leichter. Allerdings haben Selbstständige, die elektronische Kassen einsetzen, einige Verpflichtungen gegenüber der Finanzverwaltung. Darauf weist das Bayerische Landesamt für Steuern in einem aktuellen Schreiben hin.
So müssen seit Jahresbeginn alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der ganzen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren
- jederzeit verfügbar,
- unverzüglich lesbar und
- maschinell auswertbar
archiviert werden.
Diese Daten allein aufzubewahren, reicht dem Finanzamt jedoch nicht. Auch Handbücher, Bedienungsanleitungen oder Programmierhinweise müssen im Archiv verstaut werden – und alle anderen Unterlagen, die zum Verständnis der einzelnen Belege notwendig sind.
Entscheidend ist: Originär digitale Daten – also beispielsweise die Kasseneinzeldaten – müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Dazu eignet sich laut Finanzverwaltung ein maschinell verwertbarer Datenträger wie eine CD, DVD oder ein USB-Stick. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt für sämtliche digitale Daten und damit auch für Daten elektronischer Kassen. Weil ältere Kassensysteme – etwa elektronische Registrierkassen mit Papierjournal – diese Vorgaben nicht erfüllen, dürfen sie seit dem Jahreswechsel nicht mehr eingesetzt werden. Allerdings müssen die Daten der Alt-Kassen sowie die dazugehörigen Organisationsunterlagen weiterhin für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.
Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt werden
Selbstständige können sich nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht darauf zurückziehen, dass die Neuanschaffung zu viel kostet oder das Archivieren sämtlicher Unterlagen zu teuer wird. „Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden.“ Im Klartext: Die Kosten, um eine solche „Gefährdung“ zu vermeiden, muss der Steuerpflichtige ebenso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die sein Geschäft mit sich bringt. Ausnahmen sind nicht vorgesehen, zumal das Bundesfinanzministerium die strengeren Anforderungen für elektronische Kassen bereits im Jahr 2010 festgeschrieben habe, argumentiert das Bayerisches Landesamt für Steuern. Damit sei auch eine Übergangsfrist von sechs Jahren gewährt worden, die der Nutzungsdauer von Kassen nach den AfA-Tabellen für Abschreibung entspricht.
Nun müssen die Kassen also umgerüstet sein – neue Software oder Speichererweiterungen müssen sicherstellen, dass die Einzeldaten in der Kasse so gespeichert werden, dass sie über einen zehnjährigen Zeitraum lesbar und auswertbar bleiben. Bei der Archivierung dürfen Grunddaten nicht so verändert werden, dass die Änderungen nicht mehr nachvollziehbar sind. Wer seine Registrierkasse nicht aufrüsten konnte, musste eine neue anschaffen.
Bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung, Zuschätzung durch Finanzamt zulässig
Achtung: Wenn die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, können die Aufzeichnungen nicht mehr als Besteuerungsgrundlage dienen. Das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen dann schätzen. Stellt die Finanzbehörde darüber hinaus durch Stichproben zusätzlich noch Differenzen fest, die der Unternehmer nicht widerlegen kann, folgt daraus neben der Zuschätzung regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren. Wer Kassendaten vorsätzlich oder grob fahrlässig löscht oder Kassensysteme manipuliert, macht sich strafbar. Hier können nicht nur der Unternehmer, sondern auch der IT-Kassendienstleister, der entsprechende Manipulationssoftware anbietet, dingfest gemacht werden.
Praxis-Tipp: Verwendung von elektronischen Kassen ist nicht verpflichtend
Selbstständige mit Bargeld-Geschäften sind wie bei allen anderen Buchführungsvorschriften selbst dafür verantwortlich, dass alles ordnungsmäßig zugeht. Allerdings besteht in Deutschland keine Verpflichtung, eine elektronische Kasse zu verwenden. Damit ermöglichen auch so genannte offene Ladenkassen eine ordnungsgemäße Kassenführung.