Der Dienstleister muss sich die Erfüllung der übernommenen Aufgabe bezahlen lassen. Dabei entstehen die eigentlichen Kosten des Outsourcing, die das Pendant zu den bisher im eigenen Unternehmen angefallenen Kosten darstellen. Die Rechnungsbeträge des Partners sollten unter den bisherigen eigenen Kosten liegen, die Summe der monetären und nichtmonetären Nachteile sollte die Summe der Vorteile nicht übersteigen.

Die eigentlichen Kosten des Outsourcing enthalten die Angebote der möglichen Partner. Es gibt in der Regel drei Komponenten, die in der regelmäßigen, meist monatlichen Rechnung anfallen (vgl. auch Tab. 3):

1. Pauschale

Abhängig von der Notwendigkeit, Investitionen durchführen zu müssen, wird der Dienstleister eine mehr oder weniger hohe monatliche Pauschale in Rechnung stellen. Diese deckt fixe Kosten wie Räume, Maschinen, Computer, Programme, aber auch Mitarbeiter ab. In einigen Bereichen (z. B. der verlängerten Werkbank) sind solche Pauschalen nicht üblich. Sie werden dann als Aufschlag zum Stückpreis verrechnet.

2. Leistungsabhängige Kosten

Um eine gerechte Kostenbelastung zu erreichen, basieren immer mehr Verträge auf einer Bezahlung in Abhängigkeit von einer rein numerischen Leistung. Die Anzahl der Buchungen innerhalb der Buchhaltung könnte eine solche Messgröße sein, die Zahl der Besuche des Außendienstes, die Menge der eingesetzten Arbeitsstunden oder die Anzahl der Lagerbewegungen sind weitere Beispiele aus anderen Bereichen. Besonderes Augenmerk verlangen Leistungen, die zwar zum Aufgabenbereich gehören, jedoch unplanbar und unregelmäßig anfallen.

3. Kosten für Sonderleistungen

Hierunter fallen die Aufwendungen des Dienstleisters für Veränderungen in den Abläufen oder die Einrichtung neuer Abläufe. Zum normalen Arbeitsfeld der Dienstleistung gehörende Vorgänge dürfen hier nicht erscheinen.

Für die Wirtschaftlichkeitsprüfung muss der zu erwartende Rechnungsbetrag ermittelt werden. Die Pauschale stellt dabei kein Problem dar, sie wird aus den Angeboten entnommen. Auch für die eigentlichen Leistungen, die im betroffenen Bereich anfallen, werden aussagekräftige Daten vorhanden sein. Hier muss der Kostenrechner die erwartete Anzahl mit den Stückkosten des Dienstleisters multiplizieren. Problematisch sind die ungeplanten Vorgänge. Hier hilft z. B. der Jahresdurchschnitt aus der Vergangenheit. Die Sonderleistungen werden in der Analyse oft ausgelassen, da sie kaum definierbar und planbar sind. In der Praxis versucht jedoch der Partner, gerade hierüber die Leistungen zu berechnen, die von den Mitarbeitern im Unternehmen als selbstverständlich vorausgesetzt werden.

 
Berechnungsart Inhalt Beispiele Achtung
Pauschale Fixe Kosten des Dienstleisters und Kosten für regelmäßig wiederkehrende Arbeiten

Investitionen in IT beim IT-Outsourcing

Verwaltung eines Mitarbeiters im Personalbüro

Lagereinrichtung in der Logistik
Bei grundsätzlichen Veränderungen des Mengengerüstes (z. B. abzurechnende Mitarbeiter, benötigte Lagerplätze) muss Neuberechnung stattfinden
Leistungsabhängig, regelmäßige Aufgaben Kosten für schwankende, aber regelmäßig und den Aufwand bestimmende Inanspruchnahme des Dienstleisters

Anzahl der gespeicherten Datensätze

Anzahl der Lohnabrechnungen

Zahl der Lagerbewegungen

Möglichst exakte Größe finden, von der die Beanspruchung des Dienstleisters und damit auch dessen Aufwand abhängig ist

Leistung muss messbar sein
Leistungsabhängig, unregelmäßige ­Aufgaben Kosten für unregelmäßig verlangte, aber zum normalen Aufgabenbereich gehörende Aufgaben

Besondere Bereinigung des Kundenstammes

Ausfüllen von Formularen für das Arbeitsamt

Außerplanmäßige Inventur der gelagerten Waren
Kosten möglichst in der Pauschale unterbringen, ansonsten langfristige Durchschnitte für Planung verwenden
Einzelberechnung Kosten für Sonderleistungen, die nicht geplant waren und nicht zum normalen Aufgabenbereich gehören

Erweiterung des Artikelstammes

Einführung von Kurzarbeitsgeldabrechnung

Erfüllen neuer Lagervorschriften aufgrund von Qualitätsproblemen
Kaum planbar, intensive Kontrolle notwendig, Aufwandssatz (z. B. für Stunden) vereinbaren, Einzelbeauftragung ­regeln

Tab. 3: Übersicht Berechnungsarten

Aus dem IT-Outsourcing stammt der Begriff der Service Level Agreements (SLA). Nicht nur im IT-Bereich können damit Leistungsniveaus beschrieben werden, die sich aus mehreren Komponenten, auch ohne messbare Größen, zusammensetzen. Die Einhaltung dieser SLA kann Teil der Berechnungsgrundlagen sein. Für die optimale Bestimmung der Vereinbarungen wird ein umfangreiches Know-how über den Fachbereich und über die Arbeitsweise des Dienstleisters benötigt.

Für die Beurteilung der Leistung bei der Auslagerung des Außendienstes können beispielsweise folgende Komponenten bei der Festlegung von Service Level Agreements eingesetzt werden (vgl. Tab. 4):

 
Besuchsfrequenz

Wie oft wird der Kunde durchschnittlich besucht?

Abhängigkeiten von der Kundenart und -größe sind möglich.
Umsatz

Wie hoch ist der Verkaufserfolg?

Wie hoch ist der Deckungsbeitrag?
Rücksende- un...

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