Geschenke, Arbeitnehmer

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Geschenke an Arbeitnehmer
  • Steuerpflicht beim Arbeitnehmer
  • Pauschale Besteuerung mit 30 %

1 So kontieren Sie richtig!

 
Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung SKR 03 SKR 04 Eigener Kontenplan Bilanz/GuV
Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer 4152 6072   Löhne und Gehälter, Sachbezüge
Pauschale Steuer für Arbeitnehmer 4198 6039   Löhne und Gehälter

So kontieren Sie richtig!

Geschenke bzw. Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitslohn macht, braucht er nicht als Arbeitslohn zu versteuern, wenn der Arbeitgeber die Steuer gem. § 37 b EStG pauschal mit 30 % für ihn übernimmt. Die Kosten, die dem Arbeitgeber hierfür entstehen, bucht er als Aufwand auf das entsprechende Konto. Die Sachzuwendungen an den Arbeitnehmer bucht er auf das Konto "Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer" 4152 (SKR 03) bzw. 6072 (SKR 04). Die pauschale Steuer bucht der Arbeitgeber auf das Konto "Pauschale Steuern und Abgaben für Arbeitnehmer" 4198 (SKR 03) bzw. 6039 (SKR 04). Die Sachzuwendungen an den Arbeitnehmer sind gem. Sozialversicherungsentgeltverordnung sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt, soweit es sich um Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer oder die verbundener Unternehmen handelt. Die Zuwendungen unterliegen der Umsatzsteuer, sodass der Vorgang außerdem zur Erfassung der Umsatzsteuer auf das Konto "Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt" 8613 (SKR 03) bzw. 4948 (SKR 04) gebucht werden muss.

 

Buchungssatz:

Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer

an Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Sachgeschenk an Arbeitnehmer

Herr Huber schenkt seinem Arbeitnehmer zum Geburtstag eine Urlaubsreise im Wert von 1.190 EUR (brutto). Die Urlaubsreise hat Herr Huber bei einem Reisebüro eingekauft. Es handelt sich um eine betrieblich veranlasste Zuwendung, die der Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitslohn erhält. Damit dieses Geschenk beim Arbeitnehmer ankommt, ohne dass es durch Steuern gemindert wird, versteuert Herr Huber den Betrag pauschal mit 30 %.

Die Kosten für die Urlaubsreise erfasst Herr Huber wie folgt als Betriebsausgaben:

Buchungsvorschlag (Einkauf der Reise):

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
3100/5900 Fremdleistungen 1.000      
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 190 1200/1800 Bank 1.190
 
Schenkungsvorgang: Bemessungsgrundlage ist der Bruttowert von 1.190,00 EUR
Pauschalsteuer 30 % von 1.190 EUR = 357,00 EUR
Solidaritätszuschlag 357 EUR × 5,5 % = 19,64 EUR
pauschale Kirchensteuer 357 EUR × 7 % =   24,99 EUR
Pauschalsteuern insgesamt  401,63 EUR

Da die Zuwendungen an Arbeitnehmer, die mit 30 % pauschal versteuert werden, als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen, darf auch die pauschale Steuer als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4198/6039 Pauschale Steuern für Arbeitnehmer 401,63 1200/1800 Bank 401,63

Der Unternehmer ist berechtigt, die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abzuziehen. Aus diesem Grund unterliegt die Sachzuwendung an den Arbeitnehmer gem. § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG der Umsatzsteuer. Zur Erfassung der Umsatzsteuer ist folgende Buchung erforderlich, auch wenn wegen der pauschalen Lohnbesteuerung kein individueller Arbeitslohn zu erfassen ist.

Buchungsvorschlag (Erfassen der USt):

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4152/6072 Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer 1.190 8613/4948 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt 1.000
      1776/3806 Umsatzsteuer 19 % 190
 
Wichtig

Geldgeschenke stellen regelmäßig Arbeitslohn dar und unterliegen stets der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.

3 Unterscheidung Sachbezug und Geldleistung ab 2020

Durch einen ab 2020 neu einzufügenden § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG-E soll künftig einerseits die Abgrenzung zwischen Bar- und Sachbezug vereinfacht werden und andererseits auch die Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG beschränkt werden. Bislang konnten Geld- und Kreditkarten (bei Gehaltsumwandlung) ggf. als Sachbezug bis 44 EUR pro Monat steuerfrei behandelt werden. Neu ist nun, dass per gesetzlicher Definition festgelegt wird, dass zu den Einnahmen in Geld regelmäßig auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere auf einen Geldbetrag lautende Vorteile gehören.[1]

Zu den aufgeführten Geldsurrogaten gehören z. B. auch Kreditkarten und Geldkarten. Damit sind diese Zuwendungen regelmäßig lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn und können auch nicht der Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG unterworfen werden.

Allerdings bringt der Gesetzgeber auch eine Ausnahmeregel für Gutscheine ein. Berechtigen Gutscheine oder Geldkarten allein zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen vom Aussteller des Gutscheins, können diese auch weiterhin als Sachbezug im Rahmen der 44 EUR-Grenze steuerfrei gestellt werden.[2]

[1] § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG-E.
[2] § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG-E.

4 Pauschalierungswahlrecht: Für welche Zuwendungen und für welche Empfänger es genutzt werden kann

Nach § 37b Abs....

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