Reisekosten Ausland für Arb... / 4.1 Wann keine Übernachtungspauschale erstattet wird

Die Erstattung einer Übernachtungspauschale scheidet aus, wenn der Mitarbeiter in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachtet, oder auf einer Flug- oder Schiffsreise, bei der neben der Beförderung keine zusätzlichen Kosten für Übernachtungen in Rechnung gestellt werden. Der Unternehmer darf den Pauschbetrag für Übernachtungen jedoch erstatten, wenn sein Arbeitnehmer die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet hat. So z. B. dann, wenn er bei einer Rückkehr mit dem Flugzeug nachts um 3 Uhr ein Hotelzimmer bezieht.

Der Arbeitgeber darf keine Übernachtungspauschalen erstatten, wenn er oder seine Geschäftspartner die Kosten der Unterkunft ganz oder teilweise übernehmen. Bei einer Übernachtung im Lkw sind die tatsächlichen Kosten abziehbar. Arbeitgeber dürfen ihren Arbeitnehmern, die in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachten, keine lohnsteuerfreie Übernachtungspauschale erstatten. Allerdings entstehen einem Kraftfahrer Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind.

Derartige Aufwendungen kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei erstatten. Als Reisenebenkosten in diesem Sinne kommen z. B. in Betracht:

  • Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten,
  • Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine.

Das BMF lässt es zu, diese Reisenebenkosten in vereinfachter Weise zu ermitteln und glaubhaft zu machen. Nach diesem BMF-Schreiben ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer die Kosten, die ihm tatsächlich entstehen und die regelmäßig wiederkehren, für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen aufzeichnet. Bei der Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten sind nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen, nicht jedoch die als Wertbons ausgegebenen Beträge. Hat der Arbeitnehmer diesen Nachweis erbracht, kann er den täglichen Durchschnittsbetrag als Werbungskosten abziehen oder sich von seinem Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstatten lassen, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern.

 

Praxis-Beispiel

Auslandsreisekosten bei Lkw-Übernachtung

Nachweis durch Belege des Arbeitnehmers:

 
Monat Aufwendungen
Januar 80 EUR für 25 Tage
Februar 60 EUR für 20 Tage
März 40 EUR für 15 Tage

Summe der Aufwendungen: 180 Euro ÷ 60 Tage Auswärtstätigkeit = 3 EUR täglicher Durchschnittswert.

Der so ermittelte Wert kann bei Lkw-Fahrern, die in ihrer Schlafkabine übernachten, für jeden Tag der Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden.

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Finance Office Professional. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Finance Office Professional 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.



Meistgelesene beiträge