Innergemeinschaftliche Lief... / 5.1 Welche Belege als Nachweis gelten

Für die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung hat der Unternehmer durch Belege nachzuweisen, dass der Gegenstand der Lieferung in einen anderen EU-Staat befördert oder versendet wurde. Die Voraussetzung muss sich aus den Belegen eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben.

Bereits zum 1.1.2012 wurden neue Nachweispflichten bei den innergemeinschaftlichen Lieferungen eingeführt und u. a. die §§ 17a, 17b und 17c UStDV geändert.

Für die Steuerbefreiung benötigt der Unternehmer danach grundsätzlich eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist (sog. "Gelangensbestätigung").

Gesetzliche Regelung

Durch die Elfte Verordnung zur Änderung der UStDV vom 25.3.2013 wurden die deutschen Nachweispflichten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen in Beförderungs- und Versendungsfällen ab 1.10.2013 komplett neu geregelt.

Hiernach sind folgende Nachweise zu erbringen:

  • Das Doppel der Rechnung und
  • eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung).

Inhalt und Form der Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Abnehmers,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung, bei Fahrzeugen i. S. d. § 1b Abs. 2 UStG auch die Fahrzeugidentifikationsnummer,
  • Ort und Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet, im Fall der Beförderung des Gegenstands durch den Abnehmer den Ort und Monat des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
  • Ausstellungsdatum der Gelangensbestätigung,
  • Unterschrift des Abnehmers oder seines zur Abnahme Beauftragten, Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.

Die Gelangensbestätigung kann

  • auch als Sammelbestätigung mit zusammengefassten Umsätzen aus bis zu einem Quartal ausgestellt werden. Bei Lieferungen, die mehrere Gegenstände umfassen, oder bei Rechnungen, in denen einem Abnehmer gegenüber über mehrere Lieferungen abgerechnet wird, reicht es aus, wenn sich die Gelangensbestätigung auf die jeweilige Gesamtlieferung bzw. auf die Sammelrechnung bezieht.
  • auch in englischer oder französischer Sprache erbracht werden, andere Sprachfassungen sind ebenfalls zulässig, bedürfen dann aber einer amtlich beglaubigten Übersetzung
  • in jeglicher Form erfolgen, wenn alle erforderlichen Angaben erbracht werden; sie ist grundsätzlich formfrei;
  • auch aus mehreren Dokumenten, beispielsweise aus einem Lieferschein oder einer Rechnung kombiniert mit einer entsprechenden Bestätigung über den Erhalt der Liefergegenstände bestehen. Rechnet der Leistungsempfänger nach Erhalt der Lieferung mit einer Gutschrift ab, kann die Gutschrift nach unserer Auffassung um die erforderlichen Angaben ergänzt werden und ebenfalls als Gelangensbestätigung dienen.
  • auf elektronischem Weg, z. B. per E-Mail, ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des elektronischen Datenaustauschs (EDI) übermittelt werden.
    Eine auf elektronischem Weg erhaltene Gelangensbestätigung kann für umsatzsteuerliche Zwecke auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Wird die Gelangensbestätigung per E-Mail übersandt, soll, um den Nachweis der Herkunft des Dokuments vollständig führen zu können, nach Auffassung der Finanzverwaltung auch die E-Mail archiviert werden, die für umsatzsteuerliche Zwecke ebenfalls in ausgedruckter Form aufbewahrt werden kann.

Der Unternehmer muss den Belegnachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung nicht zwingend mit einer Gelangensbestätigung führen. Die Gelangensbestätigung ist eine mögliche Form des Belegnachweises und das Gesetz lässt weitere Nachweismöglichkeiten zu, die unten im Einzelnen aufgeführt sind. Daneben steht es dem Unternehmer frei, den Belegnachweis mit allen geeigneten Belegen und Beweismitteln zu führen, aus denen sich das Gelangen des Liefergegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet an den Abnehmer nachvollziehbar und glaubhaft ergibt.

Zu dem Gesamtkomplex existiert eine Verwaltungsanweisung in Form des BMF-Schreibens vom 16.9.2013. Hier sind weitere Einzelfragen geregelt und auch Muster für eine Gelangensbestätigung in verschiedenen Sprachen abgedruckt.

 

Praxis-Tipp

Bei Abholfällen auf die Gelangensbestätigung des Kunden bestehen

In der Praxis ist in den Abholfällen zu empfehlen, vom Kunden eine Gelangensbestätigung einzuholen. Da die Gelangensbestätigung erst im Nachhinein nach Ankunft des Gegenstandes der Lieferung im Bestimmungsmitgliedstaat erstellt werden kann, empfiehlt sich die Erhebung eines "Deposit" oder einer "Kaution" in Höhe der Umsatzsteuer, die dem Kunden nach Vorliegen der ordnungsgemäßen Gelangensbestätigung wieder erstattet wird. Falls diese Kaution in der Rechnung mit aufg...

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