Controlling von Start-Ups & Start-Up-Initiativen / 3.7.5 Planung

Bei stetig und stark steigenden Umsatzwachstumsraten und häufigen Wachstumssprüngen durch M&A-Aktivitäten ist eine exakte Mehrjahres- oder auch nur Budgetplanung nur eingeschränkt möglich. Gleichwohl ist die Einführung eines unternehmensweiten strukturierten strategischen und operativen Planungsprozesses eine wichtige Aufgabe des Controllings, mit dem es zur Professionalisierung der gesamten Unternehmenssteuerung beiträgt. Bestand in der Frühphase von FlixMobility die Unternehmensplanung noch aus einem mehr oder weniger ausdetaillierten Excel-Dokument, das die Geschäftsführung als grobe Orientierung für die nächsten Schritte der Expansion nutzte, ergab sich bald die Notwendigkeit für einen holistischeren Ansatz, der stärker die einzelnen Abteilungen in den Planungsprozess einbeziehen sollte. Dem Controlling kamen hierbei 2 entscheidende Aufgaben zu.

1. Es musste ein zeitlich sinnvoll getakteter Prozess etabliert werden, der die Planungszyklen der einzelnen Abteilungen berücksichtigt. So beginnt der Prozess bei der Angebotsplanung, die für die Gestaltung der Fahrpläne zuständig ist. Hieraus werden Umsätze auf Linienebene abgeleitet, die wiederum als Basis für die Planung der Kosten für die Buspartner sowie die Marketing- und Vertriebsausgaben dienen. Anhand der erwarteten Passagierzahlen und der Anzahl der einzusetzenden Busse und Züge können die Kosten für Kundenservice, Qualitätsmanagement und die Betriebssteuerung geplant werden. Schließlich sind noch Verwaltungs- sowie Forschungs- und Entwicklungskosten zu planen, wobei die technologischen Investitionen insbesondere von den von der Business-Seite gewünschten Funktionalitäten aber auch von den hohen Ansprüchen an Sicherheit und Stabilität der Buchungsplattform abhängen. Das Controlling muss in diesem Prozess sowohl darauf achten, dass die Voraussetzungen für das Erreichen der ambitionierten Wachstumsziele gegeben sind, als auch sicherstellen, dass das Gesamtziel des gruppenweiten Break even erreicht wird.

2. Die verwendeten Tools im Planungsprozess mussten so angepasst werden, dass sowohl eine zügige Aggregation von Einzelinformationen als auch das Zurückspielen von Teilplänen in die einzelnen Abteilungen und Länderorganisationen möglich ist. Dabei hat sich für FlixMobility die Einführung einer dedizierten Planungssoftware bisher als noch nicht sinnvoll erwiesen, da die am Markt verfügbaren Lösungen

   • zum einen nicht geeignet sind das sehr spezifische und dynamische Geschäftsmodell abzubilden und
   • die damit zusammenhängenden Kosten noch nicht im Verhältnis zum Gewinn an Genauigkeit und Effizienz stehen.

Um jedoch nicht endlos Excel-Templates zwischen einzelnen Abteilungen per E-Mail hin- und her zu versenden, wurde gemeinsam mit der internen IT eine Laufwerksstruktur etabliert, die es erlaubt, jederzeit die dezentralen Informationen über Power Queries in ein Masterfile zu aggregieren als auch top-down definierte Ziele in die einzelnen Planungsdateien der Abteilungen zu spielen.