Im Rechnungswesen entstehen durch die Digitalisierung der Abläufe auch Chancen für die Mitarbeiter. Es gewinnen die Menschen, die in der Lage und bereit sind, nicht nur analoge Abläufe digital zu denken, sondern auch neue digitale Wege zu gehen.
Veränderungen der privaten und beruflichen Welt durch die Digitalisierung
Die Digitalisierung verändert die private Welt mit immer neuen Angeboten zur einfachen Umsetzung selbst komplexer Vorgänge. Onlinebanking ist für mehr als drei Viertel aller Menschen normal geworden, Apps sollen bei der Beherrschbarkeit von Pandemien helfen. Die Durchdringung der analogen Welt mit digitalen Anwendungen macht auch vor den Unternehmen nicht halt. Dabei gibt es gerade im Rechnungswesen eine lange Tradition, digitale Unterstützung zu nutzen, unabhängig davon, ob sie jetzt EDV, IT oder autonome Abläufe genannt wird. Bereits 1995 wurden von der Finanzbehörde die ersten Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) veröffentlicht. Damit wurde die notwendige rechtliche Sicherheit für die Nutzung der elektronischen Datenverarbeitung in der Buchhaltung hergestellt. Aktualisiert und erweitert gelten diese auch heute noch für die digitale Buchhaltung.
Bei der Digitalisierung geht es heute um die digitalen Abläufe bei der Zusammenarbeit
Bisher haben es die Buchhalter, Kostenrechner und Controller immer geschafft, ihre analogen Abläufe in die digitale Welt zu übersetzen. So haben sie den Grundstein für die Digitalisierung im Rechnungswesen gelegt. Doch die Digitalisierung geht weit darüber hinaus. Es geht heute nicht mehr darum, Buchungsbelege digital zu verbuchen, zu archivieren oder zu bearbeiten. Es geht darum, die Zusammenarbeit innerhalb des Rechnungswesen, des Unternehmens und mit vielen externen Partnern digital vollkommen neu zu organisieren. Der Buchungsbeleg, bisher das zentrale Element im Rechnungswesen, existiert nicht mehr. Es gibt nur noch digitale Datensätze, die ausgetauscht, miteinander verknüpft und verarbeitet werden.
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Digitales Rechnungswesen – autonome Abläufe ohne menschlichen Eingriff
Die digitalen Datensätze werden im digitalisierten Rechnungswesen über alle Grenzen hinweg ebenso digital verarbeitet. Die neuen Arbeitsabläufe schließen dabei die Lieferanten dieser Daten ohne Rücksicht auf ihre Stellung ein. So wird die Eingangsrechnung vom Lieferanten in Form von digitalen Datensätzen erzeugt und an die Kreditorenbuchhaltung des Rechnungsempfängers geschickt, selbstverständlich auf elektronischem Weg. Dort wird die Rechnung in digitalen Abläufen geprüft, freigegeben und verbucht. Die Bezahlung erfolgt ebenso mit Hilfe elektronischer Anwendungen, die Kostenrechnung verbucht die Kosten auf digital geführten Kostenstellen, das Controlling übernimmt die Daten für seine Berichte.
Der gesamte Vorgang in diesem Beispiel läuft im Idealfall ohne jeden menschlichen Eingriff ab. Mit Hilfe von autonomen Abläufen wird die Eingangsrechnung beim Lieferanten erstellt, im Einkauf und anderen Fachabteilungen geprüft und in der Buchhaltung verbucht und bezahlt. Der Einfluss der Menschen im Rechnungswesen auf die Abläufe in Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling ist in programmierten Regeln, digitalen Grenzwerten oder automatisch ablaufenden Plausibilitätskontrollen zu finden. Solche autonomen Abläufe werden auch durch Einsatz von künstlicher Intelligenz immer flexibler und leistungsfähiger. Sie sind die Voraussetzung für die digitale Zusammenarbeit interner und externer Stellen mit dem Ziel, auf allen Ebenen effizienter zu arbeiten.
Autonome Abläufe werden im gesamten Unternehmen immer mehr Aufgaben übernehmen, die Produktion planen, Marketingaktionen steuern oder eben Buchungen und Analysen im Rechnungswesen durchführen. Die Furcht vieler Menschen vor dem Verlust bekannter Aufgaben ist begründet. In der Buchhaltung wird es kaum noch Buchungen geben, in der Kostenrechnung wird nicht mehr gerechnet und im Controlling werden Berichte direkt aus den Datenbanken erstellt. Gleichzeitig entstehen neue Aufgaben auch im Rechnungswesen, für die ausgebildete und erfahrene Menschen unabdingbar sind.
Neue Aufgaben für das Rechnungswesen
Die neuen Aufgaben für das Rechnungswesen finden sich nicht immer in der Buchhaltung, der Kostenrechnung oder dem Controlling. Die Übersetzung alter analoger Kenntnisse in neue digitale Fähigkeiten ist nicht an jedem Arbeitsplatz möglich. Doch die Chancen, die Mitarbeiter im Rechnungswesen durch die Digitalisierung bekommen, sind vielfältig. Wer sich der Entwicklung hin zur digitalen Buchhaltung nicht prinzipiell verschließt, erkennt sie auch und kann sie nutzen.
So müssen z.B. die digitalen Anwendungen für die Abläufe im Rechnungswesen erstellt werden. Sie müssen eingerichtet und gewartet werden. Dazu sind wesentliche Kenntnisse aus der Buchhaltung, der Kostenrechnung oder dem Controlling notwendig, nicht mehr unbedingt im anwendenden Unternehmen, sondern beim Softwaredienstleister. Die für die autonomen Entscheidungen notwendigen Grenzwerte und Steuerungsparameter müssen gefunden, erfasst, geprüft und angepasst werden. Plausibilitätskontrollen werden definiert, neue Abläufe integriert.
Nicht alle autonomen Entscheidungen laufen fehlerfrei, es entstehen Fehlerprotokolle, die abgearbeitet werden müssen. Die digitale Zusammenarbeit mit den internen und externen Partnern macht die Definition von Schnittstellen notwendig. All das sind Aufgaben die durch die Digitalisierung neu entstehen und die Qualität der Ergebnisse der Arbeit im digitalen Rechnungswesen wesentlich bestimmen. Nicht zuletzt muss trotz aller autonomen Entscheidungen ein Mensch die Ergebnisse analysieren und verantworten.
Es gibt also auch in der Digitalisierung eine Vielzahl von Aufgaben für die Menschen in Rechnungswesen. Die Arbeitswelt im Rechnungswesen allerdings wird sich durch die Digitalisierung weiter verändern, schneller und dramatischer als bisher. Wer seine digitalen Fähigkeiten, die sicher im privaten Umfeld gewachsen sind, erfolgreich in seine berufliche Tätigkeit überführt und dort ausbaut hat viele Chancen, auch im digitalen Rechnungswesen eine interessante und anspruchsvolle Aufgabe erfüllen zu können.
Die folgende Tabelle zeigt eine kleine Auswahl von Chancen, die sich den Mitarbeitern im Rechnungswesen aufgrund der digitalen Veränderung von Aufgaben bieten.
Veränderung der Aufgabe | Chancen für Mitarbeiter im Rechnungswesen |
Wegfall stupider Massenbuchungen | Konzentration auf inhaltliche Arbeit, mehr Zeit für Gestaltung und Optimierung im Rechnungswesen |
Digitale Zusammenarbeit mit externen Stellen 1 | Kommunikation mit externen Partnern, Abstimmung über Form, Inhalt und Zeiten für Datenaustausch, Definition von Schnittstellen |
Digitale Zusammenarbeit mit externen Stellen 2 | Beschleunigung und Verbesserung der Ergebnisse durch digitalen Datenaustausch mit Beratern |
Digitalisierung verlangt eine wesentlich höhere Geschwindigkeit von Entscheidungen | Autonome Abläufe müssen geschaffen werden, um die Verarbeitungsgeschwindigkeit im Rechnungswesen zu erhöhen |
Ansprüche an Qualität steigen | Standardisierung von Dateninhalten, Datenaustausch und -verarbeitung zur Verbesserung der Datenqualität |
Mehr Daten für bessere und schnellere Entscheidungen notwendig | Recherche im Netz, Nutzung von Apps, digitale Informationsbeschaffung |
Autonome Abläufe mit künstlicher Intelligenz | Steuerung der autonomen Abläufe (Entwicklung der Algorithmen, Definition der Grenzwerte, Aufbau und Pflege von Tabellen mit den Steuerungsparametern, …) |
Wegfall analoger Belege | Digitale Verarbeitung, digitale Archivierung, Qualitätskontrolle, Zugriffsberechtigungen verwalten |
Wegfall manueller Abläufe | Programmierung der dafür notwendigen digitalen Abläufe, Implementation, Steuerung und Überwachung der digitalen Abläufe |