Überlagerte Ware wird nicht gebucht

„Wohin buche ich überlagerte Ware? Muss ich bei einer Betriebsprüfung nachweisen, dass die Ware überlagert war?“, fragt ein Kunde. Unser Fachautor antwortet: Der Verderb von Waren wird nicht gebucht, weil sich die Gewinnauswirkung automatisch ergibt. Ein Nachweis für den Betriebsprüfer kann hilfreich sein.

Waren- und Materialeinkäufe werden insgesamt als Aufwand gebucht (Konto "Wareneinkauf" oder Konto "Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe"). Somit wird Ware oder Material, das verdorben bzw. unbrauchbar ist, von vornherein als Aufwand erfasst. Der Aufwand, der über die Konten "Wareneinkauf" oder "Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe" gebucht wurde,

• ist und bleibt Aufwand, wenn der Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt wird;
• wird bei Bilanzierung über den Warenbestand bzw. Materialbestand, der zu Beginn und Ende eines Jahres vorhanden war, korrigiert.

Materialeinsatz ermitteln
Den Warensatz oder Materialeinsatz (= endgültigen Aufwand) für das jeweilige Jahr erhält man, sobald die Veränderung des Waren- bzw. Materialbestands berücksichtigt wird. Der Waren- bzw. Materialbestand wird durch Inventur ermittelt. Bei der Inventur wird der gesamte Bestand am Ende des Jahres durch eine Bestandsaufnahme erfasst. Die Bestandaufnahme erfolgt in der Form, dass jeder einzelne Artikel gezählt und in ein Verzeichnis eingetragen wird. Nicht mehr brauchbares Material darf nicht mehr mitgezählt werden. Der tatsächliche Materialeinsatz, in dem auch nicht mehr verwendbares Material enthalten ist, ist nach dem folgenden Schema zu ermitteln:

Beispiel
Der Materialbestand am 31.12.2011 (1.1.2012) belief sich auf 14.000 Euro.

• Materialeinkauf im Jahr 2012: 33.000 Euro
• Material, das im Jahr 2012 zur Verfügung stand: 47.000 Euro
• davon sind lt. Inventur am 31.12.2012 noch vorhanden: 10.000 Euro
• im Jahr 2012 wurden somit Material von insgesamt: 37.000 Euro verbraucht.

Ob der Verbrauch durch Verkauf, Verarbeitung oder Verderb erfolgt ist, spielt für die Erfassung des Aufwands keine Rolle.

Praxis-Tipp
Material, das nicht mehr brauchbar ist, wird aus dem Materiallager entfernt. Somit besteht die Möglichkeit, den Umfang des Materials festzuhalten, das nicht mehr verwendet werden kann. Für die eigene Buchführung braucht man diesen Wert nicht, weil sich – wie zuvor beschrieben - die Gewinnauswirkung automatisch ergibt. Wenn aber das Finanzamt den Betrieb prüft und z. B. zu dem Ergebnis kommt, dass die Gewinnspanne unter dem Branchendurchschnitt liegt, kann es sinnvoll sein, die Höhe des unbrauchbar gewordenen Materials dokumentieren zu können.