Elektronische Reisekostenabrechnung

Der analoge Ablauf

• Die betroffenen Mitarbeiter sammeln die Belege der Reisekosten.
• Regelmäßig werden die Reisekostenformulare ausgefüllt.
• Die Belege werden mit dem Formular zur vorgesetzten Stelle transportiert.
• Der Vorgesetzte des Mitarbeiters genehmigt dessen Reisekostenabrechnung.
• Die genehmigten Unterlagen werden in die Buchhaltung transportiert.
• In der Buchhaltung wird die Abrechnung geprüft. Darüber hinaus wird die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen durchgeführt.
• Die Belege und die Verpflegungsmehraufwendungen werden kontiert.
• Die Abrechnung wird verbucht.
• Die Beträge der Spesenkonten werden ausgezahlt.

Der digitale Ablauf

• Sobald eine Ausgabe für Reisekosten angefallen ist, wird der Beleg in den digitalen Prozess integriert.
• Am Ende eines Tages, spätestens am Ende der Reise, wird das Formular für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen gefüllt.
• Die Pauschalbeträge für die Verpflegung werden vom System errechnet.
• Alle eingegebenen und errechneten Werte werden zentral gespeichert.
• Ein Workflow koordiniert die Genehmigung der Abrechnungen.
• Die Buchhaltung prüft die digitalen Belege auf sachliche Richtigkeit, führt die Kontierung durch, verbucht die Vorgänge und prüft auf formale Korrektheit.
• Die gebuchten Reisekosten werden ausgezahlt.

Chancen und Risiken

Die Nachteile

• Es entstehen Kosten für die Anwendungen in der Informationsverarbeitung.
• Die Abhängigkeit von der IT steigt.
• Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Internet und in der Cloud kann zu Sicherheitsproblemen führen.

 Die Vorteile

• Die Aufgaben werden umgeschichtet von der Buchhaltung zu den betroffenen Mitarbeitern.
• Durch regelmäßige Updates des Systems und der Software ist das Ergebnis rechtssicher.
• Der gesamte Ablauf kann digital kontrolliert werden.
• Auch der Mitarbeiter kann den Prozess aus seiner Sicht kontrollieren.

Die Voraussetzungen

• Die IT-Anwendungen müssen zuverlässig und passend verfügbar sein.
• Die Software, mit der die Reisekostenabrechnung erfasst wird, beinhaltet auch das Modul für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen.
• Die Prüfung der Eingaben auf Plausibilität muss elektronisch erfolgen.
• Ein Workflow koordiniert und überwacht die Reihenfolge der Aufgabenerledigung.
• Eine Schnittstelle übernimmt die Daten aus dem Reisekostenmodul in die Buchhaltungsanwendung.
• Ein Netzwerk mit ausreichender Bandbreite und Sicherheit muss die Verbindung des zentralen Systems mit allen nutzenden Mitarbeitern gewährleisten.
• Die Sicherheit des Systems wird von der IT gewährleistet.
• Die Mitarbeiter müssen ausreichend informiert und geschult werden.
• Zu jeder Reisekostenabrechnung gehören auch Belege. Diese müssen neben dem digitalen Weg der Abrechnung selbst über einen analogen Weg in die Buchhaltung kommen.