Bild: Michael Bamberger
Die manuelle Reisekostenabrechnung ist meist langwierig.
Die Abrechnung der Reisekosten leidet immer unter den zeitlichen Verzögerungen. Zunächst lassen sich die Mitarbeiter Zeit, um die Abrechnungen auszufüllen und an die Buchhaltung zu schicken. Dadurch wird eine zeitnahe Verbuchung oft unmöglich, Periodengrenzen werden überschritten. Danach wartet der Mitarbeiter auf die Prüfung und Überweisung der ausgelegten Beträge. Das dauert immer zu lange. Alle Beteiligte können zufrieden gestellt werden, wenn die Reisekostenabrechnung mithilfe digitaler Abläufe erledigt wird.
Der analoge Ablauf
- Die betroffenen Mitarbeiter sammeln die Belege der Reisekosten.
- Regelmäßig werden die Reisekostenformulare ausgefüllt.
- Die Belege werden mit dem Formular zur vorgesetzten Stelle transportiert.
- Der Vorgesetzte des Mitarbeiters genehmigt dessen Reisekostenabrechnung.
- Die genehmigten Unterlagen werden in die Buchhaltung transportiert.
- In der Buchhaltung wird die Abrechnung geprüft. Darüber hinaus wird die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen durchgeführt.
- Die Belege und die Verpflegungsmehraufwendungen werden kontiert.
- Die Abrechnung wird verbucht.
- Die Beträge der Spesenkonten werden ausgezahlt.
Der digitale Ablauf
- Sobald eine Ausgabe für Reisekosten angefallen ist, wird der Beleg in den digitalen Prozess integriert.
- Am Ende eines Tages, spätestens am Ende der Reise, wird das Formular für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen gefüllt.
- Die Pauschalbeträge für die Verpflegung werden vom System errechnet.
- Alle eingegebenen und errechneten Werte werden zentral gespeichert.
- Ein Workflow koordiniert die Genehmigung der Abrechnungen.
- Die Buchhaltung prüft die digitalen Belege auf sachliche Richtigkeit, führt die Kontierung durch, verbucht die Vorgänge und prüft auf formale Korrektheit.
- Die gebuchten Reisekosten werden ausgezahlt.
Chancen und Risiken
Die Nachteile
- Es entstehen Kosten für die Anwendungen in der Informationsverarbeitung.
- Die Abhängigkeit von der IT steigt.
- Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Internet und in der Cloud kann zu Sicherheitsproblemen führen.
Die Vorteile
- Die Aufgaben werden umgeschichtet von der Buchhaltung zu den betroffenen Mitarbeitern.
- Durch regelmäßige Updates des Systems und der Software ist das Ergebnis rechtssicher.
- Der gesamte Ablauf kann digital kontrolliert werden.
- Auch der Mitarbeiter kann den Prozess aus seiner Sicht kontrollieren.
Die Voraussetzungen
- Die IT-Anwendungen müssen zuverlässig und passend verfügbar sein.
- Die Software, mit der die Reisekostenabrechnung erfasst wird, beinhaltet auch das Modul für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen.
- Die Prüfung der Eingaben auf Plausibilität muss elektronisch erfolgen.
- Ein Workflow koordiniert und überwacht die Reihenfolge der Aufgabenerledigung.
- Eine Schnittstelle übernimmt die Daten aus dem Reisekostenmodul in die Buchhaltungsanwendung.
- Ein Netzwerk mit ausreichender Bandbreite und Sicherheit muss die Verbindung des zentralen Systems mit allen nutzenden Mitarbeitern gewährleisten.
- Die Sicherheit des Systems wird von der IT gewährleistet.
- Die Mitarbeiter müssen ausreichend informiert und geschult werden.
- Zu jeder Reisekostenabrechnung gehören auch Belege. Diese müssen neben dem digitalen Weg der Abrechnung selbst über einen analogen Weg in die Buchhaltung kommen.