Bittet ein Unternehmer seine Kunden oder Geschäftspartner zur Besprechung in seine Büroräume und schenkt dabei ein edles Tröpfen Wein aus, dürfte das zwar das Gesprächsklima verbessern. Doch steuerlich könnte das Weintrinken zum Problemfall werden. Denn das Finanzgericht Münster stuft das Weintrinken im Rahmen solcher Inhouse-Besprechungen steuerlich als Bewirtungsaufwand ein.
Die Richter des Finanzgerichts Münster stellten klar, dass bei Besprechungen in den Büroräumen des Unternehmers nur Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Wasser und Kekse als übliche Gesten der Höflichkeit in voller Höhe als Betriebsausgaben verbucht werden dürfen. Doch das Ausschenken von Wein – egal wie teuer – gehört nicht zu diesen Aufmerksamkeiten. Es greifen die Steuerspielregeln zu den Bewirtungsaufwendungen (FG Münster, Urteil v. 26.11.2014, Az. 14 K 2477/12 E, U).
Achtung: Nur zu 70 % Betriebsausgaben, getrennte Buchung und Aufzeichnungspflichten
Die Kosten für den Wein, der anlässlich einer Inhouse-Besprechung getrunken wird, dürfte der Unternehmer also nur zu 70% als Betriebsausgaben geltend machen. Die Betonung liegt hier klar auf dem Wörtchen „dürfte“. Denn damit überhaupt 70% der Bewirtungsaufwendungen (hier die Kosten für den Wein) den Gewinn mindern dürfen, muss der Unternehmer Aufzeichnungen zum Datum der Bewirtung, zum Anlass und zu den Teilnehmern führen und aufbewahren (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG). Zudem müssen die Kosten für den Wein getrennt von den übrigen Betriebsausgaben erfasst werden (§ 4 Abs. 7 EStG). Bis zu diesem Urteil dürften wohl die wenigsten Unternehmer ihre Kosten für einen Wein anlässlich einer Besprechung im Büro steuerlich so behandelt haben. Das fatale daran: Das Finanzamt kann nicht nur den Betriebsausgabenabzug kippen, sondern auch den Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 a UStG i.V.m. § 4 Abs. 5 EStG).
Verhaltensknigge für Inhouse-Besprechungen
Sollte ein Unternehmer künftig Besprechungen in seinen Büroräumen abhalten und dabei Wein, Champagner oder Whiskey an seine Kunden und Geschäftspartner ausschenken, sollte er an die Weinrechnung ein Blatt Papier heften und darauf den Tag der „Bewirtung“, den detaillierten Grund für die „Bewirtung“ und die Namen der Teilnehmer vermerken. Die Kosten für den Wein oder andere alkoholische Getränke sind dann getrennt von den übrigen Betriebsausgaben als Bewirtungsaufwand zu verbuchen.
Praxis-Tipp: Getrennte Aufzeichnung und Buchung empfehlenswert
Diese Vorgehensweise ist dringend empfehlenswert, weil die Prüfer des Finanzamts bei künftigen Prüfungen aufgrund dieses Urteilsspruchs sicherlich erstmals ein Auge auf Inhouse-Besprechungen werfen werden. Dadurch retten Sie sich zumindest 70% des Betriebsausgabenabzugs und den 100%igen Vorsteuerabzug.