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Wann müssen E-Mails nicht aufbewahrt werden?

Wann müssen E-Mails nicht aufbewahrt werden? Wenn sie Transportmittel sind!
Bild: Haufe Online Redaktion

Unter der Rubrik „Aus der Praxis für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage und deren Beantwortung zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails.

Frage: Wo ist geregelt, wie E-Mails archiviert werden müssen?

Ich habe einen Hinweis dazu gefunden, wann E-Mails aufbewahrt werden müssen und wann nicht. Können Sie mir hierzu eine Fundstelle oder Rechtsgrundlage nennen?

Rechnungen als E-Mail aufbewahrungspflichtig

„Werden Rechnungen oder sonstige Handels- oder Geschäftsbriefe in Form einer E-Mail (Rechnungstext und Beträge im E-Mail-Text) versandt, sind sie in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.

E-Mails als Transportmittel sind nicht aufbewahrungspflichtig

Dient die E-Mail nur als "Transportmittel" (früher Briefumschlag), d. h. elektronische Belege oder Rechnungen werden als E-Mail-Anhang versandt, muss nur der elektronische Anhang und nicht die E-Mail aufbewahrt werden.“

Fundstelle: GoBD

 Die Quelle ist das BMF-Schreiben v. 14-11-2014 zu den GoBD, die Textziffer 121

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,

Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum

Datenzugriff (GoBD) (BMF 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003)

"Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel”, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."

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Schlagworte zum Thema:  Aufbewahrungspflicht, Mail, E-Mail

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