Unter der Rubrik „Aus der Praxis für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage und deren Beantwortung zur Aufbewahrungspflicht von E-Mails.
Frage: Wo ist geregelt, wie E-Mails archiviert werden müssen?
Ich habe einen Hinweis dazu gefunden, wann E-Mails aufbewahrt werden müssen und wann nicht. Können Sie mir hierzu eine Fundstelle oder Rechtsgrundlage nennen?
Rechnungen als E-Mail aufbewahrungspflichtig
„Werden Rechnungen oder sonstige Handels- oder Geschäftsbriefe in Form einer E-Mail (Rechnungstext und Beträge im E-Mail-Text) versandt, sind sie in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
E-Mails als Transportmittel sind nicht aufbewahrungspflichtig
Dient die E-Mail nur als "Transportmittel" (früher Briefumschlag), d. h. elektronische Belege oder Rechnungen werden als E-Mail-Anhang versandt, muss nur der elektronische Anhang und nicht die E-Mail aufbewahrt werden.“
Fundstelle: GoBD
Die Quelle ist das BMF-Schreiben v. 14-11-2014 zu den GoBD, die Textziffer 121
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff (GoBD) (BMF 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003)
"Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel”, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."
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