Wenn Rechnungen bspw. als Anhang einer E-Mail gesendet werden, stellt sich die Frage, ob auch die E-Mail archiviert werden muss oder nur die angehängte Rechnung. In unserer Rubrik „Aus der Praxis ‒ für die Praxis“ klären wir, wann und wie elektronische Rechnungen und E-Mails zu archivieren sind.
Frage
Was ist wie zu archivieren, wenn der Betrieb eine Rechnung per E-Mail erhält?
Antwort
Bei erhaltenen E-Mails kommt es auf deren Inhalt und Funktion an: Hat die E-Mail die Funktion einer Rechnung, muss sie in elektronischer Form aufbewahrt werden. Wird die elektronische Rechnung (z. B. im PDF-Format) im Anhang einer E-Mail versandt, dient die E-Mail gleichsam nur als „Briefumschlag” für die Rechnung. Aufbewahrungspflichtig ist in diesem Fall nur die elektronische Rechnung, die E-Mail kann gelöscht werden.
Bei der Archivierung muss die Unveränderbarkeit der Rechnungen gewährleistet sein. Dies kann auf verschiedene Art und Weise erreicht werden:
a) Hardware: Es wird auf unveränderbaren und fälschungssicheren Datenträgern (z. B. einmal beschreibbare DVDs) archiviert.
b) Software: Die elektronischen Rechnungen werden im Archiv- oder Buchhaltungssystem unveränderbar festgeschrieben. Das System protokolliert sowohl den Anwender als auch alle Datenzugriffe z. B. in Form von Löschungen und erstellt für jede Datei eine Änderungshistorie (Vermerke, Berichtigungen, Speichern in hauseigene Formate etc.).
Rechtsgrundlage sind die im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 ergangenen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
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