Beschriftungen in Diagrammen und Tabellen müssen verwechslungsfrei sein

Aussagekräftige Beschriftungen 

Bei der Verwendung von Legenden in Diagrammen läuft man bei ähnlichen Farben sehr schnell Gefahr, diese nicht mehr richtig zuordnen zu können. Direkte Datenreihenbeschriftungen bewirken, dass die Blickverläufe zwischen Beschriftung und Datenreihe verkürzt werden.

In folgender Abbildung wird beispielsweise links gezeigt, dass bei einer direkten Beschriftung zielgerichteter gesucht und damit die Effizienz stark verbessert werden kann. Der geringere Anteil an hellen Flächen (rechts unten) zeigt an, dass deutlich weniger Blicke nötig sind, um die gefragte Information zu bekommen.

Werteinheiten in Diagrammen und Tabellen unmittelbar erkennbar machen

Zeigt eine Darstellung Euro, Million Euro oder Prozent? Diese Unterscheidung sollte durch ein entsprechendes Konzept ersichtlich gemacht werden. So können bspw. unterschiedlich dicke Säulen oder Balken oder auch sog. «Stecknadeldiagramme» eingesetzt werden, um Werteinheiten unmittelbar unterscheidbar zu machen.

Auch auf ein möglichst einheitlich definiertes Zahlensystem im gesamten Berichtswesen ist zu achten. Um unleserliche Zahlenkolonnen zu vermeiden, empfiehlt sich, Zahlen zu runden und in größeren Einheiten auszudrücken (z. B. «in TEUR» oder «in Mio. EUR»). Als Daumenregel gilt, dass keine Zahl mehr als sechs Stellen aufweisen sollte. Zudem ist auf eine einheitliche Formatierung der dargestellten Werte zu achten. Dabei stellt sich unter anderem die Fragen nach der Verwendung von Vorzeichen (zumindest bei negativen Werten sollte dies durch ein Minus erkenntlich gemach werden), der Wahl der zu verwendenden Nachkommastellen oder dem Verwenden von Tausenderpunkten. Bei Zahlenwerten in Tausend oder Millionen Euro empfiehlt sich eine oder keine Nachkommastelle, bei Eurowerten sollten keine oder zwei Nachkommastellen verwendet werden. Tausendertrennpunkte sind im deutschen Sprachraum empfehlenswert.

Gut lesbare Schriftarten und -größen verwenden 

Eine einheitliche Typographie erleichtert die Lesbarkeit. Besonders gut geeignet sind serifenlose Schriftarten wie

• Arial,
• Verdana oder
• Tahoma.

Grundsätzlich sollte die definierte Schriftart für alle Zahlen, Beschriftungen und Titel beibehalten werden. Daher sollten nur Standardschriften verwendet werden, die von allen eingesetzten Softwarelösungen unterstützt werden.

Bei der Wahl der Schriftgröße muss auf das Ausgabemedium geachtet werden. Ein Bericht in Printform kann bei der Verwendung kleinerer Schriftgrößen noch lesbar sein, während ein Bericht in Präsentationsformat (Microsoft PowerPoint) dies nicht mehr ist.

Abkürzungsverzeichnis erstellen 

Im Zusammenhang mit einer leichten Lesbarkeit stellt sich auch die Frage der Verwendung von Abkürzungen. Diese sollten äußerst sparsam eingesetzt werden. In der Praxis ist es oft ein Problem, dass viele Wörter und auch Kennzahlen aus Platzgründen abgekürzt werden und dann nur mehr für «Insider» verständlich sind. Es empfiehlt sich, die benötigten Abkürzungen in ein Abkürzungsverzeichnis einzutragen, auf das alle Berichtsempfänger Zugriff haben. Folgende Tabelle gibt einen beispielhaften Überblick über häufig verwendete Abkürzungen: 

Im deutschsprachigen Raum sollten die Monate immer mit zumindest drei Buchstaben angezeigt werden, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen, also z. B. Jan, Feb.