Manchmal hat man das Gefühl, Stress im Berufsleben wäre normal. Doch eine hohe Arbeitsbelastung ist noch lange kein Stress. Wie Stress entsteht, welche Arten von Stress es gibt und welche Lösungsansätze praxiserprobt sind, erläutert Heinz-Josef Botthof.
Aufgaben des Tages nach dem Biorhythmus ausrichten
Der Biorhythmus beschreibt unsere Leistungsfähigkeit im Ablauf der 24 Stunden eines Tages. Jeder von uns hat Phasen im Laufe des Tages, an denen er besonders leistungsfähig oder besonders träge ist. Je besser wir diese Zeiten kennen, um so genauer können wir sie in der Planung berücksichtigen. Stellen Sie sich vor, eine wichtige Kalkulation zu einer Zeit zu bearbeiten, in der Sie müde und eher unaufmerksam sind. Jetzt fällt es sehr schwer sich zu motivieren, wir können uns nicht konzentrieren und alles geht sehr langsam. Das Risiko für Fehler nimmt zu und oft machen wir Dinge doppelt. In Summe ist die Arbeit in diesem Fall Zeitverschwendung.
Wenn wir unseren Biorhythmus genau kennen, können wir die Aufgaben entsprechend verteilen. Schwierige und anspruchsvolle Aufgaben legen wir in die Zeitfenster, in denen wir richtig leistungsfähig sind. In die Zeiten, in denen wir träger sind, packen wir Routineaufgaben und einfache Recherchen. Uns allen ist das Mittagstief bekannt. Wenn ein wichtiges Meeting in die Zeit von 14:00-16:00 Uhr gelegt wird, werden wir es anders strukturieren müssen, als in der Zeit von 09:00-11:00 Uhr. Sowohl die Teilnehmer als auch die Akteure bekommen dies zu spüren.
Ob Sie eine Lerche oder eine Eule sind, ist genetisch vorbestimmt. Gegen diese Grundkonstellation sollten Sie nicht verstoßen, sondern sie gezielt und sehr bewusst nutzen. Wenn jemand ständig gegen die innere Uhr arbeitet, führt dies unweigerlich in den sogenannten sozialen Jetlag. Die Leistungsfähigkeit sinkt.
Was ist Stress?
Stress ist eine Reaktion des Körpers auf einen Impuls von außen. Den Impuls bezeichnen wir als Stressor. Die Stressreaktion des Körpers ist eine Abwehrhaltung gegenüber einer drohenden Gefahr. Somit reagiert der Körper umso heftiger, je bedrohlicher wir eine Situation empfinden. Wir werden aufmerksam und sind bereit für Kampf oder Flucht.
Wir unterscheiden positiven und negativen Stress:
Wenn wir unter eine positive Spannung geraten und einige Hormone ausgeschüttet werden, hilft uns dies in er jeweiligen Situation eine deutlich bessere Leistung zu bringen. Eine positive Grundspannung oder eine leichte Form von Lampenfieber als Beispiel.
Das bedeutet, wenn wir in einer Situation völlig cool sind, können wir unser Handeln zwar sehr genau steuern, wir wirken aber u.U. distanziert und es wird schwer zu überzeugen. Mit etwas Stress steigt unsere Konzentrationsfähigkeit und somit unsere Leistungsfähigkeit. Somit ist die positive Wirkung erreicht. Das Problem: Es gibt leider kein Ventil, um die Hormondosis zu regulieren. Somit kann es auch schnell zu viel werden.
Beim negativen Stress ist eine große Menge an Stresshormonen im Blut. Es fällt uns schwer den Körper und insbesondere das Denken zu kontrollieren. Wenn wir einen Vortrag halten oder ein Gespräch führen, haben wir oft das Gefühl, dass uns die Luft nicht reicht. Unsere Atmung ist zur Stressatmung geworden. Wir atmen nur noch ein und aus. Zum Problem wird, dass wir unter Stress weniger ausatmen als wir einatmen. Damit ist der Atemdruck nach wenigen Atemzügen schon sehr hoch, was den Blutdruck zusätzlich steigert. Melodisch sprechen ist dann z.B. nicht mehr möglich.
Stressempfinden ist individuell
Jeder von uns empfindet Situationen auf sehr unterschiedliche Art und Weise. Was bei dem einen besonders intensiv Stress auslöst, beflügelt den anderen in seiner Leistung. Denken wir zum Beispiel an eine anspruchsvolle Präsentation, die Sie als Controller:in halten sollen. Wer das Präsentieren genießt und wem es liegt, dem verursacht es keinen übermäßigen Stress. Anderen wiederum bereitet allein der Gedanke an die Präsentation schon starken Stress. Damit ist Stress zu einem großen Teil hausgemacht und wird u.a. von unserer Einstellung zur Sache beeinflusst.
Wirkung von Stress
Bei Stress wird ein wahrer Hormoncocktail aus der Nebennierenrinde in die Blutbahn ausgeschüttet. Unter anderem Adrenalin, Noradrenalin und Cortisol. Dadurch wird unser Blut dünnflüssiger, Pulsfrequenz und Blutdruck steigen an. Die Körpertemperatur steigt und wir schwitzen stärker. Die Muskulatur wird deutlich besser durchblutet. Weil jetzt auch obere Hautschichten sehr gut durchblutet werden, entsteht u.a. das bekannte rote Gesicht.
Stress soll uns vor einer Gefahr schützen. So könnten wir in dem Zustand deutlich besser rennen oder kraftvoller kämpfen. Die Reaktionen werden auf Kampf oder Flucht reduziert. Jetzt laufen in unserem Körper feste Muster ab. Wir sind wie in einem Tunnel gefangen! Das Denkvermögen und die Steuerung von Emotionen sind deutlich eingeschränkt und die kognitive Entscheidungsfähigkeit reduziert sich.
Nun stellen wir uns nochmal eine Situation vor, in der sich die Controller:in mit einigen Abteilungsleitern und der Geschäftsführung in einem Gespräch zu einem kritischen Thema befindet. Wird jetzt extremer Stress empfunden, würde dies helfen, um wegzurennen. Allerdings ist das in der aktuellen Situation leider nicht unser Ziel.
Stresserfahrungen und eine Beispielsituation
Wir alle haben genügend Erfahrungen mit Stress in unserem Berufsleben oder auch im Privatleben gesammelt. Wir kennen uns genau und wissen, wie wir in bestimmten Situationen reagieren. Dennoch gelingt es uns oft nicht, diese Mechanismen zu durchbrechen.
Wir verfallen in die immer gleichen Handlungsmuster. Neue Methoden des Zeitmanagements können wir unter Stress nicht umsetzen. Das funktioniert nur in Ruhe, da wir in diesen Phasen konzentriert das Neue lernen und anwenden müssen. Erst wenn es zu einem Automatismus in unserem Handeln geworden ist, können wir es auch unter Stress anwenden.
Betrachten wir eine Situation im Alltag. Prüfen Sie im Folgenden doch einmal, wie Sie diese erleben und damit umgehen.
Sie sind mit einem wichtigen Report beschäftigt. Dann klingelt das Telefon. Noch während des Telefonats steht ein Kollege vor Ihrem Schreibtisch und hat eine Frage. Nun meldet sich Ihr Handy und zwischenzeitlich haben Sie das Signal erhalten, dass neue E-Mails eingegangen sind. Gerade im Gespräch mit dem Kollegen, klingelt das Telefon erneut und die Nummer Ihrer Chefin erscheint im Display.
Dies ist eine Situation, die den Alltag von vielen von uns beschreibt. Jetzt die Ruhe zu bewahren ist schwierig. Viele von uns verlieren nun deutlich an Konzentration. Manchmal versuchen wir nun im Sinne von Multitasking, viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Das ist leider keine gute Idee. Stressvermeidend wirkt nun ausschließlich, die Aufgaben klar zu priorisieren. Dennoch haben wir alle bestimmt Handlungsmuster aufgebaut, um solche Situationen zu bewältigen. Aber ist es wirklich immer ein hilfreiches Verfahren? Überprüfen Sie dies am besten direkt nach einer solchen Situation. Legen Sie dann fest, wie Sie zukünftig in solchen Situationen handeln wollen.
Gelassenheit und Achtsamkeit beugen Stress vor
Wem es gelingt, Stress zu reduzieren, der lebt gesünder. Insbesondere Dauerstress ist eine extreme Belastung für unseren Körper, die nicht spurlos an uns vorübergeht. Die Auswirkungen auf unser Herz-Kreislauf-System können sehr schnell und intensiv spürbar werden. Hoher Blutdruck und eine erhöhte Reizbarkeit sind 2 oft zu bemerkende Auswirkungen.
Achtsamkeit verlangt von uns mit dem Körper keinen Raubbau zu betreiben und uns nicht zu viel zuzumuten. Wir müssen zu bestimmten Anforderungen klar nein sagen, wenn die Belastung für uns enorm steigt. Aus dieser Belastung kann eine Überforderung folgen, die dann Stress auslöst. Beispielsweise haben Sie eine anspruchsvolle Linienaufgabe im Controlling, die Ihnen bereits alles abverlangt. Nun werden Sie auch noch in ein Projekt zur Digitalisierung eingebunden. Da dieses Projekt bestimmt nicht in wenigen Wochen abgeschlossen sein wird, müssen nun die Belastungen aus der Linienaufgabe reduziert werden. Andernfalls kann die Doppelbelastung trotz guter Organisation und positiver Einstellung Stress auslösen. Es ist kompliziert, mehreren Anforderungen gerecht zu werden. Wenn es darüber hinaus zu Fehlern kommt, wirkt sich das oft auf das Stresslevel aus.
Es gibt zahlreiche Angebote, wie Sie mit Stress umgehen und den Stress abbauen können. Aus meiner Sicht ist es jedoch ein viel besserer Weg, den Stress erst gar nicht entstehen zu lassen. Was sich nicht aufbaut, muss auch nicht abgebaut werden! Das klingt natürlich zu einfach, denn wir alle wissen: in der Umsetzung ist es schwierig.
Tipp: Vier-Phasen-Atmung als Methode gegen negativen Stress
Ein zugleich genialer und einfacher Weg gegen negativen Stress ist es, die Atmung zu kontrollieren. In Ruhe, also in einer stressfreien Situation, atmen wir in vier Phasen:
- Einatmen,
- kurze Verarbeitungspause,
- Ausatmen
- und eine lange Atempause.
Sobald wir unter Stress geraten, ändert sich die Atmung. Die beiden Pausen fallen weg und wir atmen nur noch ein und aus. Gelingt es uns, die Vier-Phasen-Atmung aufrecht zu erhalten oder wiederherzustellen, bleibt das Stresspotential im steuerbaren Bereich.
Ihr Ziel – Stressresistenz
Die heutige Arbeitswelt stellt extrem hohe Anforderungen an viele von uns. Im Bereich Controlling und Finance gibt es zahlreiche Veränderungen und die Digitalisierung ist auch nicht immer ohne zusätzliche Belastungen umsetzbar. Fast Close, real time reporting und der One Pager haben ebenfalls Stresspotential für unsere Rolle.
Um langfristig in diesem Umfeld erfolgreich zu sein, müssen Sie eine Widerstandsfähigkeit aufbauen, die Ihnen ein Arbeiten ohne übermäßigen Stress ermöglichst. Stressresistenz ist in erster Linie die richtige Einstellung zur Sache zu finden und die Stressoren zu kontrollieren. Die persönliche Zufriedenheit nimmt dadurch zu und die körperliche Belastung reduziert sich erheblich.
Fazit: Biorhythmus, Gelassenheit und Achtsamkeit
Wenn wir unsere verfügbare Zeit optimal ausnutzen wollen, sollten wir die Aufgaben im Laufe eines Tages nach dem Biorhythmus ausrichten. Ohne Mühe schaffen wir so anspruchsvolle Aufgaben und können in leistungsschwächeren Zeiten Routineaufgaben wunderbar erledigen. Chronischer, starker Stress macht krank. Daher ist es wichtig, die individuellen Stressoren zu erkennen und gegebenenfalls gegenzusteuern. Oft ist Stress auch eine Frage der eigenen Einstellung. Gelassenheit und Achtsamkeit spielen dabei eine zentrale Rolle.