Kosten sparen durch Bündelung der Software-Lizenzverwaltung im Konzern

Ausgangssituation und Optimierung

Ein Wachstum durch Zukäufe bringt für einen Konzern Herausforderungen mit sich. Sie kennen das: Die bunte, heterogene Infrastruktur muss konsolidiert werden, jede Tochterfirma setzt ein eigenes Set an Tools ein, von den unterschiedlichen Unternehmenskulturen ganz zu schweigen – bei der Integration gilt es häufig, dicke Bretter zu bohren. Aber es gibt auch kleine Bereiche, in denen wir relativ leicht Synergien heben können 

Lizenzen werden üblicherweise von jeder Tochter individuell zu den jeweils gültigen Listenpreisen beschafft. Hier lohnt es sich hinzuschauen: Ein zentrales Lizenzmanagement ermöglicht es die Lizenzen mit besseren Rabatten (Mengen- und Laufzeitrabatte) zu erwerben. Die vorhandenen Lizenzen können flexibler eingesetzt werden: Wird bei Tochter A eine Lizenz frei, liegt sie nicht mehr brach, sondern kann in Tochter B verwendet werden. Ein zusätzlicher Neukauf wird so vermieden.

Das Vorgehen bei der Zentralisierung der Lizenzverwaltung

Die Zentralisierung erfolgt in Schritten. Der Konzernteil, der für Infrastruktur geeignet ist (entweder die Konzernmutter, oder eine der größeren Töchter) beantragt in Absprache mit den anderen Konzernunternehmen den Lizenztransfer beim Lizenzgeber. Dies erfolgt in der Regel mit einem formlosen Vertrag, in dem die betroffenen Lizenzen genannt sind (ggf. die Lizenz-Keys aufführen) und den alle drei Parteien unterzeichnen. Ein bisschen Papierkram, aber nicht schlimm.

Wichtige Empfehlungen zum Vorgehen

Stellen Sie sicher, dass die Lizenzbündelung mit den Geschäftsmodellen, den Compliance-Regeln und dem Datenschutz vereinbar ist. Danach klären Sie folgende Punkte:

1. Klären Sie mit dem Lizenzgeber, ob das Konzernnutzungsrecht und die Volumenbündelung möglich ist und für welche Unternehmen. Teilweise ist eine Beteiligungsquote von mind. 50 % erforderlich.
   Hier wollen die Lizenzgeber sicher gehen, dass durch die Übertragung von Lizenzen auf andere Unternehmensteile die Kontrolle der Nutzung erhalten bleibt. Aus Sicht des Lizenzgebers ist das verständlich, er möchte ja kein Geld verlieren.
2. Prüfen Sie auch die Lizenzbedingungen der Softwareprodukte, wie z. B. mögliche Fristen bei der Neuzuteilung einer Lizenz. Z. B. hat Microsoft eine 90 Tage-Frist: Nach der 1. Zuweisung muss die Lizenz 90 Tage beim User bleiben und darf erst dann neu zugewiesen werden. Stellen Sie sicher, dass das aufnehmende Konzernunternehmen gegenüber den anderen Töchtern weisungsbefugt ist, um Nutzungsrechte durchsetzen und kontrollieren zu können. Ist das der Fall steht dem Konzernnutzungsrecht meist nichts im Wege.
3. Prüfen Sie, ob es geographische Restriktionen gibt: Nicht immer können Länder wie z. B. die Schweiz oder die USA berücksichtigt werden.
4. Nehmen Sie mithilfe einer intensiven und frühen Kommunikation kulturelle Bedenken der Tochterfirmen auf. Denn nicht jede Tochterfirma reagiert erfreut über ein weiteres „Überstülpen“ von Prozessen durch den Konzern.
5. Nach der Konsolidierung steht die Frage der Kostenverrechnung. Da es sehr aufwändig ist, die vergebenen Lizenzen exakt nach Unternehmensteilen aufzuspalten, empfehlen wir diese Kosten nach Schlüsseln zu verrechnen. Meist kann man sich hier an ein bereits bestehendes Verrechnungskonzept anhängen.

Das Ergebnis

Es hat sich gelohnt.

In dem zugrunde liegenden Fall konnten wir insgesamt 150 Einzelplatzlizenzen für ein Softwareentwicklungstool von verschiedenen Tochterfirmen konsolidieren. Die Vorteile:

• Alle profitieren vom Mengenrabatt (hier 15 %).
• Alle Lizenzen laufen jetzt zum gleichen Stichtag ab. Dadurch haben wir einen Bestellvorgang im Jahr (und nicht mehr 8 verschiedene).
• Unser Lizenzmanager hat alles im Blick und kann die Lizenzen viel effizienter verteilen als vorher.

Alle Beteiligten sagen: Es hat sich gelohnt!