Kostenexplosion bei IT-Projekten

Ausufernde IT-Projekte bereiten CIOs sorgen
Die IT-Abteilungen in deutschen Unternehmen können momentan nicht über Langeweile klagen. Da mobile Lösungen im Trend liegen, beschäftigen sich viele von ihnen mit der Entwicklung von Apps und ähnlichen Lösungen. Dies hat zu einer steigenden Arbeitsbelastung geführt. Außerdem sind die Projektrisiken insgesamt gestiegen, da die Komplexität der IT-Projekte zugenommen hat. Diese schleichende Ausuferung von Projekten ist auch als „Scope Creep“ bekannt. Denn unvorhergesehene Änderungen bzw. Anpassungen können das vereinbarte Zeit-, Qualitäts- und Kostenziel eines IT-Projekts gefährden. Gute drei Viertel der befragten CIOs zeigt sich dementsprechend besorgt. Im Mittelstand ist die Sorge vor Scope Creep mit 87 % sogar noch deutlich höher. Immerhin sind elf % der CIOs sehr besorgt, dafür macht sich aber ein knappes Viertel von ihnen keine Sorge. 

IT-Projekte unterschiedlich anfällig
Die Gefahr einer unvorhergesehenen Projektausuferung trifft jedoch nicht alle Projekte gleichermaßen. Besondere Vorsicht sollte bei der Entwicklung von Apps und IT-Implementierungen vorherrschen. Denn diese weisen mit 37 % bei Apps und 32 % bei IT-Implementierungen die größten Risiken auf. Dahinter folgt die Entwicklung mobiler Lösungen mit 27 % auf Rang drei. Projekte bzgl. der IT-Infrastruktur neigen in 26 % der Fälle zum Scope Creep. Systementwicklungen und Upgrades belegen mit 25 % der Nennungen den letzten Platz der am meisten betroffenen Projekte.

Im Gegensatz dazu gibt es auch eine Reihe weniger anfälliger IT-Projekte. Dazu zählen die Entwicklung von Webseiten (18 %), die Analyse von Big Data (15 %) sowie die Entwicklung von E-Commerce Lösungen. Offensichtlich lassen sich diese Projekte besser planen und bergen seltener unvorhergesehen Änderungsbedarfe in sich. 

Fluktuation im Team größtes Problem
Die befragten CIOs führen eine Reihe an Problemfeldern an, die ursächlich für das Ausufern von IT-Projekten sind. An erster Stelle steht mit 38 % mangelnde Personalkontinuität. Das heißt, es gibt innerhalb der Projektteams mehr Personalwechsel als für einen reibungslosen Ablauf verträglich wäre. Dicht darauf folgen mangelnde Projektmanagement-Fähigkeiten der Mitarbeiter mit 37 %. Ferner sind ein verändertes regulatorisches Umfeld (36 %) sowie unzureichende Planung und Vorbereitung zu nennen (34 %). Weniger häufig kommen Personalknappheit (19%) und längere Zeitpläne (11%) als Gründe in Betracht (s. Abb. 1).

Anhand der hier aufgezählten Problemstellungen ist ersichtlich, dass ein IT-affiner Controller sicher einen Mehrwert zum Gelingen komplizierter IT-Projekte liefern kann. Dies gilt insbesondere für den Bereich Planung und Projektmanagement. Hier kann der Controller als interner Dienstleister für andere Abteilungen tätig werden und gemeinsam Lösungsansätze erarbeiten.

Scope Creep mit gezielten Maßnahmen verhindern
Um Scope Creep einzudämmen, setzen deutsche CIOs auf ein Paket verschiedener Maßnahmen. An erster Stelle steht die Verbesserung des Projektmanagements (43 %), was z.B. durch Schulungen und definierte Standards erreicht werden kann. In 32 % der Fälle wollen die CIOs die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen optimieren. Ein Drittel hält es für sinnvoll, weitere feste Mitarbeiter einzustellen. Im Gegensatz zu Freelancern hat dies den Vorteil, die Projektvolatilität möglichst gering zu halten. Mit rund einem Viertel der Nennungen schlagen der Einsatz von IT-Beratungsgremien und eine Verbesserung des Reportings zu Buche (s. Abb. 2). Bei einer Reihe von Aufgaben kann auch die Controlling-Abteilung tätig werden. Die Expertise des Controllings dürfte gerade im Projektmanagement und im Reporting besonders hoch sein. Auf diese Weise können Controller nicht nur die Projektqualität, sondern auch die Kosten positiv beeinflussen. Gerade in Zeiten, in denen der Controller in die Rolle des Business Partners schlüpfen soll, wäre die gewinnbringende Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung eine passende Gelegenheit, um diese Kompetenzen einzubringen.