Wer viel mit Pivot-Tabellen arbeitet, wird wissen, wie umfangreich diese sein können. Das Sortieren von Daten kann hier sehr hilfreich sein, um die Daten besser zu organisieren. Excel 365 bietet hier eine Lösung an, wie dieser Tipp zeigt.
In diesem Beispiel geht es um eine Pivot-Tabelle (vgl. oben), die die Umsätze von Produkten nach Mitarbeiter aufgeschlüsselt zeigt. Um eine Pivot-Tabelle zu sortieren, haben Sie mehrere Möglichkeiten. In diesem Beispiel können Sie sowohl die Zeilen- als auch Spaltenbeschriftungen sortieren (rot markiert). Wir entscheiden uns hier für die Zeilen und klicken auf den Pfeil Zeilenbeschriftungen. Es öffnet sich ein Menü, wo Sie ganz oben die Daten in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren können. Achten Sie hier darauf, dass die Daten keine vorangestellten Leerzeichen aufweisen, da diese Daten aufsteigend immer nach ganz oben (absteigend: ganz unten) sortiert werden.
Daten in Excel sortieren
Texte werden in alphabetischer Reihenfolge, Zahlen werden von der kleinsten zur größten (oder umgekehrt) und Datums- oder Uhrzeitwerte werden vom ältesten bis zum neuesten (oder umgekehrt) sortiert. Sollten Sie in Ihrer Pivot-Tabelle auch Teilergebnisse zeigen oder möchten einzelne Werte sortieren, so klicken Sie direkt auf die Zelle innerhalb der Pivot-Tabelle. Die Sortierung wird dann auf alle Zelle in der gleichen befindlichen Ebene angewendet.
Benutzerdefinierte Sortieroptionen für Pivot-Tabellen
Excel bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Elemente manuell zu sortieren oder andere Sortieroptionen zu wählen. Klicken Sie dazu im Menü auf "Weitere Sortieroptionen…". Dort haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Manuell: Wenn Sie diese Möglichkeit auswählen, können Sie Ihre Elemente durch Ziehen so anordnen, wie Sie möchten. Wichtig: Elemente im Wertebereich einer Pivot-Tabelle können nicht manuell angeordnet werden.
- Aufsteigend (A bis Z) nach: Hier haben Sie die Möglichkeit neben den Mitarbeitern auch z.B. die Umsätze zu sortieren.
- Absteigend (Z bis A) nach: Analog zu 2), aber in umgekehrter Reihenfolge.
- Weitere Optionen…: Hier können Sie das AutoSortieren de- bzw. aktivieren. Unter benutzerdefinierte Sortierreihenfolge haben Sie die Möglichkeit eigenständige Listen zu erstellen. Voraussetzung ist, dass AutoSortieren deaktiviert ist.
Mehr Überblick und Kontrolle
Excel bietet Ihnen eine Vielzahl von Sortiermöglichkeiten, die bei jeder Pivot-Tabelle Anwendung finden sollten. Dies führt zu mehr Kontrolle und erleichtert es Ihnen die Elemente zu finden, die Sie suchen.
Eine sinnvolle Reihenfolge der Daten ist entscheidend, damit der Empfänger die wichtigsten Informationen direkt erkennen kann. Aber auch für einen selbst, um z.B. bei Abgleichen schnell an Ihr Ziel zu kommen.